Die Bedeutung von ERP-Systemen im Mittelstand

Vorteile von ERP-Systemen im Mittelstand

Für Unternehmen aus dem Mittelstand sprechen zahlreiche Fakten dafür, sich mit der Einführung eines ERP-Systems auseinanderzusetzen. Moderne Lösungen können vielfältige Verbesserungen bewirken, die in Summe zu erheblichen Wettbewerbsvorteilen führen. Neben optimierten Geschäftsprozessen bringt ein gutes ERP-System vor allen Dingen folgende Vorteile mit sich:

● mehr Effizienz durch Automatisierung
● Informationstransparenz
● Kostensenkungen

Betrachten wir diese Aspekte im Folgenden etwas genauer.

Effizienzsteigerung durch Prozessautomatisierung

Im Zuge einer ERP-Einführung bilden Unternehmen all ihre Stammdaten und Prozesse in einem zentralen System ab. Hierdurch arbeiten sämtliche Abteilungen auf Basis derselben Informationen zusammen. Hinzu kommt, dass die Geschäftsprozesse bereichsübergreifend ohne Brüche reibungslos ablaufen können. Bereits diese Eigenschaft von ERP-Software sorgt für eine deutliche Effizienzsteigerung. Doch dank innovativer Technologien geht heute noch mehr: Viele Prozesse oder zumindest Teilschritte lassen sich mit einer ERP-Lösung mittlerweile auch automatisieren. Dies gilt vor allem für standardisierte Routineaufgaben. Die Automatisierung solcher Tätigkeiten beschleunigt nicht nur die Abläufe, sondern entlastet auch die Mitarbeiter und reduziert die Fehlerquote.

Bessere Entscheidungsfindung dank Echtzeitdaten und Analysen

Unternehmerische Entscheidungen sollten niemals nur auf einem Bauchgefühl, sondern auf fundierten Zahlen und Fakten basieren. Auch dieses Ziel lässt sich mit einem ERP-System erreichen. Denn wie bereits erwähnt werden die Daten aus allen Unternehmensbereichen und Prozessen zentral in einer ERP-Lösung zusammengeführt. Hier können sie nicht nur in Echtzeit eingesehen, sondern auch auf vielfältige Weise analysiert werden. Viele ERP-Anbieter haben zu diesem Zweck in BI-Modul (Business Intelligence) in ihr System integriert. Mit solchen Tools ist es einfach, schnell eine Antwort auf alle Arten von betriebswirtschaftlichen Fragestellungen zu finden.

Kosteneinsparungen und Verschwendungsvermeidung

Ein weiterer großer Vorteil von ERP-Software ist die Kostensenkung, welche mit der Einführung einhergeht. Realisiert wird diese durch verschiedene Hebel. Zunächst sind natürlich die optimierten und automatisierten Prozesse zu nennen, welche zu einem geringeren administrativen Aufwand führen. Weiterhin ermöglicht es ein ERP-System, dass vorhandene Ressourcen im Unternehmen besser genutzt werden. Auch können gute Lösungen beispielsweise die Materialbestände senken, Ersparnisse beim Einkauf bewirken, die Vertriebskalkulation verbessern und Verschwendung in der Produktion vermeiden.

Anforderungen von mittelständischen Unternehmen

Unternehmen aus dem Mittelstand haben andere Anforderungen an ein ERP-System, als große Konzerne oder Kleinunternehmen. Allen voran sollte der Funktionsumfang “mittelstandsgerecht” sein, also weder zu gering noch zu komplex ausfallen. Gleiches gilt für die Preisgestaltung, welche nicht zur finanziellen Überforderung führen darf. Auch die Usability, also die Anwenderfreundlichkeit, sollte im Zuge der ERP-Auswahl betrachtet werden. Je besser ein System in diesem Punkt aufgestellt ist, desto schneller lässt sich die ERP-Einführung umsetzen – und desto höher ist die Akzeptanz bei den Nutzern.

Weiterhin verfügen mittelständische Unternehmen oft über knappe IT-Ressourcen – sowohl im Hinblick auf das Personal als auch auf die Hardware. Insofern sollte das ERP mit geringem Aufwand betrieben werden können. In einigen Fällen sind Cloud-Lösungen in diesem Kontext die beste Wahl, da deren Betrieb und Wartung komplett extern (durch den ERP-Anbieter) erfolgt. Weiterhin sollte ein ERP-System bestmöglich zu den Anforderungen der eigenen Branche passen. Denn im Maschinenbau existieren beispielsweise völlig andere Prozesse als in Unternehmen aus der Elektro- oder holzverarbeitenden Industrie. Von Vorteil sind an dieser Stelle spezielle Branchenlösungen, die den Bedürfnissen eines bestimmten Wirtschaftszweigs bereits im Standard besonders gut entsprechen.

ERP als Wettbewerbsvorteil

Die Einführung eines neuen ERP-Systems kann zu klaren Wettbewerbsvorteilen führen.
Allerdings sind im Vorfeld einige Herausforderungen zu meistern, um das ERP-Projekt
erfolgreich umzusetzen. Allen voran sollte das notwendige Budget realistisch geplant
werden. Idealerweise wird hierzu eine Gesamtkostenbetrachtung (TCO) durchgeführt, um
belastbare Ergebnisse zu erhalten. Ebenso darf nicht vergessen werden, dass ein
ERP-Projekt personelle Ressourcen erfordert. Insbesondere Schlüsselfiguren wie
Projektleiter und Key-User sollten während der Einführung weitgehend von ihrem
Tagesgeschäft freigestellt werden. Nur so kann eine fundierte und zeitgerechte
Projektumsetzung erreicht werden.

Auswahl des richtigen ERP-Systems

Die ERP-Auswahl ist keine triviale Aufgabe. Fehlentscheidungen können schwerwiegende Folgen nach sich ziehen. Insofern sollten Unternehmen stets mit Bedacht und Struktur vorgehen. Im Zentrum steht dabei die genaue Definition der eigenen Ziele und Anforderungen. Zu klären sind vor allem folgende Punkte:

●Benötigter Funktionsumfang: Welche Prozesse und Aufgaben soll die ERP-Software abbilden?
●Skalierbarkeit: Wird das Unternehmen in Zukunft wachsen? Kann die ERP-Software Schritt halten?
●Spezialisierung: Soll das ERP eine universelle oder eine Branchenlösung sein?
●Betriebsmodell: Wird ein lokales ERP-System oder eine Cloud-ERP-Software bevorzugt?
●Nutzerfreundlichkeit: Welche Ansprüche soll die künftige ERP-Lösung bei der Usability erfüllen?

Diese und einige weitere Aspekte halten Unternehmen idealerweise in einem sogenannten Lastenheft fest. Das wichtige Dokument spielt in allen Phasen der Software-Auswahl eine wichtige Rolle. Es erleichtert die Vorauswahl und auch die Kommunikation mit den ERP-Anbietern. Nach der finalen ERP-Auswahl wird es (gemeinsam mit dem Pflichtenheft) meist sogar Vertragsgrundlage.