Know-how: Kaufhilfe Multiprojekt-Management-LösungenUnternehmensweit Projekte managen

Unübersichtliches Projektmanagement-Angebot

Know-how: Kaufhilfe Multiprojekt-Management-Lösungen

Die meisten Unternehmen verfolgen gleichzeitig mehrere Projekte. Das Spektrum reicht von der Planung einer Marketing-Kampagne über die Maschinen-Umstellung für ein neues Produkt bis hin zur Planung der Weihnachtsfeier. Je komplexer die Projekte werden und je mehr Personen und Abteilungen daran beteiligt sind, desto schwieriger wird deren Management. Zusätzlich sollen Abteilungsleiter und Unternehmensführung jeder Zeit Einblick in die Fortschritte der einzelnen Projekte erhalten, um ihre Kontrollfunktion wahrnehmen zu können. Multiprojekt-Management-Software hilft bei dieser Aufgabe.

Im Gegensatz zu einfachen Projektmanagement-Programmen (Übersicht hier) sind die Anforderungen an multiprojektfähige Lösungen wesentlich höher. Grundvoraussetzung ist, dass die Software mehrere Projekte gleichzeitig verwalten kann und dass sie multiuserfähig ist. Schließlich sollen mehrere Personen zur Planung beitragen können, am besten auf einem Rollenmodell basierend. Dazu ist es notwendig, dass vom Administrator oder dem Projektverantwortlichen den Mitarbeitern verschiedene Rechte eingeräumt werden können. Schließlich soll nicht jeder beliebige Mitarbeiter die Fundamentaldaten eines Projektes ändern können.

Der Markt für multiprojektfähige Lösungen ist gelinde gesagt unübersichtlich. Schon eine kurze Recherche zeigt, dass sich weit über hundert Anbieter in diesem Bereich tummeln. Angefangen von den großen Software-Herstellern, wie Microsoft und CA, über diverse Spezialanbieter wie Artemis (de.aisc.com) oder Asta Development (www.astadev.de) bis hin zu den großen ERP-Firmen wie SAP und Oracle.

Die Wahl einer Multiprojektmanagement-Lösung hängt von der Unternehmensgröße, der Branche und letztendlich dem Planungs- und Managementbedarf ab.

Projekt-Tool–Wahl nach Unternehmenssituation

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Große Unternehmen, die schon eine ERP-Lösung von SAP oder Oracle im Einsatz haben, werden eventuell auf die entsprechenden Module dieser Hersteller setzten wollen. Ihr Vorteil ist die Verzahnung mit dem bestehenden System und die Tatsache, dass man sich nicht einen weiteren Dienstleister ins Haus holen muss. Aber auch für kleine und mittlere Unternehmen hält der Markt Lösungen bereit, die bei Bedarf in die schon vorhandene IT-Struktur eingebunden werden können.

Je nach Situation und Unternehmen lohnt sich auch ein Blick auf die diversen webbasierten Lösungen, wie sie beispielsweise von Projektron (www.projektron.de), fx-Project (www.fx-project.de) und vielen anderen angeboten werden. Ihr Vorteil ist der geringe Administrations-Aufwand sowie die günstige und gut planbare Kostenstruktur.

(Bild: Eine Projektübersicht im webbasieren fx-project)

Andere wiederum werden ausgehend von schon im Einsatz befindlichen Einzelprojekt-Lösungen auf eine Server-basierte Lösung setzen, wie sie etwa mit dem Office Project-Server von Microsoft angeboten wird.

Aber worauf müssen die Verantwortlichen bei der Anschaffung von Multi-Projektmanagement-Lösungen achten? Wir haben für Sie die wichtigsten Kriterien zusammengestellt. Die Basis bilden dabei die auch schon bei den Einzelprojekt-Lösungen beschriebenen Planungsfunktionen.

Portfolio-Management und Ressourcenplanung

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Portfolio-Management
Je mehr Projekte in einem Unternehmen verfolgt werden, desto wichtiger ist das so genannte Portfolio-Management. Hier werden die laufenden Projekte verwaltet und deren Fortschritte verfolgt. Wichtig ist dabei auch die Bewertung von in Planung befindlichen Projekten und gegebenenfalls die Neubewertung laufender Projekte. Schließlich sollen keine Ressourcen für Projekte verschwendet werden, die sich als obsolet, zu teuer und als mit den vorhandenen Ressourcen nicht durchführbar herausstellen.

(Bild: Der Artemis Portfolio Manager zeigt, welche Projekte wie weit vorangeschritten sind)

Optimal ist es, wenn das Management, beispielsweise durch Vergabe von Punkten, die Chancen, Risiken und Umsatzpotentiale bewerten kann. So können chancenlose Projekte ausgesiebt werden, noch bevor zu große Kosten entstehen.

