Darauf kommt es bei der Auswahl eines Dokumenten-Scanners an

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Dokumenten-Scanner (Bild: Kyocera)

Neue gesetzliche Regelungen helfen Unternehmen und Freiberuflern, die Papierdokumente digitalisieren wollen. ITespresso erklärt, worauf es ankommt, damit eingescannte Belege auch rechtssicher sind und stellt ausgewählte, empfehlenswerte Dokumenten-Scanner vor.

Papier kann sehr lästig werden. Besonders, wenn man als Selbstständiger oder auch als Mitarbeiter eines Unternehmens dazu verpflichtet ist, Geschäftsbriefe, Verträge, Rechungen und Belege zu sammeln, zu sortieren und zu archivieren. Dokumente, die letzendlich eine Menge Platz wegnehmen. Wo man doch im digitalen Zeitalter den Großteil der Dokumente ohnehin bereits auf Festplatte hat – und somit gezwungen ist, in einer Art Parallelbetrieb zu arbeiten.

Dokumenten-Scanner (Bild: Kyocera)

Das ist nicht nur umständlich, sondern auch teuer: Nach Angaben des Finanzdienstleisters Datev hat das statistische Bundesamt errechnet, dass allein 2013 in Deutschland die Kosten für die Archivierung der Belege bei 3,2 Milliarden Euro liegen.

Gut, dass es Dokumentenscanner gibt. Damit lassen sich die Papierdokumente digitalisieren und anschließend abspeichern und archivieren. Dazu gehört allerdings auch, dass man sich die Mühe macht, die eingescannten Dokumente in einer Dokumentenmanagement-Lösung (DMS) zu verwalten.

Unterstützung für den digitalen Weg gibt es neuerdings auch von den Finanzbehörden. Zum Jahresanfang sind die aktualisierten “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) in Kraft getreten. Das bedeutet, dass man Papierbelege nach dem Einscannen auch mal wegwerfen kann. Wobei einscannen und wegwerfen hier wohl die falschen Begriffe sind, denn die Behörden erwarten natürlich einen standardisierten und gut dokumentierten Prozess.

Denn es gilt sicherzustellen, das die digitalisierten Dokumente nach den gesetzlichen Vorgaben rechtssicher sind. Nur so haben sie im Zweifelsfall auch dieselbe Beweiskraft wie ein Papierbeleg.

Sicher mit dem Resiscan

Fachleute nennen diese Prozedur “Ersetzendes Scannen” oder auch “Resiscan”. Wo es um so bürokratisch bedeutsame Themen geht, muss man in der Regel nicht lange auf eine passende Richtlinie warten. Die kommt diesmal von Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Das Amt hat hierfür die Richtlinie TR RESISCAN 03138 entwickelt. Sie soll Anwendern “höhere Rechtssicherheit beim ersetzenden Scannen verschaffen”.

Datev hat zum "ersetzenden Scannen" eine eigene Simulationsstudie durchgeführt. Der Finanzdienstleister bietet für Steuerberater eigene Lösungen für das rechtssichere Digitalisieren von Belegen. Die Steuerberater können diese wiederum ihrem Kunden anbieten (Grafik: Datev).
Datev hat zum “ersetzenden Scannen” eine Simulationsstudie durchgeführt, um die Rechtssicherheit eingescannter Dokumente zu erproben. Der Finanzdienstleister unterstützt Steuerberater beim rechtssicheren Digitalisieren von Belegen. Die Steuerberater können diese Lösungen wiederum ihrem Kunden anbieten (Grafik: Datev).

Der Finanzdienstleister Datev beschäftigt sich schon seit Längerem mit dem Thema. Datev-Vorstandsmitglied Eckhard Schwarzer hat erst kürzlich auf einer Veranstaltung in München wieder erklärt, dass nur durch standardisierte Scan-Verfahren eine “beweisbare, lückenlose Prozessplausibilität” beim digitalen Archivieren der Dokumente erzielt werde. Diese haben logischerweise zum Ziel, die Echtheit des digitalen Dokuments zu belegen und es vor Manipulationen zu schützen.

