Alfresco Team im Test

Kollaborationslösungen waren früher einmal nur für Unternehmen mit großen IT-Netzwerken auf PC-Basis ein Thema. Es galt dabei, das Arbeitsergebnis von hunderten oder tausenden von schreibtischgebundenen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen überall im Unternehmen miteinander zu verknüpfen. Im Enterprise-Bereich sind derartige Lösungen von unschätzbarem Wert, aber am dringendsten werden solche Tools in kleinen und mittleren Unternehmen benötigt.

Die Herausforderung besteht darin, festzulegen, was für einen Leistungsumfang man anbietet. Manche Firmen nutzen gerne Cloud-basierte Dienstleistungen, während andere lieber alles im eigenen Server-Raum behalten. Der Kostenfaktor spielt natürlich immer eine Rolle, außerdem liefern herkömmliche Firmenlizenz-Modelle nicht unbedingt die gewünschte Flexibilität bei der vertraglichen Gestaltung. Was die Sache noch zusätzlich interessant macht: Egal wie klein das Unternehmen ist, der Zugriff über Mobilgeräte nimmt an Bedeutung zu.

Angepasste Enterprise-Architektur

Mit Alfresco Team versucht Alfresco Software, kleine und mittelständische Unternehmen als Kunden zu gewinnen. Alfresco Team basiert auf der Alfresco-Enterprise-Architektur, die von beinahe 2000 Unternehmen genutzt wird, darunter die US-Baumarktkette Home Depot, Michelin und die Einrichtungen des britischen Gesundheitsdienstes NHS. Diese Lösung kann sowohl in einer herkömmlichen, standortbasierten Umgebung unter Linux oder Windows genutzt werden als auch in einer Instanz von Amazon Elastic Compute Cloud (EC2).

Die Preisgestaltung für Alfresco Team soll neue Kunden an Land ziehen, wobei die »ewig kostenlose« Lizenz für fünf Nutzer bzw. 500 Dokumente offensichtlich zum Testen einladen soll. Dahinter steckt natürlich der Gedanke, dass Kunden die Software so sehr zu schätzen lernen, dass sie bereit sind, für Lizenzen Geld hinzulegen. Der Einstiegspreis liegt bei 1990 US-Dollar pro Jahr für 10 Nutzer, wobei technischer Support während der üblichen Bürozeiten im Preis inbegriffen ist; wer Nägel mit Köpfen machen will, kann mittels eines Upgrades auf Alfresco Enterprise umsteigen.

Als ich vor fast zwei Jahren Alfresco Enterprise genauer unter die Lupe nahm, fielen mir besonders die einfach gestalteten Site Tools auf, und dieses Merkmal findet sich auch bei Alfresco Team wieder. Die gruppen- und team-basierten Zugriffsregelungen ermöglichen sicheren Zugang zu den Inhalten, die die Nutzer auf Änderungen oder Updates hin überwachen lassen können. Team-Sites können um Blogs, Foren oder Wikis herum aufgebaut werden, oder so einfach gestaltet sein wie ein Kalender oder eine Datenliste.

Nutzer und Inhalt

Ein weiteres wichtiges Feature, das Alfresco Team von seinen Vorgängern geerbt hat, ist die einfach zu verwaltende Kontrolle über die Zugriffsrechte. Die Alfresco-Hierarchie beginnt bei der Stufe »Other Users«, auf der normalerweise kein Zugriff auf ein Dokument möglich ist. Danach werden die Rechte in den vordefinierten Rollen namens Consumer, Contributor und Collaborator immer mehr ausgeweitet; Site Manager besitzen immer volle Zugriffsrechte.

Die Benutzerverwaltung ist eine relativ unkompliziert gestaltete Funktion bei Alfresco Team; es gibt dabei die Möglichkeit, externe Nutzer zur Mitarbeit im Team einzuladen. Diesen externen Nutzern können Zugriffsrechte bis hinauf zur Manager-Stufe zugewiesen werden, und es reichen wenige Klicks, um eine Einladung zu einer Alfresco-Instanz per E-Mail zu versenden.

