OpenSource-Office kann mehr – mit Plug-ins»OpenOffice« mit Erweiterungen fit fürs Business

OpenOffice kann vieles aber nicht alles

»Es gibt keinen Grund, OpenOffice im Unternehmen nicht einzusetzen. Es gibt kaum etwas, was die Basisvariante im Vergleich zu anderer kommerzieller Software nicht kann. Was fehlt, lässt sich mit Erweiterungen unkompliziert nachrüsten«, erklärt Mario Zaleski, Geschäftsführer des IT-Dienstleisters CC GmbH in Wiesbaden, der unter anderem auf die Implementierung von Open-Source-Software in Unternehmen spezialisiert ist.

Von Webbrowsern wie »Firefox« und »Opera« sind Anwender es gewohnt, weitere Fähigkeiten durch kleine Extraprogramme zu integrieren. Wie bei OpenOffice handelt es sich um freie Software mit allgemein zugänglichem Programmiercode, für die enthusiastische Entwickler regelmäßig neue Helferlein veröffentlichen.

»Das Spektrum der Extensions reicht von kleineren Detailverbesserungen bis hin zu umfangreichen Ergänzungen«, erklärt Florian Effenberger, deutscher Sprecher des freien Bürosoftware-Projekts »OpenOffice.org« in Kaufbeuren. Die Statistik der zentralen englischsprachigen Anlaufstelle http://extensions.services.openoffice.org zählt rund 300 Erweiterungen. Dort sind aber offensichtlich nicht alle verzeichnet und müssen im Zweifelsfall andernorts gesucht und heruntergeladen werden. Effenberger geht von hunderten weiteren verfügbaren Zusatzprogrammen aus.

Richtiger schreiben

Dadurch kann manches im Büroalltag Nützliches nachgerüstet werden, was in der Basisvariante fehlt, etwa Dokumentenvorlagen. Inzwischen sind verschiedene Vorlagenpakete in deutscher und anderer Sprache im Netz erhältlich. Auch über eine Grammatik-Prüfung verfügt OpenOffice regulär noch nicht. Die Erweiterung »LanguageTool« behebt dies in mehreren Sprachen, darunter Deutsch. Eine der wenigen kostenpflichtigen Erweiterungen ist der »Duden Korrektor für OpenOffice«, die in Version 5 für knapp 20 Euro eine Rechtschreib-, Stil- und Grammatikprüfung vornimmt. In solchen Fällen können Erweiterungen sehr nützlich sein. »Bei den Korrektur-Funktionen hingt OpenOffice der Konkurrenz teilweise etwas hinterher«, erklärt Software-Experte Mario Zaleski.

Wie heißt bloß noch einmal diese Vokabel? Die per Erweiterung eingefügte Toolbar »EuroOffice Dictionary« weiß Rat und übersetzt das gesuchte Wort. Die Standard-Variante, die Deutsch, Englisch und Französisch versteht, ist gratis, die Professional-Variante mit mehr Sprachen und Funktionen kostet zur Einführung rund 5 Euro inklusive Updates für ein Jahr.

Andere Extensions tragen zum Komfort bei. Populär ist zum Beispiel die »Sun PDF Import Extension«, die es erlaubt, PDF-Dateien nachträglich zu bearbeiten. Von Haus aus kann OpenOffice zwar Dokumente in dieses weit verbreitete Format umwandeln. Besteht jedoch anschließend Korrekturbedarf, stößt die Basisversion an ihre Grenzen. Mit ihr lassen sich nur Original-Dateien verändern. Die Extension schafft Abhilfe, wenn diese Vorlage nicht mehr verfügbar ist.

Einfacher rechnen und präsentieren

Die Tabellenkalkulation »Calc« gilt als umständlich, was das Anpassen der Tabellengröße betrifft. Die »CalcEasyToolbar« soll dies erleichtern. Sie fügt dem Programm eine Symbolleiste hinzu, die das Einfügen und Löschen von Zeilen und Spalten eine Angelegenheit von wenigen Klicks werden lässt. Verschiedene zusätzliche Tabellenfunktionen und Zellformate für wissenschaftlich-mathematische Berechnungen, die standardmäßig nicht vorgesehen aber für Spezialisten unabdingbar sind, liefert die Extension »Measurements«.

