Leitfaden zeigt Schritte zum fast papierlosen Büro
Connox hat einen kostenlosen, 32-seitigen Leitfaden mit dem Titel 10 erste Schritte in ein papierloses Büro – ein Leitfaden für KMU im Internet veröffentlicht. Er soll von der Ist-Analyse bis zur Verfahrensdokumentation zeigen, wie trotz Veränderungen der Arbeitsweise Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter bei der Stange bleiben. Das Unternehmen nennt aus seiner Sicht “bewährte Alternativen” für unterschiedliche Papierquellen und gibt in den Schritt-für-Schritt-Anleitungen Tipps aus eigenen Erfahrungen. Man könne je 1000 Dokumente über 6000 Euro einsparen, schreibt Thilo Haas, Geschäftsführer der Connox GmbH.
Sein Online-Shop für Design-Möbel und Wohn-Accessoires arbeite inzwischen selbst seit mehreren Jahren weitgehend papierlos. Die in vier Jahren eingesparten 1210 Ordner konnten allein durch den Versand elektronischer Rechnungen erreicht werden. Sie hätten bereits elf Kubikmeter Lagerraum erfordert.
In dem Leitfaden erklärt er weitere Maßnahmen bei Prozessen und Automatisierung. Das habe Mitarbeiter produktiver gemacht und die Interaktion mit Kunden und Lieferanten beschleunigt sowie Kosten reduziert. “Die notwendigen Veränderungen sind für viele kleine und mittlere Unternehmen problemlos umsetzbar”, fasst er zusammen.
Bei der Erklärung geht Haas auf Schwierigkeiten und Hindernissen ein, die sein eigenes Unternehmen bewältigen musste. Tipps und Hinweise unterstüzen Unternehmen beim Umsetzen erster Schritte. “Jedes Unternehmen kann die eine oder andere Maßnahme einführen und Vorteile daraus ziehen”, erklärt er.
In Beispielen des Leitfadens erwähnt er die Urlaubsverwaltung, das Ausdrucken von To-do-Listen, Unterlagen für Meetings und Präsentationen, Fax-Eingänge auf einem Faxserver statt auf Papier und vor allem das ausgehende Papier wie Rechnungen, Angebote, Kundenservice-Vorgänge und dergleichen.
Eingangsbelege gehören ihm zufolge zu den größten Hindernissen auf dem Weg ins papierlose Büro: Unternehmen sind auf die Kulanz der Lieferanten und Dienstleister angewiesen. Aber “Es ist legitim, Rechnungen und andere Dokumente in elektronischer Form anzufragen. Je mehr rein elektronische Schnittstellen es gibt, desto effizienter verläuft die Arbeit intern”, erklärt Haas. “Zudem bringen sie geringe Durchlaufzeiten”.