Was kostet IT?

IT-Technik muss sich rechnen

Welche IT Systeme brauchen die Firmen, wie sollten sie genutzt werden, wie viel sollte für sie ausgegeben werden und wer soll die Rechnung bezahlen? Dies sind wichtige, aber sehr komplizierte Fragen – weil sich die Antworten im Lauf der Zeit ändern.

Bei vielen Firmen gelangt man umso schwerer zu einer Antwort, als die traurige Wahrheit ist, dass deren Bedarf entweder nicht sicher oder durchgehend messbar ist. Die Folge ist, dass es ein großes Rätselraten gibt, ob die Investitionen im IT-Bereich nun ihren Zweck erfüllen und wie viel an Wert sie bringen, wenn dem so ist.

Ein Teil dieser Unsicherheit liegt an einem Informationsmangel über das, was die einzelnen Abteilungen mit den IT-Ressourcen, die sie nutzen, wirklich tun. Allerdings sollte auch berücksichtigt werden, dass die Abteilungen hier eventuell selbst im Dunklen tappen. Eine Möglichkeit, diese Situation zu verbessern und den Managern bessere Informationen zu verschaffen, ist die Einführung einer Chargeback-Strategie.

Aufwandsabrechnung hilft Managern beim Verständnis

IT-Technik muss sich rechnen

In vielen Fällen dienen die Aktivitäten des IT Teams dem Unternehmen als Ganzes, aber in einigen Fällen sind die Kosten mit speziellen Abteilungen verknüpft und sollten in diesem Zusammenhang analysiert werden. Es ist vielleicht nicht möglich, den Kapitalaufwand während der Einführungsphase von IT-Projekten ganz exakt bestimmten Abteilungen zuzuordnen, aber es ist sowohl machbar als auch notwendig, den einzelnen Abteilungen die Kosten während des laufenden Betriebs aufzurechen.

Sind die Betriebskosten erst einmal zugeordnet, kann auch der Kapitalaufwand auf der Basis der Kennzahlen für die allgemeine Nutzung aufgeschlüsselt werden. Dies ist nicht der einzige Weg für die Zuordnung von Investitionskosten, häufig aber der einfachste – und er hat eine breite Akzeptanz gefunden. Die Zuordnung der Kosten nach der Nutzung ist langfristig die beste Methode, denn nur durch die Messung der wahren Nutzung können die Manager verstehen, wie ihre IT Systeme verwendet werden.

Jedoch sollte der Chargeback-Prozess nicht einfach als ein Instrument für die Buchhaltung gesehen werden. Die Informationen, welche das Chargeback-System liefert, können in wesentlich größerem Rahmen dazu verwendet werden, das Management zu verbessern.

Nutzer müssen den Aufwand rechtfertigen

IT-Technik muss sich rechnen

Wenn wir beginnen, den Abteilungen die Nutzung von IT Ressourcen in Rechnung zu stellen, so verlagert sich ein Großteil der Verantwortung für die Rechtfertigung dieser Ausgaben von der IT Abteilung auf die Endnutzer und deren Manager.

Wenn diese Leute die Ausgaben rechtfertigen müssen, sind sie eher geneigt, genau zu spezifizieren, was die Technologie für sie tun soll und wie viel sie bereit sind, dafür zu bezahlen. In diesem Sinne werden sie bessere Partner für die IT Teams, die den Anforderungen gerecht werden müssen – und auch die Ziele werden klarer.

Einige IT Profis glauben, dass die Chargeback Prozesse nur noch mehr Bürokratie anhäufen, aber dies ist eine kurzsichtige Betrachtungsweise. Ohne die Chargeback Systeme wird die IT Abteilung viel eher als nur ein Kostenzentrum betrachtet, und die Manager neigen mit größerer Wahrscheinlichkeit dazu, in Unkenntnis über den Wert, den sie schafft, zu bleiben.

Außerdem – ohne Chargeback Systeme könnten sich langfristig echte Probleme auftun, insbesondere, da die Unternehmen immer mehr miteinander verwoben werden. Man könnte die IT Abteilungen ohne jegliche Gebührenerfassungs-Modelle lassen oder ihnen nur veraltete geben, da immer mehr Prozesse von zwischenbetrieblichen Strukturen abhängen. Wenn dies geschieht, wird die Wettbewerbsfähigkeit darunter zu leiden haben.

Diskussion!

IT-Technik muss sich rechnen

Was ist die IT wert? Gehört sie zu “Gemeinkosten” oder soll sie den Abteilungen berechnet werden? Würde eine Rückbelastung mehr Bürokratie schaffen oder bringt sie die Wettbewerbsfähigkeit voran?

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