Eine nützliche Erinnerungshilfe für diejenigen, die Vorträge oft mit im OpenOffice-Baustein »Impress« kreierten Präsentationen illustrieren, stellt die »Sun Presenter Console« dar. Gerade bei einer großen Folienanzahl hilft die Erweiterung den Überblick zu behalten. Sie zeigt – nur auf dem Bildschirm für den Referenten sichtbar – eine Vorschau der Folgefolie und bietet weitere Komfort-Merkmale. Präsentationen mit vielen Multimedia-Inhalten lassen sich nach einer Schrumpfkur mit dem »Sun Presentation Minimizer« leichter öffnen und per E-Mail verschicken. Das Programm verkleinert die Datei – je nach Komprimierungsgrad – mit oder ohne Qualitätsverlust.

Hilfe für Wikipedianer, Weblogger und Workaholics

Stößt man während des Schreibens eines Textes auf einen unklaren Begriff, weiß oft das Online-Nachschlagewerk »Wikipedia« Bescheid. Mittels der Erweiterung »OOoWikipedia« lässt sich direkt aus der Bürosoftware heraus dort Rat suchen, ohne den Browser zu öffnen. Wer schon länger einmal selbst einen Artikel über sein Lieblingsthema in einem Mitmach-Lexikon erstellen wollte, aber die mitunter komplexe Syntax der Programmiersprache nicht beherrscht, kann sich mit dem »Sun Wiki Publisher« behelfen. Ein Assistent hilft dabei, im OpenOffice-Textprogramm »Writer« Verfasstes für die Web-Veröffentlichung aufzubereiten. Der »Sun Weblog Publisher« soll hingegen das Bearbeiten des eigenen Online-Tagebuchs aus OpenOffice heraus erleichtern.

Wer gerne mit vielen geöffneten Fenstern gleichzeitig hantiert, mag in der Extension »Last Session« ein nützliches Helferlein sehen. Es erlaubt, die URLs aller geöffneten OpenOffice-Dokumente in einer »ini«-Datei zu speichern und sie allesamt bei der nächsten Sitzung mit nur einem Mausklick wieder aufzurufen.

Team-Arbeit an Dokumenten ist mitunter unverzichtbar. Seine Dokumente mit Arbeitskollegen zu teilen, ermöglichen Webdienste wie Microsoft Office Live, Google Text & Tabellen oder ein WebDAV-Laufwerk. Die Erweiterung »OpenOffice.org2GoogleDocs« erleichtert diesen Austauschprozess. Eine Alternative für die Gruppenarbeit im Büro ist »TeamDrive«, das ab der Version 2.1 auch OpenOffice explizit unterstützt. Indem das Tool lokale Ordner via Netz spiegelt, sollen gemeinsam bearbeitete Daten stets verfügbar sein, offline können sie aber auch bearbeitet werden. Als Datendeponie dienen entweder ein per WebDAV eingebundener Netzordner oder die Server des Herstellers. Es gibt eine Gratis- und eine Kauf-Variante mit mehr Webspeicher und Zusatzfunktionen für rund 10 Euro pro Monat.

Nicht zu viele Extensions auf einmal

Die Installation ist einfach zu bewerkstelligen. Eine Möglichkeit lautet, die heruntergeladenen Erweiterungen mit der Dateiendung »oxt« mit einem Doppelklick zu öffnen und den Anweisungen zu folgen. Alternativ hilft der »Extension-Manager«, der in OpenOffice unter der Rubrik »Extras« zu finden ist. Darüber können Erweiterungen hinzugefügt, deaktiviert oder entfernt werden.
Allerding sollte in der Unternehmensumgebung die Anzahl der installierten Extensions nicht übertrieben werden, rät Experte Mario Zaleski. »Je mehr man sich vom Standard entfernt, desto schwieriger kann die Migration zu einer neueren Version werden.« Denn nicht jede Erweiterung funktioniere mit jeder OpenOffice-Variante und im schlimmsten Fall müssten Mitarbeiter plötzlich auf liebgewordene Funktionen verzichten. Ein schlichtes OpenOffice-Update kann so zu unvorhergesehenen Produktivitätsverlusten führen. Bei Extensions gelte daher die Devise: »So viele wie nötig und so wenige wie möglich«, sagt Mario Zaleski.

