Outlook-Plug-in prüft E-Mails auf Verständlichkeit
Wenn Mails irreführend oder fehlerhaft geschrieben sind, bedeutet das oft das Aus für den Auftrag. Dem zu schnellen, unbedachten Mailversand wird nun über das Plug-in “TextLab für Outlook” ein Riegel vorgeschoben. Die Software prüft auf zu lange Sätze, falsche Formulierungen, Füllwörter, Floskeln oder indirekte Sätze. Sie ist für Outlook 2007 und 2010 erhältlich und kann auch in verschiedene andere Mailprogramme integriert werden. Eine Version für Outlook 2013 ist geplant.
Unternehmen und Behörden sollen mit dem Programm von H&H Communications von der Last der schlechten Texte befreit werden. Der Bedarf an Qualitätskontrolle steige deutlich an, beobachtet H&H-Geschäftsführer Anikar M. Haseloff, und das Fehlen langer Abstimmungsprozesse beim schnellen elektronischen Briefverkehr lasse sich nun durch einfachen Knopfdruck zu großen Teilen wiedergutmachen.
Die Bedienung des Plug-ins bindet sich in die Outlook-Icon-Liste ein – einmal auf den Button gedrückt, analysiert das Programm den bisher eingetippten E-Mail-Text und erkennt etwa Passivsätze wie “Die fälligen Beiträge konnten nicht fristgerecht abgebucht werden” (statt die direktere und freundlichere Variante “Leider konnten wir Ihren Beitrag diesmal nicht abbuchen”). Auch zu lange Sätze, die eine Kundenansprache eher verhindern, werden erfasst.
Wer nicht weiß, wie er umformulieren soll, erhält zahlreiche konkrete Verbesserungsvorschläge, die das Plug-in über Auswahlfenster anzeigt. Für leere Phrasen wie “wie Sie sicherlich wissen” empfiehlt das Produkt, sie einfach zu löschen. Sprachvereinbarungen in Unternehmen lassen sich in die Prüfung einbinden.
Wer den TextLab-Server für 1200 Euro gekauft hat, bekommt das Plug-in für 200 Euro dazu; als Standalone-Plug-in für Outlook kostet es rund 500 Euro. Wer es über die Schnittstelle des Anbieters in andere Mailprogramme einbinden will, nutzt in der einfachsten Variante den Zugang zum Server des Herstellers über das Web (Preis auf Anfrage). Viele Unternehmen binden dies jedoch am liebsten über ihr eigenes Netz (und den Server für 1200 Euro) in die Unternehmens-IT ein, weiß Haseloff.