Unified CommunicationsReport: Zukunftstrends von VoIP

Grundlagen von UC

Unified Communications (UC) will Technik unter einen Hut bringen, die heute noch Geschäftsprozesse trennt. Telefon, E-Mail oder Video – dank IP-basierter Technik fasst UC alle Arten der Kommunikation zusammen und macht Schluss mit dem Inseldasein von Instant Messaging und E-Mail. Wenn UC erst einmal Wirklichkeit ist, dann sind Mitarbeiter auf jede nur mögliche Art erreichbar – egal, ob im Büro, auf Reisen oder im Home Office.

Sie können je nach Situation das gerade passende und kostengünstigste Medium wählen, ohne sich Gedanken über die Technik machen zu müssen. Insbesondere Firmen mit mehreren Standorten oder Unternehmen, die intensiv mit externen Partnern zusammen arbeiten, könnten von Unified Communications profitieren.

Unified Communications umfasst folgende Komponenten:
– Telefonie
– E-Mail
– Instant Messaging (Chat)
– Videokonferenzen
– Kollaborationstools
– An- und Abwesenheitsinformationen

 
Ahnengalerie: Binnen 30 Jahren hat sich die Kommunikationstechnik radikal weiter entwickelt – und mit ihr unsere Gewohnheiten und Möglichkeiten. (Bild: Microsoft)

Netzwerkausrüster Cisco liefert ein einfaches Beispiel für die mit Unified Communications erzielbare Effizienzsteigerung: Im Jahr 2006 benötigte Cisco 45 Tage, um eine kleinere Firma zu übernehmen. Sämtliche Kommunikation mit Bankern, Anlegern und Juristen fand in Konferenzräumen vor Ort oder bestenfalls per E-Mail statt.

Knapp 18 Monate später ging ein ähnlicher Prozess in nur acht Tagen über die Bühne. Dank UC entfielen die zuvor notwendigen Reisen und alle Besprechungen wurden virtuell abgewickelt – Videokonferenzen und Online-Kollaborationstools machten es möglich.

Sprache trifft Bild – Basis ist stets IP
Cisco gehört auch zu den Firmen, die ihren Kunden die nächste Generation der Videokonferenzlösungen anbieten. Die so genannten Telepresence-Systeme wollen den Eindruck erzeugen, dass alle Konferenzteilnehmer im selben Raum am selben Tisch sitzen.

Anbieter wie Cisco, HP, Tandberg oder Polycom geben ein großes Versprechen ab: Binnen kürzester Zeit sollen die Teilnehmer vergessen, dass sie mit einer Batterie aus 65 Zoll großen Flachbildschirmen oder einer Projektionsfläche sprechen, statt mit einem menschlichen Gegenüber.

Perfekte Illusion: Moderne Videokonferenzsysteme erwecken den Eindruck, als säßen alle Teilnehmer am selben Tisch – trotz vieler tausend Kilometer Distanz zwischen den Sprechern. (Bild: Cisco)

Die Illusion wird mit einem massiven Technikeinsatz erzeugt, den sich die Anbieter mit bis zu 350 000 Euro pro Installation bezahlen lassen. Diese Summe wird jedoch nicht ausreichen, um die nächste Generation der Konferenzsysteme zu bezahlen: Hologramm-basierte Konferenzen kündigen sich bereits an. Cisco hat einen Prototyp bereits mehrfach öffentlich demonstriert .

Selbst die Videokonferenz von Übermorgen basiert auf der gleichen technischen Grundlage wie das heute bekannte VoIP, nämlich dem Internet Protocol (IP). Ohne IP ist VoIP ebenso wenig möglich wie Telepresence oder Unified Communications. Damit UC Realität wird, muss neben der IP-Basis noch eine intelligente Komponente im Netzwerk installiert werden, die die Dienste steuert.

