Long-Term Docs archiviert Dokumente rechtssicher

Die tschechische Programmierschmiede Software602 bietet ihr Produkt “Long-Term Docs” ab sofort auch in Deutschland an. Sie wird über die Cloud von T-Systems bereitgestellt. Die Software versieht konvertierte Dateien automatisch mit rechtsgültigen Zertifikaten, Zeitstempeln und unveränderbarer PDF/A-Formatierung. Damit sollen Dokumente den Compliance-Regeln für verschiedene Branchen und Behörden entsprechen und auch nach 30 Jahren noch lesbar und rechtsgültig sein.

Long-Term Docs arbeitet ausschließlich mit den Metadaten des Dokuments. Diese umfassen neben den Informationen zur Zertifizierungsstelle, die das für die Signatur verwendete Zertifikat ausgestellt hat, unter anderem auch das Ablaufdatum des Zertifikats sowie alle notwendigen Hash-Kontrollen. Anhand dieser Daten ist es nicht möglich, den Inhalt des gespeicherten Dokuments von außen her festzustellen. Die gesicherten Daten sind also datenschutzkonform abgelegt.

Das sei insbesondere für aufbewahrungspflichtige Informationen und Dokumente wichtig, betont der Anbieter. Beim Zugriff auf die Daten, die sich auf verschiedensten Speicherlösungen sichern lassen, nutzt Long-Term Docs ausschließlich Metadaten – der Dokumenteninhalt bleibt unberührt und geschützt.

Das Programm überprüft das Ursprungs-Dokumentformat auf Einhaltung der PDF/A-Spezifikationen oder konvertiert es automatisch. Es testet den Dokumentinhalt auf Einbindungen von Daten und Anhängen, die für künftige Authentifizierung benötigt werden. Signaturzertifikate werden bei allen akkreditierten EU-Zertifizierungsstellen validiert. Fehlen elektronische Signaturen und/oder Zeitstempel, werden sie ergänzt. Und um die Rechtskontinuität digitaler Dokumente sicherzustellen, überprüft die Software regelmäßig auf “frische” Zeitstempel.

Das ISO-Standardformat PDF/A gewährleistet, dass die gespeicherten Informationen – ungeachtet der Entwicklungen im Softwarebereich – auch in Zukunft noch geöffnet und gelesen werden können. Mit der Lösung lässt sich zudem überprüfen, ob das betreffende Dokument eine qualifizierte elektronische Signatur nach den Vorschriften der EU aufweist. Dazu greift Long-Term Docs auf eine Datenbank zurück, in der alle qualifizierten EU-Zertifizierungsstellen hinterlegt und regelmäßig aktualisiert werden.

Neben den üblichen Office-Dokumenten kann die Software auch Bilder, Videos und beliebige andere Daten aus Geschäftsinformationssystemen verarbeiten. Die gespeicherten Dokumente verlassen nach der Sicherung niemals ihren Speicherort.

Der Anbieter beruft sich bei der Vermarktung auf Regeln der Europäischen Union: “Die jüngste EU-Richtlinie für elektronische Dokumente legt eindeutig fest, dass keine Behörde innerhalb der EU ein Dokument zurückweisen kann, weil es in elektronischer Form vorliegt. Außerdem gesteht sie elektronischen Dokumenten dieselbe rechtliche Beweiskraft zu wie Papierdokumenten. Tatsächlich gibt es in vielen EU-Ländern bereits entsprechende gesetzliche Regelungen. So sind elektronische Dokumente beispielsweise in Deutschland Papierdokumenten gleichgestellt, sofern sie eine qualifizierte elektronische Signatur aufweisen.”

Eine kostenlose Probeversion der Software sowie die drei Software-Pakete Start, Plus und Pro stehen ab sofort für einen Preis ab 39 Euro pro 500 Dokumente zum Download bereit.

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