Business Intelligence für kleinere Budgets
Strategisches Potential von Daten nutzen

BI: Microsoft als die “andere” Führungskraft

Business Intelligence für kleinere Budgets

Jedes Unternehmen sammelt heutzutage Daten für den operativen Betrieb, vernachlässigt jedoch oft deren strategisches Potenzial zur Verbesserung der Geschäftsabläufe. Schuld ist häufig der hohe Aufwand für eine gezielte Auswertung: Daten liegen verstreut in unterschiedlichen Datenbanken und können zwar in ihren jeweiligen Systemen analysiert und aufbereitet werden, aber eine gemeinsame Auswertung ist ohne herstellerübergreifendes Datenmanagement nur schwer möglich.

Doch gerade eine solche zentralisierte Aggregation, Normalisierung und Aufbereitung aller im Unternehmen vorhandener Daten wäre die Basis für grundlegende Business Intelligence, mit der man Zusammenhänge und Trends (frühzeitig) erkennen kann. Über ein maßgeschneidertes Reporting kann man dabei aus der Fülle von Daten genau die Informationen abbilden, die die Geschäftsführung benötigt.

Warum Business Intelligence?
Business Intelligence (BI) bezeichnet das Sammeln, Auswerten und Darstellen von Unternehmensdaten zur Gewinnung geschäftsrelevanter Erkenntnisse. Gründe für den Einsatz von BI gibt es viele. In erster Linie wollen Unternehmen ihre Daten zur Vorbereitung der strategischen und operativen Planung nutzen. Doch BI dient auch einer operativen Verbesserung der Auswertung von Daten. BI-Systeme sollen für Aktualität und Konsistenz der Daten sorgen.

Auch das zeitintensive manuelle Sammeln und Standardisieren der Daten aus verschiedenen Systemen soll durch BI-Tools automatisiert und damit schneller und weniger fehleranfällig werden. Und nicht zuletzt soll es einfacher werden, die Kriterien für die Berichterstattung anzupassen und Berichte individualisiert und unabhängig vom Herkunftssystem der Daten an alle relevanten Stellen zu verteilen.

Beliebtestes Tool für Business Intelligence in Kleinstunternehmen: Excel-Makros

BI-Reporting in KMUs: Microsoft rules
Obwohl BI von allen Unternehmen als wichtig angesehen wird, nimmt der Einsatz von dedizierter BI-Software mit der Unternehmensgröße ab. In 80 bis 90 Prozent der mittelständischen und besonders der Klein(st)unternehmen liegen Excel und Access als “BI-Tools” unangefochten vor SAP & Co. Schaut man sich die Anforderungen an BI-Software, speziell für KMUs an, wird deutlich, warum: Microsoft Office-Programme bieten eine bekannte Oberfläche, sind leicht zu handhaben und schnell und flexibel individuell anzupassen. Viele Unternehmen setzen bereits MS Office ein, d. h. der Aufwand zur Integration und Wartung ist minimal und schont so die IT-Ressourcen.

Auch die Modularität und Skalierbarkeit eines BI-Tools sind wichtig; die eingesetzte Software soll nicht zu teuer und überskaliert sein, sondern mit dem Unternehmen in einem überschaubaren Rahmen wachsen können. Eine Software, deren Implementierung und Verwendung die finanziellen, zeitlichen und personellen Ressourcen von KMUs sprengt, kann bei Firmen dieser Größenordnung zu existentiellen Problemen führen.

