Vorteile der IP-Telefonie
Kommunikation ohne Grenzen: VoIP
Vorteile von VoIP
Telefonate sind längst digital und paketbasiert: Voice-over-IP transportiert zwar Sprache wie eh und je, nutzt dazu aber das flexible Internet-Protokoll. Die hierdurch entstehenden Möglichkeiten sind gigantisch, Unternehmen versprechen sich durch die Verknüpfung der ehemals getrennten Welten Telefonie und IP riesige Effizienzgewinne – die letztendlich die Kosten sinken lassen sollen.
Eine im Auftrag von Siemens Communications umgesetzte Studie belegt: Jeder Mitarbeiter vertrödelt pro Woche über fünf Stunden durch das Warten auf Informationen. Das summiert sich jährlich zu Kosten von 6000 Euro pro Mitarbeiter.
Telefon und E-Mail koppeln
Voice-over-IP (VoIP) könnte Schluss machen mit der Warterei, verspricht die Technik doch immense funktionale Neuerungen: Werden Telefonanlage und E-Mail-Server gekoppelt, wählen die Anwender aus dem Microsoft-Outlook- oder Lotus-Notes-Adressbuch, holen ihre Sprachnachrichten als Soundfile aus dem Posteingang oder lassen sich E-Mails und Termine übers Telefon vorlesen.
Kommt auch das Customer Relationship Management-System (CRM) mit in den Verbund, erscheinen sämtliche Kundendaten des Anrufers automatisch auf dem PC-Display des Mitarbeiters.
Bekannte Funktion, modernes Inneres: VoIP-Telefone wie das Snom 820 unterscheiden sich außerlich nicht von herkömmlichen Geräten, bietet aber dank IP-Technik gänzlich neue Möglichkeiten. (Bild: Snom)
Ist der Angerufene nicht erreichbar, weil er beispielsweise per Instant-Messaging kommuniziert, leitet die intelligente VoIP-Anlage das Gespräch an einen Kollegen weiter. Erlöst werden auch die Anrufer, die bei ihren Kontaktversuchen oft vergeblich verschiedenste Nummern durchprobieren mussten: Teil der Anwender dem VoIP-Server seine derzeitige Erreichbarkeit mit, bekommen Anrufer, Chat- und E-Mail-Partner mitgeteilt, ob und wie der Gesuchte zu kontaktieren ist.
Ideal für mobile Mitarbeiter
Dieses One-Number-Konzept kommt insbesondere der stetig wachsenden Zahl der mobilen Mitarbeiter entgegen. Denn ist der Mitarbeiter stets unter der gleichen Nummer erreichbar, muss er sich keine Gedanken über Rufumleitungen, verpasste Anrufe oder vorher auf zu zeichnende Nachrichten machen, die den Kollegen und Kunden mitteilen, wie er momentan zu erreichen ist.
Warum Unternehmen skeptisch sind
All diese Szenarien sind längst Realität, wie bereits umgesetzte VoIP-Projekte beweisen . Dabei sind es nicht immer riesige Unternehmen oder solche mit eigenen Call-Centern, die durch die Koppelung der Sprach- und IT-Welt große Effizienzsteigerungen erfahren. Auch Mittelständler profitieren immens von einer modernen Telefonanlage .
Noch zögern die IT-Verantwortlichen hierzulande aber, VoIP im großen Stil einzuführen. Dies belegt die von der Berliner Unternehmensberatung Berlecon im März 2008 veröffentlichte Studie zum Thema Unified Communications, die sich auch explizit mit VoIP befasste.
Kommunikation 2.0: Dank VoIP und anderen Techniken, wachsen alle Kommunikationsarten zusammen – und der PC rückt in den Mittelpunkt.(Bild: Cisco)
Berlecon befragte 150 Chief Information Officers (CIOs), die Firmen ab einhundert Mitarbeitern repräsentieren. Die CIOs gaben unter anderem Auskunft über die Verbreitung IP-basierter Kommunikationstechniken, ihr Interesse an Investitionen in diesem Bereich und die Gründe, die einer möglichen Einführung dieser Produkte entgegenstehen.
Nur 20 Prozent setzen auf IP-Telefonie
Ein interessantes Ergebnis der Studie erklärt die geringe Zahl der VoIP-Installationen in Deutschland: Lediglich ein Drittel aller Firmen verschickt bisher auch Sprache über IP, und nur knapp 20 Prozent der IT-Verantwortlichen planen die Anschaffung einer IP-basierenden Telefonanlage. 15 Prozent wollen Sprache und Daten über eine einheitliche Netzwerkinfrastruktur im Unternehmen transportieren. Das ist unabdingbar, sollen die bisher getrennten Sprach- und Dateninfrastrukturen zusammenwachsen.
