Multifunktionsgeräte für KMU: Darauf kommt es beim Kauf an

Der Traum vom papierlosen Büro? Er ist geplatzt! Selbst Idealisten dürfte das jahrelange Gerede davon inzwischen nerven. Es geht halt doch nicht ohne Drucker. Deswegen produzieren die Hersteller fast im Wochenrhythmus neue Modelle – vor allem praktische Multifunktionsgeräte. Doch worauf müssen vor allem kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) bei der Anschaffung eines All-in-One-Geräts achten?

Die Vorteile eines Multifunktionsgeräts liegen auf der Hand: Sie sind in der Anschaffung günstiger als drei oder vier (wenn mit integriertem Fax) Einzelgeräte und sparen Stellplatz. Für den Einsatz im Büro ist nicht unwichtig, dass sie sich einfacher in ein Netzwerk einbinden und verwalten lassen als Drucker, Kopierer und Fax einzeln. Zudem lassen sich die Verbrauchsmaterialien einfacher erfassen, weil nur ein Gerät abgerechnet werden müssen

Ein Drucker kostet mehr als sein Anschaffungspreis

Apropos Verbrauchsmaterialien: Wer schon einmal zum Billig-Drucker vom Elektrodiscounter gegriffen hat, weiß genau: Den Preis eines Druckers oder Multifunktionsgeräts bemisst man nicht nur nach seinem Anschaffungspreis, sondern auch nach den Kosten für Verbrauchsmaterial wie Papier und Tinte beziehungswise Toner für den Laserdrucker. Gerade in Betrieben, die mehr als zwei Seiten pro Woche ausdrucken, sind das die echten Kostentreiber.

Dabei gilt die Faustformen: Je teurer das Gerät, desto günstiger im Verbrauch. Das liegt zu Beispiel daran, dass einfache Tintenstrahler für daheim nur eine einzige Patrone für die drei Grundfarben nutzen. Ist in einer CMY-Kartusche das Gelb leer, müssen Sie auch Cyan und Magenta wegschmeißen und neu kaufen. Es liegt aber etwa auch daran, dass es für Profi-MFPs größere Patronen gibt, die den Milliliterpreis senken.

Als attraktive Alternative zum Kauf könnte sich das Leasing eines Gerätes von entsprechenden Dienstleistern erweisen. Diese stellen nicht nur das Leihgerät zur Verfügung, sondern kümmern sich – je nach Tarif – auch um die Wartung sowie den Austausch bei Defekt. Abgerechnet wird oft nach Druckvolumen, so dass die Kosten für Papier und Tinte/Toner im Preis inbegriffen sind.

Solch ein Angebot anzunehmen, bietet vielen KMU noch einen weiteren Vorteil: Der monatliche Rechnungsbetrag lässt sich meist sofort von der Steuer abschreiben. Der Kaufpreis für ein Büro-Gerät liegt hingegen oft über der magischen Grenze 410 Euro, so dass es nicht mehr zu den geringwertigen Wirtschaftsgütern zählt und nicht mehr sofort in voller Höhe abzugsfähig ist.

Tintenstrahler werden oft unterschätzt

Ob es nun ein Multifunktionsgerät mit Tintenstrahl- oder Laserdrucker sein soll, daran scheiden sich oft die Geister. Bei vielen Anwendern gelten Laserdrucker noch immer als sparsamer im Verbrauch und schneller, wenn es um den reinen Druck von Text geht. Tinte soll jedoch bei Fotos die Nase vorne haben.

Ganz grob gilt diese Regel immer noch, doch die Grenzen verschwimmen zunehmend – vor allem, wenn man Laserdrucker mit speziell aufs Büro zugeschnittenen Tintenstrahlern vergleicht. Diese können zum Beispiel ebenso schnell sein wie ein Laser-Pendant, wenn nicht die komplette Tintenpatrone, sondern nur der Druckkopf auf der Schiene befestigt ist. Über Schläuche gelangt die Tinte dann aufs Papier, und der Motor muss nicht mehr die schwere Einheit von Patrone und Druckkopf mühsam bewegen.

Einen Schnelligkeitsvorteil haben Tintenstrahler vor allem bei kurzen Druckaufträgen. Einseitige Dokumente wie Rechnungen oder Lieferscheine liegen hier schon im Ausgabefach, während der Laserdrucker noch aufheizt. Und dank XXL-Patronen mit Pigmenttinte wird der Ausdruck nicht nur günstiger, sondern auch wasserfest – von den Vorurteilen gegenüber Tintenstrahldruckern, die meist von günstigen Heimgeräten herrühren, sollten Sie sich bei der Suche nach einem KMU-Modell frei machen.

Nicht umsonst startete Epson 2013 eine Kampagne mit dem Titel “Bye, bye Laser”, um die Vorzüge von Tintenstrahlgeräten in Unternehmen anzupreisen. Freilich hat auch dieser Hersteller noch Laser-Multifunktionsgeräte im Angebot. Denn wenn es um die Ausdruck großer Mengen an Text geht, haben gerade Monochrom-Laser die Nase in Sachen Kosten und Schnelligkeit immer noch vorne.

