Cryptshare-Add-in für Outlook 2016 verschlüsselt E-Mails und beliebig große Dateien
MIt der aktuellen Version der Verschlüsselungslösung richtet sich der Anbieter Befine Solutions unter anderem an Unternehmen und Behörden, die damit auch an externe Geschäftspartner chiffrierte Nachrichten senden können. Die Mails stehen dann auf dem firmeneigenen Webserver zum Download bereit.
Mit dem neuesten Update hat das Softwareunternehmen Befine Solutions seine Verschlüsselungslösung Cryptshare nun auch als Add-in nahtlos in Microsoft Outlook 2016 integriert. Das für Unternehmen, Behörden und Organisationen gedachte Tool erlaubt so den verschlüsselten Austausch von E-Mails und großen Dateien.
Eine Besonderheit von Cryptshare besteht darin, dass Unternehmen auch ihre externen Geschäftspartner – zum Beispiel Lieferanten oder Kunden – an der verschlüsselten Kommunikation teilnehmen lassen können. Hierzu brauchen die externen Kommunikationspartner laut Anbieter weder die Software zu installieren noch ein Benutzerkonto einzurichten und müssen auch keine Zertifikate austauschen. Die Voraussetzung ist, dass sie mit Unternehmen kommunizieren, die selbst über einen lizensierten Cryptshare-Server verfügen.
Die verschlüsselten E-Mails nehmen nach ihrem Versand nämlich nicht den Weg über die Server verschiedener E-Mail-Provider, sondern werden in Dateien konvertiert und für den Empfänger auf dem unternehmenseigenen Webserver verschlüsselt zum Download bereitgehalten. Der Empfänger wird über die bereitgestellte Nachricht lediglich informiert – und zwar wiederum per E-Mail.
Nach erfolgtem Download öffnet sich die Nachricht direkt im E-Mail-Programm. So wird laut Anbieter nicht nur die Zahl potenzieller Angriffspunkte auf die Nachricht minimiert, sondern es können auch beliebig große Dateianhänge bis zum Umfang mehrerer Gigabyte mitübertragen werden. Zudem werde die erfolgreiche Zustellung der Nachricht umgehend bestätigt und protokolliert. Eine zusätzliche Sicherheit biete ferner die Option, auch den Inhalt der Betreffzeile verschlüsselt zu übertragen. Dies reduziere das Risiko eines Social-Engineering-Angriffs und sei mit S/MIME und PGP bis dato so noch nicht möglich.
Auch Mitarbeiter sollen dem Anbieter zufolge von der Lösung profitieren, weil sie sämtliche Kommunikationsaktivitäten direkt über ihren vertrauten E-Mail-Client laufen lassen können, sodass keine Installation und Einarbeitung in neue Umgebungen erforderlich ist. Über eine Seitenleiste erhalten Anwender dann einen Überblick über die mit Cryptshare gesendeten und empfangenen E-Mails, Anhänge sowie die verwendeten Passwörter.
Unternehmen sollen mit dem über ein firmeneigenes System betreibbaren Cryptshare in zweierlei Hinsicht ihre Compliance-Vorgaben umsetzen: Laut Anbieter lassen damit zum einen gesetzliche Datenschutzanforderungen und zum anderen unternehmenseigene Richtlinien im Bereich der Inhaltsprüfung, etwa bei unerwünschten Inhalten oder Schadcode, realisieren. Für den Einsatz des Cryptshare-Add-ins für Outlook 2016 wird eine gültige Lizenz der Cryptshare-Serverlösung vorausgesetzt. Mit einer validen Enterprise-Lizenz ist das Tool für Firmen dann kostenfrei nutzbar.
Eine ähnlich gelagerte Lösung bietet auch der Schweizer E-Mail-Verschlüsselungsspezialist Totemo an. Er legt den Schwerpunkt aber mehr auf den verschlüsselten Versand großer Dateien als auf E-Mails. Seit Oktober 2015 ist das entsprechende Outlook-Add-in verfügbar, das sich ebenso vollständig in die Benutzeroberfläche des Mail-Clients integriert. Ein Vorteil der Erweiterung ist unter anderem, dass Mitarbeiter für den Versand großer Datenmengen nicht mehr auf Filesharing-Dienste ausweichen müssen, da sich selbst 100-GByte-Dateien versenden lassen. Neben dem Anhang kann aber auch der Mail-Text verschlüsselt werden.