Schwarzer wies außerdem darauf hin, dass es von der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV) eine Muster-Verfahrensanweisung gibt, mit der man auf der sicheren Seite sein sollte. Mehr Informationen hierzu finden Sie beispielsweise auf den Seiten des Steuerberaterverbands. Hier können Sie eine Muster-Verfahrensdokumentation (PDF) herunterladen.

Darin wird etwa erklärt, dass die eingesetzte Hard- und Software genau bezeichnet werden muss. Ebenso müssen die Mitarbeiter benannt werden, die für das Digitalisieren der Dokumente zuständig sind. In Kombination mit aktuellen Schriftstücken wie Verträgen oder Rechnungen, die vielfach schon im PDF-Format erstellt werden, kommt mam damit dem alten Traum vom papierlosen Büro wenigstens einen kleinen Schritt näher.

Warum Multifunktionssysteme nicht genügen

Fehlt nur noch die passende Hard- und Software. Muss es unbedingt ein spezieller Dokumentenscanner sein oder reicht nicht auch das Scan-Modul im vorhandenen Multifunktionsdrucker? Preisgünstige Multifunktionssysteme genügen den Anforderungen in der Regel nicht. Sie sind beim Scannen meist zu langsam und der Duplex-Modus oftmals fehleranfällig. Schwierig wird es auch, wenn Dokumente in unterschiedlicher Papierdicke oder gar leicht zerknitterte Belege im Papiereinzug liegen. Gute Dokumenten-Scanner werden dagegen auch mit solchen Herausforderungen fertig.

Multifunktionsgeräte bieten zwar auch eine Scan-Funktion, sind aber für hochwertiges Dokumenten-Management in Unternehmen nicht ideal. Das Bild zeigt den Canon Pixma 535. (Foto: Canon)
Multifunktionsgeräte bieten zwar auch eine Scan-Funktion, sind aber für hochwertiges Dokumenten-Management in Unternehmen nicht ideal. Das Bild zeigt den Canon Pixma 535 (Foto: Canon).

Anders sieht es bei professionellen Systemen aus. Sie bringen neben einer zuverlässigen Duplex-Einheit auch ein schnelles Scan-Modul mit und arbeiten nahtlos mit DMS-Lösungen zusammen. Hochwertige Dokumenten-Scanner verfügen zudem häufig über eine ISIS-Schnittstelle (ISIS, Image and Scanner Interface Specification). Damit bieten sie mehr Möglichkeiten in Zusammenarbeit mit einer Dokumentenmanagement- oder Archivierungssoftware. Achten Sie beim Kauf darauf, ob der Hersteller auch passende DMS-Lösungen im Angebot hat – oder dafür zertifizierte Partner benennt.

Welcher Dokumenten-Scanner ist der richtige?

Im Wesentlichen kommen für Selbstständige, sowie kleinere und mittlere Unternehmen drei Produktklassen in Frage.

1. Kompakte Büroscanner für Nutzer, die regelmäßig Belege und andere Dokumente einscannen, aber keine allzugroßen Mengen abarbeiten müssen. Ideal für sehr kleine Unternehmen, Bürogemeinschaften oder Selbstständige.

2. Leistungsfähige Geräte mit Netzwerkanschluss für Arbeitsgruppen und Abteilungen mit hohem Dokumentenaufkommen.

3. Mobile Scanner für Mitarbeiter, die unterwegs oder auch beim Kunden Dokumente digitalisieren möchten.

ITespresso stellt im Folgenden eine Reihe von Scannern vor, die sich für das hochwertige Digitalisieren von Dokumenten eignen. Eine DMS-Software liegt in der Regel bei.

