Der Nutzen digitaler Langzeitarchivierung
Digitale Datenlagerung

Futter für ERP- und CRM-Systeme

Der Nutzen digitaler Langzeitarchivierung

Moderne Geschäftsprozesse, egal ob bei Selbständigen, in einem Kleinunternehmen oder in einem global agierenden Konzern, laufen inzwischen meist vollständig digital ab. Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen werden elektronisch erfasst, bearbeitet und gelagert, die Geschäftskommunikation per Mail abgewickelt. Das Ausdrucken, Unterschreiben, Kopieren und Abheften von Papier-Korrespondenz gehört weitgehend der Vergangenheit an.

Das elektronische Archivieren von Geschäftsdaten bietet offensichtliche Vorteile: So steht statt 400 Aktenordnern mit 200 000 Blättern Papier nur noch eine DVD im Regal. Das spart nicht nur Platz, sondern zugleich Kosten, da der Verwaltungsaufwand mitunter geringer ausfällt. Dokumenten-Management- und Information-Retrieval-Systeme nehmen dem Benutzer hier viel Arbeit ab. Digitale Daten lassen sich schnellstens vergleichen, korrelieren, auswerten, wiederbeschaffen und als geldwerte Informationen (Assets) nutzen. Kontrollflags zum Beispiel in der Datenbank oder ERP-Software warnen automatisch, wenn bestimmte Kennzahlen erreicht oder überschritten werden. Eine sichere Unterstützung für Geschäftsführer und CFOs. Statt unhandliche Kundenkarteien zu durchforsten, gibt die CRM-Software alle wichtigen Daten für erfolgreiches Kundenmanagement aus. Kopien wichtiger Daten sind digital auch deutlich schneller und kostengünstiger anzufertigen. Mit digitalen Geschäftsdaten sind Unternehmen außerdem bestens für die nächste Betriebsprüfung aufgestellt.

Digitale Geschäftsprozesse und die digitale Archivierung der Daten bringen jedoch zahlreiche Fragen mit sich: Für welche Daten bestehen welche Aufbewahrungspflichten? Welche gesetzlichen Anforderungen sind zu berücksichtigen? Wie können Integrität, Unveränderlichkeit, Authentizität, Vollständigkeit und Lesbarkeit der digitalen Daten langfristig bewiesen und sichergestellt werden? Welche technischen Archivsysteme, Dateiformate und Datenträger eignen sich überhaupt für die digitale Langzeitspeicherung? Welche grundsätzlichen Gefahren bestehen und wie können Business-Administratoren diesen begegnen?

Auf all diese Fragen gibt IT im Unternehmen im Rahmen dieser Artikelserie sachkundig Antwort. Ziel ist dabei, dass die gebotenen Informationen auf möglichst alle Unternehmensformen applizierbar sind. Die Gültigkeit gesetzlicher Bestimmungen und die konkrete Umsetzung muss schließlich jedoch ganz individuell für jedes Unternehmen einzeln entschieden werden.

Herausforderungen digitaler Archivierung

Der Nutzen digitaler Langzeitarchivierung

Die langfristige Aufbewahrung digitaler Geschäftsdaten kann dabei unterschiedliche Zwecke verfolgen:

1. Als Gedächtnisstütze und Kommunikationshilfe machen die Daten wichtige Geschäftsinformationen verfügbar, die in Print-Archiven schnell in Vergessenheit geraten.

2. Beweiskräftig erfasste Daten dienen als Nachweise im Fall von Rechtsstreitigkeiten und können somit auch lange nach dem Erlöschen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen noch wichtig sein.

3. Um gesetzeskonforme Geschäftshandlungen nachzuweisen, dienen die Daten Kontrollen und Rechenschaftsdarlegungen.

4. Besitzen die Daten einen bleibend hohen inhaltlichen Wert, kann das Archiv für die Nachwelt eine wichtige Informationsquelle darstellen.

Den hehren Zielen stehen aber zugleich schwierige Herausforderungen gegenüber: Das Unternehmen muss eine strukturierte Archivierungsstrategie verfolgen. Dateiformate, Speichermedien, Soft- und Hardware veralten sehr schnell – das kann den Zugriff auf wichtige Daten erschweren oder gar verhindern und stellt natürlich auch ein Sicherheitsrisiko dar.

Gegebenenfalls müssen die gespeicherten Daten auf anderen Plattformen lesbar sein und mit deren Formaten kompatibel oder zumindest in diese transformierbar. Dieser Transformationsprozess sorgt jedoch zum Erlöschen qualifizierter Signaturen und muss daher ebenfalls kontrolliert und signiert werden. Zeitlich abgelaufene Signaturen bleiben zwar gültig, müssen jedoch aktualisiert werden. Existiert ein Zertifikatsdienstanbieter nicht mehr, wird ebenfalls eine Transformation notwendig.

Auch die Qualität von Verschlüsselungsalgorithmen verliert mit der Zeit an Wert, wenn immer leistungsfähigere Rechner und Hacker-Angriffe die Unveränderlichkeit geschützter Daten in Zweifel ziehen. Die Signatur- und Sicherungskette darf bei beweiskräftigen Datenbeständen aber keinesfalls unterbrochen werden.

Mehr zum Thema Digitale Langzeitarchivierung
Der Nutzen digitaler Langzeitarchivierung (dieser Artikel)
Speicherpflichten und Strafen
Aufbau eines Archivsystems – Schritt für Schritt
Die richtige Archivierungssoftware
Speichermedien im Vergleich