Doch nachdem die vorhandenen Grundlagen schwach ausgebaut sind, stehen einer VoIP-Einführung hohe Anlaufkosten gegenüber. Demzufolge sehen auch über 60 Prozent der befragten CIOs die Anfangsausgaben als große Herausforderung.
Dabei ist VoIP unabdingbar, will ein Unternehmen seine Kommunikationsinfrastruktur zukunftssicher ausbauen. Denn die Internet-Telefonie ist die wichtigste Neuerung auf dem Weg zu Unified Communications – schließlich ist das Telefon, neben der ohnehin IP-basierten E-Mail, weiterhin das wichtigste Kommunikationsmittel im Firmenumfeld. Unified Communications (UC) bezeichnet das große Konzept, das Sprach- und Datennetze, E-Mail und Videokonferenzen, unterschiedlichste Endgeräte wie Notebooks, PCs oder Mobiltelefone und IT-Anwendungen vereinen will.
Einheitliche Benutzerüberfläche
Die digitalen Insellösungen E-Mail und Instant Messaging verschmelzen so zur einheitlichen, leicht zu verwaltenden Kommunikationswelt. Am Ende sollen alle Kommunikationskanäle unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche zusammengeführt werden.
Ein zukunftssicheres VoIP-Kommunikationssystem ist die wichtigste Grundlage für UC. Pfiffige Endgeräte wie WLAN-Telefone oder Soft-Phones ermöglichen ganz neue Einsatzgebiete, was besonders der zunehmenden Mobilität der Mitarbeiter gerecht wird: Das Büro soll automatisch dort sein, wo der Mitarbeiter das Gespräch entgegennimmt. Heimarbeitsplätze sind dank Soft Phone im Handumdrehen eingerichtet, ohne dass der Anrufer wissen muss, wo sich der Gesprächspartner aufhält.
Viele Produkte, wenig Übersicht
Die Anzahl der Kombinationsmöglichkeiten aus Produkten und Techniken ist bei VoIP und UC gewaltig. Zumal erstmals klassische Kommunikationsunternehmen wie Siemens oder Avaya mit IT-Lieferanten wie Cisco oder Microsoft um die Gunst der Kunden buhlen und jede Firma Produkte und Einsatzzwecke anders definiert und beschreibt.
Auch Siemens tummelt sich inzwischen im IT-Umfeld und bietet einen softwarebasierten UC-Server an, der unabhängig von einer Siemens-Hicom-Telefonanlage arbeitet. Die Folge des Überangebots: Vielen UC-interessierte Unternehmen fehlt der Überblick und sie ahnen nicht, welche Einsparungen sie mit dem Einsatz der passenden Techniken erzielen könnten.
Schwierigkeiten beim Praxiseinsatz
Es gibt jedoch nach wie vor Schwierigkeiten bei Praxiseinsatz von VoIP. Im Gegensatz zu E-Mail- oder Videokonferenzlösungen, die vergleichsweise leicht zu beschaffen und zu installieren sind, geht dies bei VoIP noch nicht ganz so glatt.
Zwar setzen so gut wie alle Produkte auf die Standards SIP (Session Initiation Protocol) oder H.323. Doch das heißt noch lange nicht, dass die VoIP-Komponenten auch so reibungslos zusammenspielen, wie es beispielsweise bei WLAN-Komponenten verschiedener Hersteller der Fall ist. So gibt es nach wie vor Ärger, wenn VoIP-Anlage (IP-PBX) und Telefone nicht aus einer Hand stammen oder nicht füreinander zertifiziert sind.
Ein VoIP-Gateway von AVM (Bild: AVM)
Daher kommen größere Unternehmen nicht an homogenen Lösungen vorbei. Hier liefert ein Hersteller aufeinander abgestimmte Komponenten, so dass das neue VoIP-System vom ersten Tag an den Funktionsumfang der herkömmlichen Telefonanlage erreicht oder sogar übertrifft. Außerdem prüft der Lieferant vor der Installation im Vorfeld, ob das vorhandene Netzwerk geeignet ist und k
ann notwendige Modifikationen gegebenenfalls gleich mit erledigen.
TK und IT Hand in Hand
Die durch VoIP ermöglichte Unified Communications sind fraglos faszinierend und alle Mitarbeiter werden die neuen Möglichkeiten sicher gerne nutzen. Wer aber unterstützt CIOs und IT-Verantwortliche bei der Umstellung auf VoIP und UC? Wie die Berlecon-Studie zeigt, trauen die Befragten den Softwareherstellern und TK-Systemhäusern die größte Kompetenz zu. In der Praxis wird es wohl immer auf eine Kombination aus beiden hinauslaufen, da ja auch deren Produkte zusammenspielen sollen.
(Uli Ries/mt)