Der Geist ist willig, …

Business Intelligence für kleinere Budgets

Es gibt durchaus KMUs, die den Schritt gewagt haben und dedizierte BI-Software einsetzen. Doch ein Großteil ist mit der gewählten Lösung unzufrieden, wie eine Umfrage des Business Application Research Center (BARC) unter mittelständischen Unternehmen zeigt. Demnach bemängelt über die Hälfte der Befragten Datenqualität, Abfragegeschwindigkeit und Bedienkomfort der eingesetzten BI-Tools. Vielen dieser Mängel könnte im Vorfeld vorgebeugt werden, indem KMUs vor der Einführung von “ordentlichem” BI-Reporting berücksichtigen, was für Hürden ihnen entgegenstehen. Ein grundlegendes Problem ist die Datenauswertung an sich: Daten liegen im ganzen Unternehmen verteilt, Auswertungen sind auf zahlreiche Excel-Dateien verstreut, und BI-Tools tun sich schwer damit, heterogene Datenquellen (ausreichend) zu verarbeiten. Manchmal stehen sich die BI-Tools auch selbst im Weg, denn mittlerweile sind viele Pakete derart funktionsreich, dass sie die Endanwender überfordern. Außerdem müssen Unternehmen sich bei der Auswahl auch Gedanken über die laufende Wartung und Pflege der BI-Systeme, die Sicherung bzw. Verbesserung der Datenqualität sowie gegebenenfalls regelmäßige Schulungen der betroffenen Mitarbeiter machen. Ständige Firmenübernahmen in diesem Bereich erschweren desweiteren die Wahl einer BI-Lösung.

BI-Ansätze
Wer nicht über die finanziellen, technischen und zeitlichen Reserven verfügt, um sich sein BI-Tool selber zu programmieren, hat zwei Möglichkeiten bei der Wahl der BI-Lösung:

– BI aus einer Hand – die Komplettlösung

Nach der Konsolidierungswelle des BI-Anbietermarkts letztes Jahr bieten vor allem die großen Firmen wie SAP (Business Objects), Oracle (Hyperion) und IBM (Cognos) Komplettpakete mit integrierter BI-Funktionalität an. Nutzer der entsprechenden Management- Software können die Funktionalität ihrer bestehenden Systeme hinsichtlich BI günstig und schnell erweitern. Doch Vorsicht vor verlockenden Rabatten: Fordern die Anbieter im Gegenzug, dass mehr Lizenzen und/oder Produkte als notwendig abgenommen werden müssen, entstehen eventuell Zusatzkosten, die den ursprünglichen finanziellen Anreiz zunichte machen. Desweiteren bindet man sich mit einer derartigen Entscheidung fest und fast unentrinnbar an das Portfolio und die Produktzyklen des BI-Anbieters.

Ein Framework für BI-Lösungen, wie es sich IBM-Tochter Cognos vorstellt, könnte bei unausgereifter Planung die Geldbeutel der Anwender stark belasten

Wer dagegen Managementsoftware von einem anderen Anbieter verwendet, muss sich fragen, ob sich ein Umstieg auf ein solches Komplettpaket finanziell und zeitlich lohnt oder ob er besser beraten ist, die BI-Funktionalität separat aufzusetzen. Komplettlösungen eignen sich für Großunternehmen, die es sich leisten können, bestehende Systeme gegen ein integriertes, firmenübergreifendes BI-Tool wie SAP auszutauschen, das von einem “Platin-Berater” an ihre individuellen Anforderungen angepasst und auch zukünftig, für Schulungen oder Wartung, betreut wird. Zwar bieten Anbieter wie SAP durchaus nach Unternehmensgröße abgestufte Standardlösungen für KMUs, doch der Fixpreis für die Lösung steigt mit jeder Änderung und Anpassung an die firmeneigenen Bedürfnisse an, zusätzlich zu Schulungen und Support.

– BI aus fremder Hand – eigenständige BI-Tools

Komplettlösungen sind nicht unbedingt der beste Weg, z. B. wenn Daten aus inkompatiblen Systemen in die Berichterstattung mit eingebunden werden sollen oder die Systeme durch den zusätzlichen Aufwand für die integrierte BI-Analyse unverhältnismäßig belastet werden. Hier bietet sich ein eigenständiges, herstellerübergreifendes BI-Tool an, das auch Daten aus Anwendungen und Datenbanken anderer Anbieter verarbeitet und das auf einem separaten Server installiert werden kann. Solche BI-Tools lassen sich sehr schnell mit vorprogrammierten Report-Building-Lösungen erstellen, die einen Mittelweg zwischen dem Komplettpaket von der Stange und einer selbstprogrammierten, penibel angepassten Lösung darstellen.

