Das Tool zur Dokumentenverwaltung erlaubt nun zudem das Einlesen von Papierdokumenten per Scanner. Eine OCR-Texterkennung lässt den Nutzer mittels Volltextsuche gezielt Dokumente durchforsten. Die Vollversion kostet regulär 39,90 Euro, zum Verkaufsstart wird sie allerdings kurzzeitig für 12,50 Euro abgegeben.
Was Evernote für die Gruppenarbeit an Notizbüchern ist, will Everdoc für die Dokumentenverwaltung sein. Das Windows-Programm erfasst Inhalte, sortiert und gliedert sie. Die eingebaute Volltextsuche hilft, Daten wiederzufinden.
Gesetze verlangen nach fälschungssicherer Archivierung von Mails. Der finanzielle und organisatorische Aufwand, um auf der juristisch sicheren Seite zu bleiben, kann sich je nach Bedarf stark unterscheiden. Anhand neuer Angebote und unterschiedlicher Preismodelle zeigt ITespresso, worauf Kunden achten müssen.
Der tschechische Software-Hersteller Software602 bietet seine Langzeitarchivierungslösung Long-Term Docs auch in Deutschland an. Das Produkt konvertiert elektronische Dokumente in das juristisch anerkannte PDF/A-Format. Digitale Signaturen werden auf ihre Echtheit überprüft und gegebenenfalls aktualisiert.
Die open-source-basierende Software bietet in Version 2.0 bessere Cloud-Unterstützung, durchgängige Multi-Mandantenfähigkeit und eine überarbeitete Benutzeroberfläche. Gleichzeitig mit Freigabe der Version 2.0 erscheint zudem die “Benno MailArchiv Small Business Edition”.
An der Aufbewahrung geschäftsrelevanter E-Mails führt kein Weg vorbei. Doch eine Vielzahl an Gesetzen und Vorschriften, internen Anforderungen und technischen Problemen überfordern viele Unternehmen. Peter Kopfmann vom Messaging-Anbieter Retarus erklärt, worauf es bei der Archivierung der Mails ankommt – und wie man sich diese Aufgabe leichter machen kann.
Recherchen in Datenbankarchiven gelten als kompliziert und erfordern einen hohen Zeitaufwand. Zugleich steigt das Datenbankvolumen in den meisten Unternehmen kontinuierlich an. Der neue Chronos Archive Explorer unterstützt die benutzerfreundliche Recherche in Datenbankarchiven.
Verbessert hat der Anbieter Funktionen und Möglichkeiten rund um Virtualisierung sowie die Bedienbarkeit der Lösung. Plug-ins für Nagios und Icinga sollen zudem die Überwachung des laufenden Betriebs erleichtern.
Automatisierte Policies für den Umgang mit Mails, Spamfilter, Virenscan und datenbankgestützte rechtskonforme Archivierung gehören zu den Highlights des neuen Exchange-Erweiterungs-Tools.
Archivierungsspezialist Artec IT Solutions rät zur Vorsicht bei der Nutzung von Cloud-Storage-Angeboten außerhalb der EU. »Gerade beim Hosting von Unternehmensdaten in den USA können sich unter anderem steuerrechtliche Probleme ergeben«, weiß der Dienstleister aus eigener Erfahrung.
Eines der größten Scanning-Center Europas soll durch Digitalisierung von Dokumenten bis zu zehn Prozent des Jahresumsatzes einsparen. Im englischen Stafford angesiedelt, soll es den gesetzlichen EU-Bestimmungen gerecht werden.
Das Startup Pactas bietet ein Cloud-Network, über das Unternehmen ihre Geschäftsprozesse wie Rechnungsstellung, -verwaltung und -archivierung digital abbilden und Geschäftsdokumente sicher versenden können.
Im Zuge einer strategischen Neuausrichtung trennt sich Iron Mountain von seinen Backup- und Archivierungslösungen und verkauft sie für 380 Millionen Dollar an Autonomy. Künftig will man sich auf Escrow-Services und die Lagerung von Dokumenten und Bildern konzentrieren.
