Anfangs scheint das zumeist eine gangbare Lösung zu sein, doch wenn das Unternehmen wächst, kommt es häufig zu den ersten Problemen. Automatisierungen, die Erstellung einer E-Rechnung, Skalierbarkeit, Sicherheit und die fehlende Integration in andere Geschäftsanwendungen sind nur einige der auftretenden Herausforderungen. Ein möglichst frühzeitiger Umstieg auf eine einfache Buchhaltungssoftware schafft Abhilfe und bietet viele Vorteile, ohne gleich das Budget zu sprengen.

Warum so viele Gründer mit Excel starten

Microsoft Excel oder Tabellenkalkulationen von alternativen Anbietern sind zumeist kostengünstig oder sogar gratis und darüber hinaus auch noch sofort verfügbar. Die meisten Unternehmer haben Grundkenntnisse in Excel und können deshalb ihre wichtigsten Aufgaben in der Buchhaltung schnell selbst erledigen, ohne gleich in teure Software investieren zu müssen.

Gerade zu Beginn ist es für die meisten Unternehmen eine große Herausforderung, die laufenden Kosten so niedrig wie möglich zu halten und Excel bietet ihnen hierfür eine praktische Lösung. In der Anfangsphase wissen viele Gründer noch nicht genau, wohin der Weg sie in der Praxis führt, und sie können die Sheets in Excel jeweils an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Mit der Zeit stellen sich jedoch Schwierigkeiten ein:

– Die manuellen Prozesse werden bei steigendem Geschäft immer zeitaufwendiger und fehleranfälliger. Wenn das Datenvolumen wächst, stößt Excel an seine Grenzen und lässt sich nicht so einfach skalieren.

– Es ist nicht möglich, E-Rechnungen im Format XRechnung an Behörden oder Geschäftspartner auszustellen.

– Die Sicherheitsbedenken steigen, da die Unternehmer rasch bemerken, dass Excel keine ausreichenden Schutzmechanismen gegen Datenmanipulation und -verlust bietet.

– Noch dazu erschweren fehlende Integrationen mit anderen Geschäftsanwendungen wie CRM oder Lohnverrechnung die Vereinfachung von Prozessen im Unternehmen und erfordern zusätzlichen manuellen Aufwand.

Fehlende Automatisierung und Skalierbarkeit

Mit Excel ist die Buchhaltung oft ein manueller Prozess, der im Laufe der Zeit viel Zeit in Anspruch nimmt und anfällig für Fehler ist. Jede Rechnung und jede Buchung muss einzeln eingegeben werden, was bei steigendem Geschäftsaufkommen schnell unübersichtlich wird. Die manuelle Eingabe von Daten aus verschiedenen Quellen führt zu Zahlendrehern und falschen Einträgen, die später mühsam manuell korrigiert werden müssen.

Wenn das Unternehmen wächst, stößt Excel an seine Grenzen, denn große Datenmengen verlangsamen dann die Performance und machen die Bearbeitung träge. Ein Unternehmer, der zunächst nur wenige Transaktionen pro Monat verbucht, kann das leicht bewältigen, aber wenn später hunderte oder gar tausende Buchungen nötig werden, verliert Excel schnell an Übersichtlichkeit und Effizienz. Das gilt vor allem, wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf die Software zugreifen.

Umstellung auf E-Rechnung

Ab dem 1. Januar 2025 ist die Ausstellung von E-Rechnungen bei B2B-Geschäften in Deutschland Pflicht. Dafür reicht kein einfaches Excel-Formular aus. Die Rechnung muss stattdessen in einem Format erstellt werden, das der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entspricht. Dazu gehört das Format XRechnung.

Mit Excel oder Word ist die Erstellung einer XRechnung jedoch nicht möglich. Die Umstellung auf E-Rechnungen erfordert eine Software, die automatisch das richtige Format generiert und die gesetzlichen Vorgaben einhält. Als Workaround können Online-Generatoren verwendet werden, bei denen allerdings alle Daten manuell eingegeben werden müssen. Bei steigendem Rechnungsaufkommen ist das kaum zu bewältigen.

Excel ist eine Gefahr für die Datensicherheit

Da Excel keine robusten Schutzmechanismen umfasst, sind Datenmanipulationen möglich. Das muss nicht einmal in böser Absicht geschehen; Dateien können beispielsweise auch versehentlich gelöscht oder fehlerhaft verändert werden. Um das wieder rückgängig zu machen, fehlen die entsprechenden Protokollierungsfunktionen.

Ein weiteres Problem ist die Einhaltung der DSGVO. Excel-Dateien sind oft nicht ausreichend geschützt, doch wenn sensible Kundendaten in einer ungesicherten Excel-Datei gespeichert sind und diese in falsche Hände geraten, drohen hohe Bußgelder. Anders ausgedrückt: Excel wird den hohen Anforderungen an die Datensicherheit im Geschäftsalltag einfach nicht gerecht.

Fehlende Integration mit anderen Geschäftsanwendungen

Zu einem weiteren Problem wird im Laufe der Zeit die isolierte Datenverwaltung in Excel. Dadurch ist es jedes Mal erforderlich, verschiedene Daten manuell in andere Anwendungen zu übertragen, wenn sie dort zur Verfügung stehen müssen. Kundendaten aus einem CRM-System müssen beispielsweise händisch in Excel eingepflegt werden. Ebenso verhält es sich mit Daten aus einem E-Commerce-System, die für die Buchhaltung relevant sind. So entsteht ein ineffizientes System, das den Geschäftsablauf unnötig kompliziert macht und viel Arbeitszeit bindet.

Die Lösung: Umstieg auf einfache Buchhaltungssoftware

Unternehmer sollten die Buchhaltung im Unternehmen so schnell wie möglich auf professionelle Beine stellen. Im Idealfall starten Gründer nicht mit Excel, sondern nutzen von Anfang an eine spezialisierte Buchhaltungssoftware, denn diese gibt es bereits für unter zehn Euro pro Monat.

Eine solche Investition lohnt sich schnell, da sie den manuellen Aufwand deutlich reduziert. Im Vergleich zur Bearbeitung in Excel spart die Software nicht nur viel Arbeitszeit, sondern sorgt auch für eine professionelle und gesetzeskonforme Buchführung. Das gibt Gründern und Unternehmern die Sicherheit, dass ihre Finanzen in Ordnung sind, und erlaubt es ihnen, ruhiger zu schlafen.