Was Microsoft SharePoint Foundation 2010 mittelständischen Unternehmen bringt

Mit der Produktfamilie SharePoint 2010 bietet Microsoft ein breites Spektrum an Möglichkeiten, um die Produktivität in Unternehmen zu steigern. Der Einsatz von SharePoint ist in unterschiedlichen Ausbaustufen denkbar. Der Funktionsumfang der kostenlos verfügbaren Edition “Microsoft SharePoint Foundation 2010” erfüllt bereits etliche Anforderungen mittelständischer Unternehmen.

Die fünf wichtigsten sind webbasierte Kollaboration, Dokumentenmanagement, Integration der Microsoft Office-Produkte, inhaltsbasierende Suche und die Integration von externen Informationssystemen. Sie werden nachfolgend etwas genauer unter die Lupe genommen.

Webbasierte Kollaboration

SharePoint Foundation unterstützt die webbasierte Kollaboration durch eine Reihe einsatzfertiger Websitevorlagen und Web 2.0-Features. Standardmäßig wartet SharePoint Foundation zwar nur mit einer Handvoll an Websitevorlagen auf, diese decken jedoch die wichtigsten Bereiche wie Unternehmens- beziehungsweise Projektwebsites oder zentrale Dokumentensites ab.

Generelle Struktur, Navigationsmöglichkeiten sowie Look & Feel einer Website lassen sich über eine Administrationsoberfläche bequem konfigurieren. Weitergehende Design-Anpassungen sind zum Beispiel mit dem ebenfalls kostenlos verfügbaren Microsoft SharePoint Designer möglich.

Zu den Kollaborationsfeatures von SharePoint Foundation gehören Kalender, Kontaktlisten, Ankündigungen, Blogs, Diskussionsforen, Umfragen und Wikis. Aufgaben- und Open-Issue-Listen sorgen innerhalb eines Teams oder Projekts für Transparenz. Zugriffsberechtigungen lassen sich unter SharePoint feingranular festlegen.

Dokumentenmanagement

SharePoint Foundation unterstützt das kontrollierte, gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten und forciert dabei die Einhaltung bestimmter qualitätssichernder Maßnahmen wie Reviews. Generell werden Dokumente unter SharePoint in sogenannten Dokumentenbibliotheken verwaltet. Einer Bibliothek können Vorlagen zugewiesen werden, die für das Erstellen neuer Dokumente verwendet werden.

Alternativ lassen sich auch Dokumente aus dem Dateisystem übernehmen. Neben den eigentlichen Dokumenten kann eine Dokumentenbibliothek Metainformationen wie Erstellungs- und Änderungsdatum, Benutzer oder Titel speichern. Zudem lassen sich Dokumente optional versionieren.

Außerdem ist es möglich, eine Dokumentenbibliothek mit einem oder mehreren Workflows zu verknüpfen, um beispielsweise den Freigabeprozess zu koordinieren. Mit dem SharePoint Designer lassen sich über einen grafischen Editor individuelle Workflows erstellen.

Integration der Microsoft Office-Produkte

Denkt ein Unternehmen über eine SharePoint-Einführung nach, sollte es zumindest Office 2007 einsetzen. Denn zum einen ist hier die Integration besser – beispielsweise ist das Veröffentlichen von Dokumenten in SharePoint vorgesehen -, zum anderen ähnelt die Bedienphilosophie von SharePoint sehr stark der neuerer Office-Versionen.

Optimal ist die Verwendung von Office 2010. Das ermöglicht beispielsweise das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten direkt Vorlagen aus SharePoint-Dokumentenbibliotheken zu verwenden.

Inhaltsbasierte Suche

SharePoint Foundation bietet auf Websiteebene eine inhaltsbasierte Suche an, die den Inhalt von Webseiten und Dokumenten erfasst. Bei der Suche können auch komplexere Suchanfragen mit und/oder-Verknüpfungen gestellt sowie zusätzlich Metainformationen berücksichtigt werden.

Verfeinerungen bei der Suche oder Suchmaschinen-ähnliche Features wie Indizierung und Eingrenzung auf bestimmte Dateitypen fehlen bei der Suche in SharePoint Foundation allerdings. Alternativ können Unternehmen jedoch die ebenfalls kostenlose Microsoft Search Server 2010 Express-Edition verwenden. Darüber lassen sich unter anderem auch PDF-Dokumente indizieren und werden Vorschläge für Suchbegriffe bei der Eingabe möglich.

Integration von externen Informationssystemen

Häufig verteilen sich die digitalen Informationen im Unternehmen auf unterschiedliche, teilweise sehr heterogene Systeme. Dennoch ist es wünschenswert, bestimmte Informationen an zentraler Stelle zur Verfügung zu stellen. Damit verbinden sich zwei Aufgaben: zum einen die Integration des externen Informationssystems auf Datenebene und zum anderen die Auswertung und geeignete Präsentation der Daten.