Plustek Smart Office PS283

Plustek Smartoffice PS283
Der Smart Office PS283 ist ein sehr kompakter Tischscanner ohne Duplexfunktion. Verarbeitet maximal 25 Seiten pro Minute. Scannt auch Visitenkarten. Die mitgelieferte Software speichert die Daten auch als searchable PDF. Preis: ca. 220 Euro (Straßenpreis)

Canon DR-2020U

Canon DR-2020U
Klassischer Desktop-Scanner für Heimbüro oder kleine Unternehmen. Schafft bis zu 20 Seiten pro Minute. Wird über USB angeschlossen, kein Netzwerk-Anschluss. Preis: ab 550 Euro (Straßenpreis)

Brother ADS-1100W

Brother ADS-1100W
Kompakter Duplex-Scanner für den Schreibtisch. Vorlageneinzug mit 20 Blatt, schafft 16 Seiten pro Minute. Neben USB verfügt das Gerät über eine WLAN-Schnittstelle. Preis: 355,81 Euro (Listenpreis)

Fujitsu Fi-6110

Fujitsu Fi-6110
Einstiegsgerät für kleinere Betriebe. Scannt Vorder- und Rückseite gleichzeitig. Schafft bis zu 20 Seiten in der Minute. Laut Fujitsu sehr leise, deshalb auch für den Einsatz auf dem Schreibtisch geeignet. Preis: 490 Euro (Straßenpreis)

Fujitsu Fi-7180

Fujitsu Fi-7180

Schneller Netzwerkscanner, der bis zu 80 Seiten pro Minute digitalisiert. Anschluss über USB 3.0 oder Ethernet. Auch für Arbeitsgruppen geeignet. Der Fi-7180 kann auch unterschiedlich dicke Blätter in einem Stapel verarbeiten. Lässt sich ins Unternehmensnetzwerk integrieren. Preis: circa 1000 Euro (Straßenpreis)

Kyocera Ecosys M2035dn

Kyocera Ecosys M2035dn
Multifunktionsgerät mit Netzwerkschnittstelle und USB-Anschluss. Leistungsfähige Scan-Einheit, die sich auch mit Kyoceras Dokumentenmanagement-Lösung verbinden lässt. Preis: 540 Euro (Straßenpreis)

Plustek Smart Office PN2040

Plustek PN2040
Der Smart Office PN2040 ist für kleine und mittelständische Unternehmen gedacht und verarbeitet bis zu 20 Seiten pro Minute. Angeschlossen wird das Gerät direkt über USB oder übers Netzwerk. Die eingescannten Daten werden als PDF (searchable), PDF, TIF, JPEG, BMP oder PCX ausgegeben. Die Ausgabe als MS-Office-Datei ist ebenfalls möglich. Preis: circa 350 Euro (Straßenpreis)

HP Scanjet N6350

HP Scanjet N6350
HPs N6350 ist ein Flachbett-Dokumentenscanner mit Netzwerkanschluss. Der Duplex-Scanner digitalisiert bis zu 15 Seiten pro Minute. Verarbeitet daneben auch Fotos, Negative oder Dias. Anschluss über USB oder Ethernet. Preis: ca. 739 Euro

Brother ADS-2600W

Brother ADS2600W
Desktop-Scanner mit Duplex-Funktion und 50-Blatt- Vorlageneinzug. Optimiert für hohes Scan-Volumenun. Durch Anschlüsse für LAN und WLAN auch für Arbeitsgruppen und Abteilungen geeignet. Schafft maximal 24 Seiten pro Minute. ISIS-Schnittstelle für die Zusammenarbeit mit Dokumentenmanagement-Software. Preis: 712,81 Euro (Listenpreis)

Canon ScanFront 330

Canon Imageformula Scanfront300

Leistungsstarker Netzwerkscanner mit Duplex-Funktion. Zieht pro Minute bis zu 30 Seiten durch. Bedienung über großes Touchdisplay. Dateien lassen sich auch als durchsuchbares PDF ausgeben. Preis: circa 1500 Euro (Straßenpreis)

HP Scanjet Professional 1000

HP Scanjet Professional 000
Kompakter Scanner für mobile Mitarbeiter. Scannt neben Visitenkarten auch Dokumente im DIN-A4-Format. Schafft bis 5 Seiten pro Minute. Manuelle Einzelblattzuführung. Preis: 229 Euro

Canon P-208 Image Formula P-208

Canon_imageFORMULA P-208

Sehr kleiner Doumentenscanner für unterwegs. Nur 600 Gramm schwer. Bietet automatischen Dokumenteneinzug (bis 10 Blatt) und Duplex-Scannen. Schafft maximal acht Seiten pro Minute. Preis: circa 118 Euro (Straßenpreis)