Fast Reports Server 2.0: Ein Business-intelligence-Tool, das kleinen Unternehmen die Einbindung ihrer Report-Generierung in ihre eigenen Anwendungen erlaubt. und die Ausweertungen auch in HTML erzeugt

Report-Building-Tools in dieser Kategorie wie das OpenSource-Tool von Jaspersoft oder das russische Produkt FastReport Server bieten gerade kleineren Unternehmen eine schnelle und günstige Lösung, um maßgeschneiderte Reports sowohl für Endanwender als auch technisch versiertere Benutzer zu erstellen. Damit lassen sich Daten aus den verschiedenen Datenbanken zentral sammeln, die Datenauswertung in einer gewohnten Oberfläche sowohl vom Layout als auch von den ausgewerteten Daten her individuell gestalten und als in jedem Browser aufrufbare HTML-Reports bereitstellen. Die Geschäftsführung kann also auch auf Dienstreisen jederzeit die aktuellsten Unternehmensdaten und -berichte auf dem Handheld anschauen.

Qual der Wahl

Business Intelligence für kleinere Budgets

Trotz Konsolidierungs- Bewegungen gibt es weiterhin für Unternehmen aller Größen eine Fülle von BI-Lösungen, sowohl kommerziell als auch Open Source. Speziell KMUs mit ihren begrenzten finanziellen und personellen Ressourcen müssen genau abwägen, wo sie Prioritäten bei der Auswahl eines geeigneten BI-Tools setzen.

Gerade wo keine oder nur rudimentäre Datenansammlungen und Business- Management- Systeme vorhanden sind, kann eine günstige Komplettlösung eine gute Wahl sein – OpenSource ist danei nicht immer billiger, wenn die Experten für genau dieses eine Tool nicht auch in der eigenen Firma sitzen. Wo bereits Daten und Systeme vorhanden sind, muss zudem überprüft werden, ob diese durch eine Komplettlösung ersetzt oder sogar in diese übertragen werden können bzw. wieviel Zeit und Geld dafür nötig ist. Je nach Sektor des Unternehmens bestehen außerdem vielleicht sehr spezielle Anforderungen an die Auswertung bzw. Aufbereitung der Daten, die eine Komplettlösung nicht erfüllen kann.

BI-Integrieration in vorhandene Umgebungen: Wer viel Geld für eine komplette DotNet-Umgebung ausgegeben hat, wird nicht unbedingt gleich wieder in Speziallösungen investieren. Ein Klick auf den Screenshot zeigt des Fast Reports-DotNet-Designers.

Wer sich entsprechende Abänderungen der Software finanziell nicht leisten kann, dem können anpassungsfähige eigenständige BI-Lösungen helfen, die mit den unterschiedlichsten Systemen einsetzbar sind und deren Reports je nach Bedarf verändert werden können. Dies kann nicht jede große BI-Lösung und oft nur mit kostenpflichtigem Service. Wie auch immer die Entscheidung fällt, BI ist mittlerweile auch für kleinere Unternehmen erschwinglich und realisierbar und kann so helfen, über die strategische Auswertung der Unternehmensdaten die Nase im Wettbewerb vorn zu behalten.

Der Autor

Business Intelligence für kleinere Budgets

Michael Phillipenko ist CEO und Mitgründer der russischen Firma Fast Reports, die mit ihrer Software Report-Building-Komponenten für Entwickler bereitstellt, die individuelle Reports für Business Intelligence-Anwendungen entwerfen müssen. Die Software generiert Codes für die Einbettung seiner BI-Funktionen in viele bekannte Programme und erzeugt Reports in mehreren Standard-Formaten.

Das 1998 von Alexander Tzyganenko und Michael Philippenko gegründete Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Rostov-on-Don, Russland. Fast Reports vertreibt seine Produkte über das Internet sowie über ein weltweites Netz von Resellern. Fast Reports Lösungen kommen bei einer Vielzahl russischer und internationaler Unternehmen zum Einsatz;

mehr als 80 Prozent aller russischen Business-Software verwendet laut Hersteller Reports, die mit Fast Reports Report-Generator entwickelt wurden.