Prezi: Präsentationen mit Coolness-Faktor

In der schnelllebigen Unternehmenswelt mit ihrem Drang zur ständigen Optimierung der Arbeitsprozesse und ihren schnellen Innovationszyklen spielen Präsentationen eine besondere Rolle. Denn immer, wenn es darum geht, etwas Neues vorzustellen, muss das erst einmal präsentiert werden. Kein Programm hat die “Kulturtechnik” Präsentieren in der Arbeitswelt so geprägt wie Microsofts Powerpoint. Dabei scheint sich in den vergangenen Jahren ein gewisser Überdruss an Powerpoint entwickelt zu haben.

Viele kritisieren die langweiligen Aufzählungen mit “Bullet Points” und die vermeintlich dröge Abfolge von chronologisch angeordneten Folien. Dabei bietet Microsofts Präsentationsprogramm sehr wohl eine ganze Reihe von Gestaltungsmöglichkeiten, das Folieneinerlei optisch aufzulockern und spannender zu gestalten. Nur sind viele dieser Gestaltungsmöglichkeiten entweder in den Menüs versteckt oder die Anwender nutzen sie zu wenig.

In diese Lücke stoßen nun eine Reihe von alternativen Programmen zu Powerpoint, die helfen sollen, optisch attraktive Präsentationen möglichst schnell und einfach zu erstellen. Am bekanntesten und erfolgreichsten ist Prezi, ein Cloud-basierendes Programm, das angeblich schon von 80 Prozent der Fortune-500-Unternehmen verwendet wird. Das gleichnamige Unternehmen wurde in Budapest gegründet und hat inzwischen einen weiteren Hauptsitz im kalifornischen Start-up-Paradies San Francisco.

Unterschiedliche Versionen von Prezi

Die Software Prezi ist in mehreren Lizenzen erhältlich. Kostenlos ist die Public-Lizenz, bei der allerdings die Präsentation öffentlich zugänglich auf der Webseite des Unternehmens abgespeichert sind. Die Enjoy-Lizenz ist im ersten Monat gratis und kostet dann 4,92 Dollar pro Monat. Anwender können ihre Präsentationen in einem geschützten Bereich ablegen.

Noch einen Schritt weiter geht die Pro-Lizenz für 13,25 Dollar pro Monat. Der Anwender arbeitet bei Bedarf offline, bekommt also auch eine Desktop-Version. Zudem gibt es weitere Unterschiede, etwa die Möglichkeit, eigene Firmen-Logos in die Präsentation einbauen zu können. Unternehmen, die Prezi für ihre Teams nutzen wollen, erhalten volumenbezogene Preise.

Prezi ist im Prinzip eine Cloud-Lösung, kann deshalb mit jedem internettauglichen Rechner, egal ob Desktop, Notebook oder Tablet genutzt werden. ITespresso hat die Version Prezi Pro getestet. Da diese Version auch offline läuft, lädt man zuerst die Software herunter und installiert sie auf dem PC oder Notebook. Nach dem Start muss man sich allerdings mit Mailadresse und Kennwort anmelden, das ist ungewöhnlich für eine Desktop-Software.

Das Kennwort wird auf dem Prezi-Server gecheckt, deshalb muss man auch bei der Desktop-Software immer online sein. Nachteilig ist das beispielsweise dann, wenn man auf Reisen eine Präsentation bearbeiten will und vielleicht gerade keine Onlineverbindung hat.

Erstellen einer Präsentation

Die Einarbeitung in Prezi fällt nicht schwer. Der Anwender wählt eine der zahlreichen Präsentations-Vorlagen (“Templates”) und kann loslegen. Schnell zeigt sich der entscheidende Unterschied zu Microsofts Powerpoint. In Powerpoint wird eine Folie geöffnet, mit Text- und Bildelementen gefüllt, dann die nächste Folie geöffnet, mit Texten und Bildern gefüllt und so weiter. In Prezi öffnet sich statt einer Folie ein große Arbeitsfläche, die “Leinwand”. Diese wird dann mit allen Text- und Bildelementen der Präsentation gefüllt. Die Elemente füllen dann nach und nach die ganze Grundfläche oder Leinwand aus.

Alle Elemente befinden sich innerhalb von Rahmen. Durch Anklicken eines Rahmens wandert der in den Vordergrund, durch Wegklicken wird er wieder klein. So kann man bei der Präsentation in einzelne Themen hineinzoomen und wieder herausgehen. Statt von einer Folie zur nächsten zu wandern, bewegt man sich in der Präsentation ganz frei und scheinbar spontan durch eine “Themen-Landschaft”, holt einzelne Aspekte näher heran, bespricht Details und zoomt dann wieder zurück.

