Software für bessere Briefe
»In Briefen verschenken Unternehmen viel Potenzial, ihre Kunden höflich und verständlich anzusprechen“, ist Anikar M. Haseloff, Geschäftsführer der H&H Communication Lab GmbH überzeugt. »Oft wimmelt es darin von veralteten Formulierungen wie ‘hochachtungsvoll’ oder, ‘als gegenstandslos betrachten’.« Gerade größere Unternehmen haben seiner Erfahrung nach oft Probleme, ihre Korrespondenz einheitlich zu modernisieren. Das liege einerseits daran, dass dort oft viele unterschiedliche Redakteure tätig sind, andererseits liege es schlicht und einfach an der Menge, wenn Tausende von Briefen oder Bausteinen analysiert werden sollen.
Der Brief-Automat ist Teil der Software TextLab, die die Ulmer im vergangenen Jahr auf den Markt gebracht haben. TextLab untersucht die Verständlichkeit, die Terminologie und den Stil von Texten. Der Brief-Automat in TextLab prüft gezielt Briefe. Er macht dann Verbesserungsvorschläge für zu lange Sätze, Sätze im Passiv, veraltete Floskeln, Phrasen, Fachbegriffe und überflüssige Füllwörter. Auf Knopfdruck können Unternehmen damit herausfinden, woran es bei ihrer Korrespondenz hakt, und wie sie sich schnell und einfach verbessern – denn der Brief-Automat liefert auch detaillierte Verbesserungsvorschläge.
Zusätzlich können Unternehmen beispielsweise in Form von Glossaren eigene Sprachregeln und Formulierungen hinterlegen. Mit deren Hilfe prüft der Brief-Automat dann, ob die Regeln der Unternehmenskommunikation eingehalten werden. Bei Bedarf können Unternehmen auch erweiterte Funktionalitäten des Brief-Automaten nutzen, etwa Prüf-Parameter wie Konjunktive (beispielsweise »ich würde mich freuen Sie begrüßen zu dürfen«) oder unnötige Dopplungen (beispielsweise »Geldbetrag« oder »Rückantwort«) oder sperrige Infinitiv-Konstruktionen (beispielsweise »der Betrag ist bis zum 23.12. zu bezahlen«).
»Der Brief-Automat trägt zu einer langfristigen Qualitätssicherung der Kommunikation und zu einer verbesserten Kundenbindung bei. Und mit dem Brief-Automaten können deutlich Kosten eingespart werden,« sagt Oliver Haug, zweiter Geschäftsführer der H&H Communication Lab GmbH. »Denn Kunden, die Briefe verstehen und sich angesprochen fühlen, rufen viel seltener bei den Unternehmen an und stellen weniger Fragen. Dies entlastet die Mitarbeiter erheblich“.
Eine Lizenz des Brief-Automaten kostet 1200 Euro. Darin ist eine Erstanpassung an die eigene Sprache enthalten. Wird die Software im Intranet gehostet, fallen pro Jahr zusätzlich 150 Euro Wartungsgebühren an. Für Behörden und Verwaltungseinrichtungen bietet der Anbieter Sonderkonditionen an. Erste Kunden sind die Stadt Wiesbaden und das Innenministerium Baden-Württemberg. Für Firmen, die wenig Briefe verschicken, ist auch eine Abrechnung auf Basis von Entwürfen möglich. Dann kostet jede Zeile 30 Cent. Weitere individuelle Konditionen können beim Anbieter erfragt werden.