Cloud-Dienste: Darauf müssen KMU bei der Auswahl achten
Ab in die Cloud – steht dieses Motto bei Ihrer Firma auch ganz oben auf der Liste? Über Kurz oder Lang führt womöglich kaum ein Weg daran vorbei. Doch stürzen Sie sich nicht planlos ins Abenteuer. ITespresso.de erklärt, worauf kleine und mittelständische Unternehmen achten sollten.
Die Auswahl an Cloud-Diensten ist in den vergangene Jahren in schier unüberschaubare Dimensionen gewachsen. Für nahezu jede Aufgabe, für die Unternehmen (früher) klassische Software eingesetzt haben oder immer noch einsetzen, gibt es eine Lösung aus dem Bereich “Software as a Service” (SaaS).
Allerdings möchte dieser Artikel keine konkreten Dienste vorstellen, sondern vielmehr beim Auswahlprozess und den Vorüberlegungen helfen. Dabei betrachten wir ausschließlich Dienste aus der so genannten Public Cloud. Damit sind Services gemeint, die zu 100 Prozent auf Servern außer Haus laufen. “Private Cloud” oder hybride Lösungen setzen dagegen andere Überlegungen und anderes Know-how voraus.
Start und Ziel definieren<
Wie immer bei der Einführung neuer Systeme stellt sich auch bei Cloud-Diensten die Frage, wie die Ausgangssituation ist, wo man hin möchte und wie dies am besten gelingt. Diese Überlegungen stellen Sie zunächst ganz losgelöst von konkreten Dienstleistern und Angeboten an. Das Ziel ist in der Regel die Optimierung bestehender Strukturen und Prozesse. Ein Wechsel in die Cloud würde andernfalls wenig Sinn ergeben.
Zu Beginn steht also die Analyse, welche Betriebsabläufe verbessert werden können und ob Cloud-Dienste dabei helfen. Nehmen Sie dafür unbedingt Ihre Mitarbeiter und Kollegen mit ins Boot. Denn die Nutzer, die tagtäglich mit der bestehenden Hard- und Software arbeiten, kennen die Vor- und Nachteile am besten. Sie wissen, wo es hakt und wie man es eventuell besser machen könnte.
Am Ende sollten Sie die Frage beantworten können: Welche Vorteile bieten Cloud-Dienste gegenüber der jetzigen Situation? Orientieren Sie sich dabei nicht an Allgemeinplätzen wie “einfache Wartung”, “günstig im Unterhalt”, “weltweiter Zugriff” oder “einfache Skalierbarkeit”, die man im Zusammenhang mit der Cloud immer wieder hört. Es geht ganz individuell um Sie und Ihre Firma: Was haben Sie konkret von der Cloud? Kommen Sie zu dem Schluss, dass sie keine Vorteile mitbringt, müssen Sie nicht in die Cloud, nur weil die anderen es auch machen.
Wichtige Kriterien bei der Auswahl
Zu den wichtigsten Kriterien gehört der Datenschutz. Arbeiten Sie oder zumindest einzelne Abteilungen Ihrer Firma mit vertraulichen Kundendaten? Dann stellt sich die Frage, ob und wie diese überhaupt in die Cloud dürfen. Ganz wichtig dabei: Wo stehen die Server des Anbieters? Welche Datenschutzgesetze gelten dort? Und wem gehören die Daten, die Sie auf fremden Servern speichern?
Bei der Auswahl eines Angebots sollte daher spätestens der zweite Blick in die so genannte Service Level Agreement (SLA) gehen, die auf Deutsch auch als Dienstgütevereinbarung (DGV) oder Dienstleistungsvereinbarung (DLV) bezeichnet werden. Darin finden Sie detaillierte Informationen über das Vertrags- und Dienstleistungsverhältnis zwischen Ihnen und dem Cloud-Provider.