Eine zeitliche Reihenfolge, in der die Rahmen im Laufe der Präsentationen auftauchen, gibt es natürlich schon, erkennbar an den kleinen Nummern neben den Rahmen. Außerdem sind diese auf der linken Seite in einer senkrechten Leiste aufgereiht. Sie sehen aus wie Powerpoint-Folien, sind aber Rahmen.

Wenn die Abfolge der einzelnen Elemente auch vorgegeben ist, muss man sich doch nicht daran halten. Während des Vortrags klickt und zoomt man sich durch die Themen, wie es gerade sinnvoll ist. Durch das Hinein- und Herauszomen in die einzelnen Themen entsteht der dynamische und bewegte Eindruck, der typisch für Prezi-Präsentationen ist. Die vielen Beispiel-Präsentationen auf der Prezi-Seite erinnern deshalb auch nicht an die klassischen Präsentationen der Powerpoint-Ära, sondern eher an die animierten Grafiken und Videoclips, die wir aus TV-Nachrichten kennen. Zudem lässt sich die Leinwand einfach mit gedrückter Maustaste hin- und herschieben.

Das Aufbauen einer Präsentation gelingt schnell und flüssig. Klickt man beispielsweise auf der Arbeitsfläche auf eine beliebige Stelle, dann öffnet sich ein Textelement und man kann sofort damit beginnen Schlagwörter oder Titel und Untertitel einzutippen und den Text zu formatieren. Auch das Verschieben des Textelements geht schnell und intuitiv.

Weitere Features und Optionen

Prezi bietet gestalterisch eine Menge Freiraum. Bilder, Grafiken und Symbole einfügen, die Größe und Position einzelner Elemente anpassen, eckige Rahmen durch runde ersetzen, oder Elemente mit Animationen versehen, all das geht nach kurzer Einarbeitungszeit leicht von der Hand.

Die Vorlagen lassen sich ebenso mühelos verändern. Diese erscheinen auf der rechten Seite, durch Mausklick auf ein Template wendet Prezi die entsprechende Vorlage inklusive Hintergrundbild, Farben und Schrifttypen ang. Über den “Template Wizard” lassen sich die Vorlagen weiter individuell anpassen.

Einige Optionen finden sich auch ganz klassisch auf der Menüleiste oben, etwa das Starten der Präsentation oder der Aufruf von Werkzeugen. Nach einem Klick auf die Schaltfläche “Einfügen” kann der Anwender Bilder, Videos, Objekte wie Pfeile oder Linien einfügen.

Wer jetzt meint, das könne Powerpoint doch auch alles, der hat recht. All die gestalterischen Möglichkeiten, das Einbauen von Grafiken, Videos oder Symbolen, die Arbeit mit Templates beherrscht Powerpoint genauso gut. So groß ist der Unterschied zu Powerpoint also gar nicht. Was in Powerpoint links die Abfolge der Folien ist, heißt in Prezi “Pfad” und sieht auch nicht anders aus.

Powerpoint importieren

Prezi will auch den Umstieg vom Microsoft-Programm erleichtern und bietet deshalb die Möglichkeit, Powerpoint-Präsentationen zu importieren. Dazu allerdings muss die Powerpoint-Datei erst auf den Webserver von Prezi hochgeladen und dort konvertiert werden. Diese Prozedur ist nicht gerade die ideale Lösung für Geschäftsleute, die beispielsweise interne Firmendaten in einer Präsentation verarbeiten. Innerhalb der Desktop-Software ist die Konvertierung leider nicht möglich. Auch der Import einer ganzen Powerpoint-Präsentation als Datei ist nicht möglich.

Ist die Konvertierung auf dem Server abgeschlossen, erscheinen die Powerpoint-Folien auf der rechten Seite. Der Nutzer kann entweder alle Folien oder einzelne Folien importieren. Jede Folie verwandelt sich dann in ein Rahmen-Element auf der Prezi-Leinwand. Für die Hilfefunktion greift Prezi auf englischsprachige Hilfetexte auf dem Server zurück. Auch dies ist für deutsche Anwender keine ideale Lösung.

Fazit: Interessante Alternative zu Powerpoint

Prezi ist zweifellos eine interessante und leistungsstarke Alternative zu Microsofts Powerpoint. Wer einen besonders dynamischen und spontanen Präsentationsstil pflegt, wird Prezi zu schätzen wissen. Bei den visuellen Gestaltungsmöglichkeiten ist Prezi zwar anders als Powerpoint, aber nicht unbedingt besser.

Die Bedienung geht leicht und intuitiv von der Hand. Störend ist allerdings, dass auch beim Start der Desktop-Version eine Onlineverbindung notwendig ist.

Weitere Präsentations-Programme finden Sie in dieser Marktübersicht von ITespresso.