Content Management ist eines der mächtigsten Tools in der Alfresco-Suite, außerdem bietet Alfresco Team eine umfangreiche Dokumenten-Bibliothek, deren Skalierbarkeit nur vom eigenen Budget begrenzt ist. Die Dokumenten-Management-Tools sind ebenfalls einfach zu handhaben, und in Anlehnung an soziale Netzwerke können Nutzer »Likes« an besonders nützliche Inhalte vergeben.

Für meinem Test habe ich eine gehostete Instanz von Alfresco Team benutzt, auf die ich mit Safari 5.1.2 für Mac OS X zugriff; es reichen einige wenige Tastatureingaben, um den Prozess zum Aufsetzen einer Site zu starten. Die Dashboards auf jeder Stufe von Alfresco Team bieten dem Nutzer einen Überblick über alles, was in einer Site vor sich geht, darunter einer Liste der kürzlich hinzugefügten Dokumente, die üblichen, per Kalendar oder Aufgabenplan zusammengestellten Listen sowie andere Dashlets, über die RSS-Feeds, Dokumenten- und Meeting-Workspaces oder das Nutzerprofil hinzugefügt werden können.

Man kann die Alfresco Dokumenten-Bibliothek per Drag-and-Drop mit einer frei wählbaren Auswahl von Objekten bestücken, aber es gibt dabei einige Einschränkungen. Obwohl das erstmalige Hochladen der Daten (Initial Seed) der unangenehmste Teil des Aufsetzens ist bei jeder Content-Management-Software, gestalten die Bulk-Upload-Tools von Alfresco Team den Vorgang etwas einfacher, sie sind allerdings noch verbesserungswürdig. Ich würde es vorziehen, komplette Verzeichnisse per Bulk hochladen zu können, anstatt jedes einzeln; die Upload-Routine bricht beim Hochladen des Verzeichnisses ab, das anscheinend von der Software wie ein normales Dokument behandelt wird.

Mobile Zusammenarbeit

Durch die mobile Revolution der letzten Jahre hat sich der Funktionsumfang der Kollaborationslösungen auch auf Smartphones und Tablets ausgeweitet, wodurch Nutzer mehr als je zuvor Zugriff auf ihre Daten auf einer größeren Vielfalt von Plattformen erhalten. Aufgrund der Tatsache, dass die Hardware leistungsfähiger geworden ist, werden mobile Endgeräte nun endlich den Erwartungen und Anforderungen von Nutzern gerecht. Alfresco hat davon Gebrauch gemacht mit Tools für Geräte auf iOS-Basis, wie zum Beispiel das iPad und das iPhone. Diese Tools stehen kostenlos in Apples iTunes App Store zum Download zur Verfügung.

Alfresco Mobile ermöglicht es Anwendern, auf Mobilgeräten Audio- und Videodaten aufzuzeichnen oder Bilder zu machen und sie in den Data Store hochzuladen, zusammen mit Tags, die spontan eingegeben werden können oder aus den Vorgaben des Site-Adminstrators der Alfresco-Instanz ausgewählt werden. Das Bearbeiten von Dokumenten ist ebenfalls möglich mithilfe von mobilen Anwendungen wie der iWork-Suite von Apple, DocsToGo oder QuickOffice.

Fazit

Alles in allem ist Alfresco Team eine ansprechende Sammlung von Kollaborations-Tools, die schnell für eine kleine Arbeitsgruppe oder ein Pilotprojekt eingerichtet sind, aber bei Bedarf auch leicht steigenden Anforderungen angepasst werden kann. Sie arbeitet ausgezeichnet mit den Alfresco Mobile Tools für iOS zusammen, die schon für sich genommen Unternehmen gänzlich neue Möglichkeiten aufzeigen, Bild- und Tonmaterial aufzuzeichnen und zu nutzen. Indem die Firma Alfresco Team an sehr kleine Unternehmen und Arbeitsgruppen praktisch verschenkt, pflanzt sie ihre Saat; der Boden dafür dürfte jedoch fruchtbar sein.

(Quelle: eWEEK USA 2012. Ziff Davis Enterprise Inc.)