Ein externes Informationssystem auf Datenebene in SharePoint über die sogenannten Business Connectivity Services (BCS) einzubinden bietet den Vorteil, dass die externen Daten prinzipiell wie SharePoint-Inhalte behandelt werden. Generell ist die Einbindung externer Datenquellen unter SharePoint Foundation jedoch sehr eingeschränkt, sodass häufig entweder eine individuell erstellte Lösung oder aber eine SharePoint-Server-Umgebung erforderlich ist.

Erweiterte Features mit kommerziellen Editionen von SharePoint Server 2010

Haben Unternehmen höhere Anforderungen an verschiedene Funktionen, ist ein Upgrade auf die kommerziellen SharePoint Server 2010-Editionen Standard oder Enterprise möglich. Die zusätzlichen Features sollten aber zuvor immer auf ihre tatsächliche Relevanz für die aktuellen Geschäftsprozesse und Vorgaben im eigenen Unternehmen geprüft werden.

Enterprise Content Management

Über verwaltete Metadaten können Dokumente anhand einer unternehmensweit vordefinierten Menge an Kategorien und Schlagwörtern einheitlich charakterisiert und gesucht werden. Ergänzt wird dieser Bereich durch das sogenannte Records Management in der Enterprise-Edition, über das Änderungen an Daten nachverfolgt, Schnappschüsse des Datenbestands erstellt und Vorgaben für die Langzeitarchivierung gemacht werden können.

Enterprise Suche

Der in SharePoint integrierte Search Server ist darauf ausgelegt, extrem große Datenmengen zu indizieren. Ebenso ist die Suche in komplexeren Webanwendungen möglich. Der Benutzer wird zudem durch Features wie Suche vom Desktop aus, Autokorrektur, Vorschläge bei der Eingabe und Verfeinerung der Suchanfragen unterstützt. Die Bewertung der Relevanz der Suchergebnisse berücksichtigt unter anderem Kontext sowie Benutzerprofil.

Integration von externen Informationssystemen und Business Intelligence

Eine starke Einschränkung bei SharePoint Foundation ist, dass die Möglichkeit fehlt, externe Informationssystem unter einer anderen Benutzeridentität anzusprechen. Diese Lücke wird bei den SharePoint Server-Editionen geschlossen: Separate Benutzerdaten werden für den Zugriff auf das externe Informationssystem gespeichert und können auf Gruppen von SharePoint-Benutzern angewendet werden. Gerade bei einer größeren Zahl einzubindender Fremdsysteme ist dies sehr wichtig. Zudem werden in SharePoint eingebundene externe Informationssysteme bei der Suche berücksichtigt.

Die Enterprise-Edition bietet daneben zusätzliche Auswertungsmöglichkeiten: Mit den Excel Services etwa können Unternehmen über SharePoint auf automatisiert erstellte Excelberichte mit bestimmten aktuellen Unternehmenskennziffern zugreifen. Visio Services erlauben die Veröffentlichung von Diagrammen unter SharePoint. Und PerformancePoint Services schließlich bieten die Möglichkeit, Berichte über Business-Daten zu veröffentlichen, die von einem externen Microsoft PerformancePoint Server geliefert werden.

Fazit

Mit der kostenlosen SharePoint Foundation 2010 können mittelständische Unternehmen eine Reihe wichtiger, nutzbringender Aspekte wie Dokumentenmanagement und webbasierte Kollaboration abdecken. Die dafür erforderliche IT-Infrastruktur ist je nach Anspruch zunächst kaum mit zusätzlichen Investitionen verbunden. Bei erweiterten Anforderungen kommt später ein Upgrade auf die kommerziellen SharePoint-Server-Editionen infrage.

Um jedoch eine SharePoint-Einführung erfolgreich zu gestalten, sollten Unternehmen diese von Anfang an als strategisches, abteilungsübergreifendes Projekt verstehen und sie nicht bloß auf die technische Implementierung innerhalb der IT-Abteilung reduzieren. Der Analyse der Geschäftsprozesse, der Entwicklung einer einheitlichen Informationsarchitektur im Unternehmen und der benutzerfreundlichen Implementierung kommen in diesem Zusammenhang große Bedeutung zu.

Da es sich dabei häufig um sehr komplexe Aufgaben handelt, kann es durchaus sinnvoll sein, ein Beratungsunternehmen hinzuzuziehen. Denn eines steht auf jeden Fall fest: Bei richtiger Umsetzung bietet eine SharePoint-Einführung für mittelständische Unternehmen enorme Potenziale.

Der Autor
Dr. Sönke Frantz ist Senior IT-Consultant bei evodion Information Technologies. Das Unternehmen mit Sitz in Hamburg wurde in seiner jetzigen Form 2003 gegründet und beschäftigt derzeit rund 45 Mitarbeiter. Es ging aus der Gauss Interprise AG hervor udn hat daher eine lange Historie und viel Erfahrung bei Web-Content-Management-Systemen und der Verwaltung von Inhalten und Dokumenten in Firmen.