SaaS-Angebot Teamgrid soll bei der Steuerung von Aufgaben und Projekten helfen
Die Agentur Oaf Medium aus Göttingen will mit Teamgrid ein weiteres Online-Projekt-Management-Tool anbieten. Demnächst prüft sie die SaaS-Lösung im Betatest mit Unternehmenskunden. Von der Konkurrenz will sich der Anbieter durch Einbindung neuer Komponenten und Automatismen unterscheiden. So sollen etwa Kontaktmanagement und Internet-Telefonie direkt verbunden sein, Aufgabenlisten unterwegs mit der Smart-Watch abrufen lassen und die Zeiterfassung durch Beacons automatisiert stattfinden können.
Erfassen und Steuern laufender Aufgaben ist ein Überlebensfaktor, ergab bereits im vergangenen Jahr ein Überblick über Trends bei Projekt-Management-Systemen. Den damals gegebenen Ausblick, dass immer mehr Produkte weitere Aspekte des Aufgabenmanagements abdecken, will der Hersteller durch optimales “Zusammenspiel aus Hardware und Software” in die Tat umsetzen. Er verspricht einfache Bedienung per Drag and drop, große Übersicht und Anbindung an bestehende VoIP-Business-Telefonie.
Die Groupware für Aufgaben- und Projektmanagement von Teams legt den Schwerpunkt auf Kommunikation und optimierte Office-Funktionen. Die Steigerung der Effizienz in der Arbeitsweise sei auch für das eigene Team im Herbst 2013 die Aufgabe für den Start eines passenden Systems gewesen, berichtet Agentur-Inhaberin Olga Hieb: “Wir testeten zahlreiche am Markt befindliche SaaS-Lösungen und mussten feststellen, dass diese nicht überzeugen konnten”. Man benötige zahlreiche Echtzeit-Informationen, um Aufschluss über freie Ressourcen, Projektfortschritt, Budgetplanung und die Kommunikation mit den Klienten zu erlangen.
Projektleiter Tobias Hieb will 30 User-Interfaces entworfen haben, bevor er zu einer Oberfläche kam, die ihm übersichtlich genug erschien. Ein “Grid” soll eine optimale Übersicht über anstehende Aufgaben und deren Fortschritt ermöglichen, horizontal sortiert nach Team-Mitgliedern und vertikal nach Projektfortschritt. Die erste Zeile zeigt, womit der jeweilige Mitarbeiter gerade beschäftigt ist, etwa wer aktuell telefoniert.
Selbst das Delegieren von Aufgaben sei per Drag and drop möglich: Der Chef zieht einfach Aufgabenkarten zwischen Team-Mitgliedern per Maus zum anderen Mtarbeiter oder verschiebt sie in der Prioritätenliste nach oben oder unten. Auch die Zeiterfassung geht so schnell vonstatten: Bewegt der User seine Aufgabe in die erste Zeile, erscheinen die Details dazu automatisch und der Zeitticker (auch für die Kundenabrechnung nutzbar) beginnt zu laufen. Geht ein Mitarbeiter in die Kaffeepause, enteckt dies ein Beacon und stoppt temporär das Mitzählen der Arbeitszeit.
Die Teamgrid-Lösung orientiert sich an den Aufgaben einer Agentur, für die Telefonie sehr wichtig ist. Mit einer Schnittstelle integriert der Service alle SIP-fähigen Telefone. Wird ein Gespräch angenommen, öffnet die Software automatisch die Kontaktkarte des Anrufers und zeigt alle gespeicherten Informationen wie vorhandene Gesprächsnotizen im Stil eines CRM-Systems. Auch alle Daten über Projekte des entsprechenden Kunden werden angezeigt.
Selbst Telefonanlagenfunktionen wie Weiterleiten oder Makeln können über Drag and drop gesteuert werden. Wird das Telefon für ein Gespräch mit einem Kunden abgehoben, pausiert die Zeiterfassung der Aufgabe für den anderen Kunden automatisch, bis der Hörer wieder aufgelegt wird. Und auch an Teamgrid angebundene Smart-TVs und Smartwatches können anhand des Standortes des Mitarbeiters kontextabhängige Inhalte und Funktionen darstellen.
Das Projekt Teamgrid soll in Kürze in ein eigenes Unternehmen ausgelagert werden. Die Preisstruktur des SaaS-Modells mit monatlicher Gebühr pro Teammitglied soll erst demnächst veröffentlicht werden. Der Anbieter greift auf Rechenzentren mit Standort in Deutschland zurück und nutzt deren Sicherheits- und Verschlüsselungstechniken.
Tipp der Redaktion: Die Vielzahl am Markt verfügbarer Projektmanagementsysteme zeigt, dass eine ausreichende Verwaltung von Aufgaben zum wirtschaftlichen Überlebensfaktor wird und sich auch kleine Unternehmen stärker damit beschäftigen. Die Produkte nähern sich ihrer Aufgabe auf unterschiedlichen Wegen. ITespresso gibt einen Überblick über Trends bei Projekt-Mangement-Systemen.