Übersicht: OpenOffice-Erweiterungen

Name
Zweck
Kosten
Link

Professional Template Pack II
Über 120 Vorlagen für „Writer“, „Calc“ und „Impress“, jeweils in einer deutschen und einer englischen Version erhältlich
gratis
http://downloads.vnunet.de/download-professional-template-pack-ii-english/windows/buero/addons/38945/

LanguageTool
Grammatik-Überprüfung für Deutsch, Englisch und andere Sprachen
gratis
http://downloads.vnunet.de/download-language-tool/windows/buero/uebersetzung/38946/

Duden Korrektor 5.0 für OpenOffice
Überprüfung für Rechtschreibung, Grammatik und Stil
19,95 Euro
http://www.duden.de/produkte/detail.php?isbn=3-411-06712-8&_kk=duden%20korrektor%205%20open%20office&_kt=4ca80815-2d62-4ce4-bd0c-c5c0b01888c9&gclid=CMewy5nuopkCFUISzAodujwypg

EuroOffice Dictionary
Wörterbuch, das einzelne Wörter übersetzt; die Freeware unter Deutsch, Englisch und Französisch, die Professional-Version weitere Sprachen
gratis; 4,90 Euro für Professional-Version
http://www.multiracio.com/eurooffice/products/eurooffice-dictionary-professional

Sun PDF Import Extension
PDF-Format ohne Original-Dateien bearbeiten
gratis
http://downloads.vnunet.de/download-sun-pdf-import-extension/windows/buero/organizer/38947/

CalcEasyToolbar
Einfacheres Bearbeiten von Tabellen mit wenigen Mausklicks
gratis
http://downloads.vnunet.de/download-calceasy-toolbar/windows/buero/organizer/38948/

Measurements
Neue Tabellenfunktionen und Zellformate für aufwendige Berechnungen in „Calc“
gratis
http://extensions.services.openoffice.org/project/measurements

Sun Presenter Console
Vorschau, Notizen und Timer für Präsentationen
gratis
http://downloads.vnunet.de/download-sun-presenter-console/windows/buero/organizer/38949/

Sun Presentation Minimizer
Verkleinerte Präsentationen lassen sich einfacher öffnen und verschicken
gratis
http://downloads.vnunet.de/download-sun-presentation-minimizer/windows/buero/organizer/38950/

OOoWikipedia
Aus dem Programm heraus in der Online-Enzyklopädie suchen
gratis
http://downloads.vnunet.de/download-ooowikipedia/windows/buero/addons/38951/

Sun Wiki Publisher
Hilfe für Wiki-Autoren ohne Programmier-Knowhow
Gratis
http://downloads.vnunet.de/download-sun-wiki-publisher/windows/buero/addons/38952/

Sun Weblog Publisher
Online-Tagebuch-Hilfe für verschiedene Blog-Plattformen
Gratis
http://downloads.vnunet.de/download-sun-weblog-publisher/windows/internet/tools/38953/

Last Session
Alle geöffneten Dokumente der letzten Session auf einmal wieder aufrufen
Gratis
http://downloads.vnunet.de/download-last-session/windows/buero/addons/38954/

OpenOffice.org2GoogleDocs
Ex- und importiert Dateien zum Beispiel zu und aus „Google Text & Tabellen“
Gratis
http://extensions.services.openoffice.org/project/ooo2gd

TeamDrive 2.1
Kollaborations-Software mit OpenOffice-Unterstützung
gratis; Professional-Variante ab 9,90 Euro pro Monat
http://www.teamdrive.net/de/index.php?option=com_content&view=article&id=22&Itemid=4