Zusätzlich zu den genannten Aspekten sind das zum Beispiel auch die Skalierbarkeit und Verfügbarkeit. Neben dem Datenschutz ist letzteres wohl einer der wichtigsten Kriterien für die Auswahl eines Anbieters. Denn setzen Sie für Ihren Arbeitsalltag auf eine Anwendung, die nur über das Internet erreichbar ist, muss der Anbieter dafür sorgen, dass diese möglichst immer erreichbar ist. Die meisten Provider garantieren eine Verfügbarkeit von 99,XX Prozent. Damit sind Ausfallzeiten von einigen Stunden pro Jahr vertraglich abgesichert – ein Wert, mit dem die meisten Kunden wohl leben können.
Sie dürfen den Anbieter diesbezüglich gerne fragen, wie die Verfügbarkeit sichergestellt wird. Seriöse Provider haben nichts zu verbergen und beantworten diese Frage in der Regel mit dem Schlagwort “Redundanz”: Notstrom, doppelte Anbindung ans Netz, Backups und dergleichen sorgen auch im Ernstfall für einen geregelten Betriebsablauf.
Wie wichtig Ihnen der Support des Anbieters ist, hängt auch vom Know-how im eigenen Haus ab. Sind die Techniker des Providers rund um die Uhr per Telefon, E-Mail oder Chat erreichbar? Gibt es einen Notdienst am Abend und Wochenende? Und was kostet dieser Service? Bei vielen Cloud-Diensten ist der Support für zahlende Kunden gratis. Bei anderen wiederum ist ein monatliches Stundenkontingent inklusive, darüber hinaus ist es kostenpflichtig.
Geld ist nicht alles
Apropos Preis: Natürlich sind die Kosten ebenfalls ausschlaggebend bei der Entscheidung für oder gegen ein Angebot. Doch anders als etwa im privaten Bereich ist der Preis eher zweitrangig. Denn was nützt ein günstiger Cloud-Dienst, wenn Datenschutz, Verfügbarkeit und Support darunter leiden? Nichts! Der reibungslose und ungefährdete Geschäftsablauf steht bei KMU klar vor der Schnäppchenjagd.
Die Preisgestaltung sollte Ihnen natürlich trotzdem klar sein und zu Ihrem Unternehmen passen. Je nachdem, ob es sich um eine Lösung im Bereich Storage, Buchhaltung, Projektmanagement oder einem anderen Segment handelt, rechnen Anbieter nach der Anzahl der Nutzer, der belegten Speicherkapazität, der benötigten Rechenzeit und/oder dem Funktionsumfang ab.
Haben Sie einen passenden Cloud-Anbieter für Ihre Bedürfnisse gefunden, können Sie zunächst die kostenlose Testversion nutzen – falls der Provider dies anbietet. Alternativ ist es denkbar, zunächst nur einige Mitarbeiter oder eine Abteilung mit dem neuen System arbeiten zu lassen, bevor Sie alle Daten und Nutzer migrieren.
Voraussetzung ist natürlich, dass das überhaupt praktikabel ist. Das gilt ebenso für die Möglichkeit, das alte und neue System eine Zeit lang parallel zu betreiben. Spätestens dabei sollte Ihnen auffallen, ob die Migration mit Hilfe der gebotenen Schnittstellen und Hilfsmittel überhaupt möglich ist. Diese Hürde wird bei der Auswahl eines Anbieters gerne übersehen und stellt sich dann später als womöglich unüberwindbar heraus.
Gründliche Planung ist unabdingbar
Der Umzug in die Cloud ist kein Schnellschuss, denn bei einer falschen Entscheidung ist der Weg zurück oft schwierig und teuer – zumal man oft nicht sofort bemerkt, dass man den falschen Anbieter oder das falsche Produkt gewählt hat. Eine ausgiebige Vorausplanung mit allen Abteilungen ist das A und O. Hier unterscheidet sich der Umzug in die Cloud kaum vom Umzug auf ein neues, internes System. Lediglich Aspekte wie Datenschutz und Verfügbarkeit spielen jetzt noch eine größere Rolle als vorher schon.
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