In einem Interview erklärt IBM-Speicherexperte Kurt Gerecke, warum SSDs auf NAND-Basis bald an ihre Grenzen gelangen und warum das Tape noch lange nicht tot ist. Anders als 3,5-Zoll-Festplatten, deren Produktion die Hersteller nach Meinung von Gerecke zugunsten von 2,5-Zoll-Platten aufgeben werden.
Für die rechtssichere Archivierung geschäftlicher Daten bietet Artec nicht mehr nur Hardware- und Software-Lösungen an, sondern seit neuestem auch einen Cloud-Service.
Datenklassifizierung ist ein Stiefkind der Branche, erklärt Storage-Experte Norbert E. Deuschle. Denn bislang ist es einfacher, neuen Speicher zu beschaffen, als sich gründlich mit den vorhandenen Daten im Unternehmen zu beschäftigen.
Im Zuge der bei der EU wiederauftauchenden Diskussion Vorratsdatenspeicherung in Deutschland passen Artecs neue Appliances gut ins Bild: Die Lösungen archivieren riesige Datenmengen in großen und sehr großen Unternehmen – und können sie auch noch digital signieren.
Sicherheitsspezialist eleven scannt nicht mehr nur, sondern sichert die E-Mails jetzt auch. Dies entspreche allen aktuellen Gesetzen und Vorschiften.
Artec aktualisiert seine Mail- und Dokumentenarchivierungslösung EMA. Sie erfasst nun auch Metadaten und kann Mails direkt anzeigen, so dass kein Mail-Client benötigt wird.
Deepinvent hat seine Mail-Archivierungslösung MailStore Server in Version 5 fertiggestellt. Sie soll kleinen und mittleren Unternehmen helfen, Nachrichten von Exchange Server 2003, 2007 und 2010 sowie von beliebigen IMAP- oder POP3-Konten rechtssicher zu archivieren.
Ein neues Format soll die Blu-ray-Technologie voranbringen, kündigte die zuständige Interessengemeinschaft BDA an. BDXL werde die künftige Riesenscheibe heißen.
Eine neue Funktion namens PrivateEncryption im DMS- und Archivierungssystem Tinca regelt den Zugriffsschutz.
Mit dem E-Mail-Proxy archivieren Unternehmen automatisch alle elektronischen Nachrichten.
Daten digital zu speichern, hat nicht nur offensichtliche Vorteile wie geringere Kosten und den schnelleren Zugriff auf den Datenbestand. Der Gesetzgeber verlangt auch, dass steuerrelevante Daten fünf Jahre lang digital archiviert werden.
Jedes Speichermedium hat seine Vor- und Nachteile, doch hundertprozentige Sicherheit bietet keines. Durch die Wahl des Datenträgers, redundante und geschützte Speicher lassen sich Risiken wie Datenverlust und niedrige Verfügbarkeit aber minimieren.
Die Auswahl der passenden Hardware und Datenträger für die Archivierung ist meist schnell geschafft. Schwieriger ist es herauszufinden, welche Software man am besten einsetzt, denn Datenbanken, Dokumenten-Management- und Information-Retrieval-Systeme sind extrem komplex.
Um die digitale Archivierung wichtiger Daten kommen Firmen nicht herum, schließlich sind sie per Gesetzt dazu verpflichtet. Doch wie geht man beim Aufbau eines Archivsystems am besten vor? Ein Wegweiser.
Der seit fünf Jahren geltenden Pflicht zur digitalen Archivierung steuerrelevanter Daten kommen kleine und mittelständische Unternehmen noch immer nicht ausreichend nach. Oft fehlt es schlicht am Wissen um die gesetzlichen Bestimmungen. Doch wer diese nicht erfüllt, muss mit kostspieligen Sanktionen rechnen.
Daten digital zu speichern, hat nicht nur offensichtliche Vorteile wie geringere Kosten und den schnelleren Zugriff auf den Datenbestand. Der Gesetzgeber verlangt auch, dass steuerrelevante Daten fünf Jahre lang digital archiviert werden. Eine kurze Einführung in die digitale Langzeitarchivierung.
Der Gesetzgeber verlangt, dass bestimmte Daten digital archiviert werden. Doch auch darüber hinaus macht eine digitale Datenlagerung Sinn, lassen sich doch so alle Daten nicht nur platzsparend archivieren, sondern auch schnell durchsuchen und geschickt auswerten.