Auf die Druckersprache achten

Bei der Wahl eines Multifunktionsgeräts für Ihre Firma machen Sie einen Bogen um Geräte, die lediglich die Druckersprache GDI sprechen. Diese sind für den Einsatz im Netzwerk (etwa an einem Druckerserver) zwar nicht komplett ungeeignet, aber oft bockig. Denn bei GDI-Druckern wird die komplette Druckseite im PC aufbereitet und dann an den Drucker übertragen. Meist stehen aber nur Treiber für Windows zur Verfügung, so dass diese Geräte an Mac- oder Linux-Rechnern und damit auch an Printservern nicht oder nur mit viel Bastelei funktionieren.

Setzen Sie stattdessen auf Modelle mit PCL-Unterstützung. Die sogenannte Print Command Language ist unabhängig vom Betriebssystem, da die Rechenarbeit für Aufbereitung der Druckseite zumindest zum großen Teil vom Drucker selbst übernommen wird. Auf den Unterschied zwischen GDI und PCL müssen Sie aber in der Regel nicht achten, wenn Sie bei den Herstellern nach dem Portfolio für Unternehmen fragen. Diese Modelle sollten von Haus aus PCL unterstützen.

Damit ist klar, dass ein KMU-Multifunktionsgerät auch über eine Ethernet-Schnittstelle verfügen muss, wenn Sie ihn nicht beispielsweise über die Druckerfreigabe von Windows im Netzwerk bereitstellen wollen. Das wäre auch extrem unpraktisch, weil der PC, an dem er angeschlossen ist, ständig laufen muss. Außerdem sind Zusatzfunktionen wie Fax und Scanner auf diesem Wege oft nicht ansprechbar. Das Multifunktionsgerät muss also direkt Teil des Firmennetzes werden – meist per LAN-Kabel.

Notwendige Funktionen und nette Features

Doch auch WLAN ist inzwischen fester Bestandteil vieler moderner Profigeräte. Das bietet vor allem Vorteile, wenn Sie nicht nur vom PC drucken, sondern direkt mit dem Smartphone oder Tablet auf die Funktionen des Geräts zugreifen möchten. Dieses Feature ist aber ähnlich wie der direkte Zugriff auf die Dateien, die bei Cloud-Anbietern wie Dropbox oder Evernote liegen, eher als nette Dreingabe zu bewerten – zumindest in den meisten KMU.

Oft kommt es immer noch auf die klassischen Funktionen an. Das ist neben dem Drucken vor allem das Faxen und Scannen. In Kombination mit dem Druckwerk ersetzt der Scanner den Firmenkopierer und erweitert diesen um praktische Zusatzfunktionen wie etwa “Print-to-PC” oder – im Büro womöglich noch nützlicher – “Scan to Folder”. Damit werden eingescannte Dokumente nicht zu Papier gebracht, sondern entweder direkt an einen angeschlossenen Rechner gesendet oder für die Weiterverarbeitung (durch Kollegen) auf einem Netzlaufwerk abgespeichert. Wichtig dabei: Ein großes, gut zu bedienendes Display. Hier setzen die meisten Hersteller inzwischen sowieso auf ein Touchscreen – wie es sich gehört, möchte man fast sagen.

Auch die restliche Ausstattung hängt natürlich stark von dem ab, was man mit dem Druckgerät vorhat: Nutzen Sie beispielsweise Briefpapier mit vorgedruckter Kopf- und Fußzeile, bietet sich ein Gerät mit zwei Papierkassetten an: eine für das Firmenpapier, eine für Blankopapier. Apropos Kassetten: Die sollte genug Platz für einen ordentlichen Stapel Papier bieten. 500 Blatt dürften es schon sein, sonst gehört das ständige Nachfüllen am Ende noch zum Arbeitsalltag. Zum Glück lassen sich viele Business-Modelle recht einfach um zusätzliche Papierkassetten erweitern.

Eine Duplex-Funktion für doppelseitigen Ausdruck und ein automatischer Dokumenteneinzug (ADF = Automatic Document Feeder) für den Scanner, der 50 Blatt oder mehr fasst, gehören schon lange zur Standardausstattung für Unternehmens-Geräte. Danach muss man eigentlich gar nicht mehr fragen – tun Sie es vorsichtshalber trotzdem.

Es geht auch ganz ohne

Brother, Canon, Epson, HP, Samsung – die Hersteller bieten Multifunktionsgeräte für KMU in allen Größen und für jeden Anspruch. Am Ende kommt es auf den individuellen Bedarf in der Firma an. Bevor Sie zuschlagen, sollte Sie bedenken: Sie müssen sicher nicht für jede Gelegenheit den passenden Drucker kaufen. Wer nur einmal pro Jahr eine Broschüre in Hochglanzoptik zu Papier bringen möchte, wendet sich einfach an einen Druckdienstleister. Sie erledigen nahezu jede Drucksache professionell und zu einem Bruchteil des Preises, den ein entsprechendes Gerät kostet, das im Büro doch nur als Staubfänger dient.

Tipp der Redaktion: Neue gesetzliche Regelungen helfen Unternehmen und Freiberuflern, die Papierdokumente digitalisieren wollen. ITespresso erklärt, worauf es bei der Auswahl eines Dokumenten-Scanners in KMU ankommt, damit eingescannte Belege auch rechtssicher sind und stellt ausgewählte, empfehlenswerte Dokumenten-Scanner vor.

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