Microsofts Communications Server als zentrale Komponente

So bietet beispielsweise Microsoft mit dem Office Communication Server 2007 R2 eine solche zentrale Komponente. Idealerweise basiert das Herzstück des UC-Konzeptes auf offenen Standards und Schnittstellen, so dass im Lauf der Zeit neue Komponenten angeflanscht werden können. Der Office Communications Server lässt sich in bestehende Telefon- und IP-basierte Telefonanlagen integrieren, so dass Unternehmen ohne hohe Innovationskosten den Übergang zur neuen (IP)Plattform schrittweise gehen können.

Microsofts Ziel ist, dass Firmen ihre TK-Plattform künftig komplett mit den Unified-Communications-Lösungen der Redmonder ersetzen können, da Sprache eine eigene Anwendung wie Instant Messaging und E-Mail wird.

Berlecon-Studie zu UC

Wie die Berliner Unternehmensberater von Berlecon in ihrer im März 2008 veröffentlichten Studie belegen, spricht laut 75 Prozent der Befragten (IT-Verantwortliche aus 150 Unternehmen) die oben skizzierte Effizienzsteigerung für die Einführung von Unified Communications. Die Befragten erwarten vor allem einen Gewinn durch die bessere Erreichbarkeit der Mitarbeiter, die entweder beim Kunden oder vom Heimarbeitsplatz aus arbeiten.

Schlägt Brücken: Unified-Communication-Software zeigt auch auf einem Mobiltelefon an, ob und wie potentielle Gesprächspartner gerade zu erreichen sind. (Bild: Cisco)

In 24 Prozent der Unternehmen ist bereits eine UC-Infrastruktur zu finden. Mangels einer klaren Definition von Unified Communications zählen hier wohl auch Installationen von firmenweiten Instant-Messaging-Lösungen mit dazu. Insgesamt 35 Prozent aller befragten Firmen wollen in naher Zukunft gezielt in UC-Lösungen investieren.

Geringe Verbreitung von VoIP
Hinderlich auf dem Weg zur neuen UC-Welt könnte die geringe Verbreitung von VoIP sein: Nur ein Drittel aller Firmen verschickt bereits Sprache über IP, und lediglich knapp 20 Prozent der IT-Verantwortlichen haben eine IP-basierende Telefonanlage auf ihrem Einkaufszettel. Ohne VoIP-Infrastruktur lässt sich eine UC-Installation aber nicht umsetzen, so dass der Wunsch nach mehr Effizienz gegen die Wirklichkeit in Form mangelnder VoIP-Komponenten prallt.

Mit in ein umfassendes UC-Konzept gehört auch das das beliebte Thema mobile E-Mail. Zwar verwenden der Berlecon-Studie zufolge fast 60 Prozent aller Unternehmen einen mobilen E-Mail-Dienst – Blackberry und Co lassen grüßen. Kaum einer der Befragten dürfte den Mobile-Mail-Server aber bereits mit dem UC-System verknüpft haben, um so beispielsweise Präsenzinformationen zu ermitteln und zu nutzen.

Neue Chancen, neue Hürden
Vor Einführung einer UC-Lösung sollten sich IT-Verantwortliche darüber bewusst sein, dass die neue Kommunikationswelt im Vergleich zu herkömmlichen Telefonanlagen und Stand-alone-E-Mail-Servern erheblich mehr Installations- und Administrationsaufwand mit sich bringt. Unified-Communications-Systeme sind eine Kombination aus reinrassigen IT-Produkten – mit allen Vor- und Nachteilen.

Unterm Strich dürfte sich der Aufwand aber für viele Unternehmen rechnen, da Firmenmitarbeiter dank UC erheblich effizienter zusammenarbeiten können. Unified Communication gehört zu den aktuellen Entwicklungen, die vom Unternehmen ausgehen, dezidiert geschäftliche Prozesse im Fokus haben– und dann die passende IT- beziehungsweise Kommunikationswelt für die jeweiligen Erfordernisse entwerfen.
(Uli Ries/mt)

Weblinks
Cisco Unified Communications
Microsoft Office Communication Server
Berlecon Unternehmensberater

Telepresence
Cisco
HP
Tandberg
Polycom