Ressourcen-Planung
Die Planung und Zuteilung von Ressourcen zu einem Projekt ist das A und O des Projektmanagements. In einer Multiprojekt-Lösung ist dies jedoch ungleich komplexer, denn die Ressourcenplanung muss projektübergreifend und unternehmensweit geschehen. Schließlich macht es keinen Sinn, wenn zwei oder mehr Projektgruppen beispielsweise die Entwicklungsabteilung für einen identischen Zeitraum komplett verplanen.

Aus diesem Grund muss jeder Projektplaner sehen können, welche Ressourcen ihm wann zur Verfügung stehen. Kommt es zu Kollisionen, muss gegebenenfalls das Management aufgrund der weiter oben beschriebenen Projektbewertung entscheiden, welches Team Priorität beim Zugriff auf die vorhandenen Ressourcen bekommt. Wichtig dabei: Eventuelle Terminverschiebungen müssen eingeplant werden können. Ist ein Projekt spät dran, beeinflusst das unter Umständen auch andere Projekte. Natürlich soll dabei auch das laufende Geschäft nicht beeinträchtigt werden.

Ein weiteres Feature ist die Detailplanung der Ressourcen, die ab einem bestimmten Zeitpunkt im Projektverlauf notwendig wird. Anfangs genügt es beispielsweise, lediglich Mann-Tage oder grobe Maschinenzeiten zu verplanen. Später wird es jedoch notwendig, konkret zu werden, also beispielsweise von Herrn Müllers Arbeitszeit fünf Tage dem Projekt zuzuordnen oder die Maschine M234 für 16 Stunden einzuplanen.

Mit anderen Worten: Man kommt vom Hundertsten ins Tausendste. Je größer das Unternehmen ist bzw. je mehr Projekte verwaltet werden müssen, desto komplizierter wird es. Beispielsweise muss sehr genau bekannt sein, in welchem Maße welche Ressourcen zur Verfügung stehen. Wie weit die Genauigkeit und Verzahnung mit der vorhandenen Software-Struktur gehen soll, muss vor der Anschaffung der Projektmanagement-Lösung entschieden werden. Schließlich sollen nicht alle Ressourcen in die Selbstverwaltung fließen. Oft ist die 80-Prozent-Lösung besser als die hundertprozentige.

Kontrolle und Integration

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Berichte und Kontrollfunktionen
Professionelles Projektmanagement ist die eine Seite des Erfolgs. Dafür sorgt im Allgemeinen der Projektverantwortliche. Die Kontrolle und ständige Bewertung ist die andere Seite. Das Management muss laufend darüber im Bilde sein, wie sich einzelne Projekte entwickeln, ob Sie im Plan liegen und ob und warum irgendwo etwas schief läuft. Dafür gibt es im Projektmanagement verschiedene Tools, etwa die Meilensteinanalyse.

(Bild: Die Kostenplanung ist ein wichtige Instrument der Projektplanung – zum Beispiel hier in ASTA Powerproject)

Da das Management in der Regel nicht an den Details intere
ssiert ist, sondern am Status der Projekte und daran, ob eine Abweichung vom Terminplan andere Projekte beeinflusst, sind leistungsfähige Reporting-Funktionen ein Muss. Je standardisierter diese Berichte sind und je weniger Handarbeit sie erfordern, desto besser.

Integration in Finanzplanung und Vertrieb
Die Kür für die Multiprojekt-Lösung ist die Integration in die Finanzplanung bzw. den Vertrieb. Denn wenn schon sämtliche Ressourcen und Kosten in die Planung und Bewertung eines Projektes eingeflossen sind, lassen sich diese beispielsweise auch für die Kostenkalkulation und Angebotserstellung nutzen – vorausgesetzt natürlich, alle Ressourcen wurden genau geplant und die entstehenden Kosten erfasst.

Zu entscheiden ist dabei, ob lediglich die Daten der Projektmanagement-Lösung als Basis für das weitere Vorgehen dienen, oder ob beispielsweise die Angebotserstellung direkt aus der Lösung möglich sein soll. Denn in diesem Fall muss es die Möglichkeit geben, alle weiteren Kosten, die beispielsweise für einen Entwicklungsauftrag angefallen sind, zu erfassen. Dazu gehören etwa Reisekosten genauso wie der Preis für den Kostenvoranschlag. Außerdem muss unterschieden werden zwischen den tatsächlichen, intern anfallenden Kosten und den in Rechnung zu stellenden Kosten.

Fazit

Know-how: Kaufhilfe Multiprojekt-Management-Lösungen

Die Wahl einer multiprojektfähigen Projektmanagement-Lösung ist alles andere als trivial und kann häufig nur in Zusammenarbeit mit erfahrenen Beratern durchgeführt werden. Die Umstellung auf eine Projektmanagementbasierte Struktur erfordert nicht selten Eingriffe in die Unternehmens-Hierarchie und die bestehende Software-Landschaft, damit die gewählte Lösung optimal integriert werden kann.

Im kommenden zweiten Teil stellen wir Ihnen einige ausgewählte Lösungen vor.