Durchblick im Mail-Chaos
Vom richtigen Umgang mit vollen Postfächern

32 Prozent aller Mails sind irrelevant

Durchblick im Mail-Chaos

E-Mail ist DAS Kommunikationsmittel in Unternehmen. Gleichzeitig erzeugt es Informationsflut, Mehrarbeit und ständige Ablenkung: Einmal im Meeting gewesen, und die Inbox quillt über. Aus dem Urlaub zurück, und 1000 Nachrichten bringen Mail-Programm und Mitarbeiter zum Schwitzen.

Europäische Manager verschwenden dreieinhalb Jahre ihrer Lebensarbeitszeit mit unnötigen elektronischen Nachrichten. Zwei Stunden täglich nimmt die E-Mail-Kommunikation in Anspruch, und das, obwohl 32 Prozent der E-Mails sind irrelevant. Kurzum: Die E-Mail-Nutzung ist außer Kontrolle geraten, so das Fazit einer Untersuchung, die das Henley Management College durchgeführt hat. Befragt wurden 180 Manager in Dänemark, Deutschland, Großbritannien und Schweden.

Irrelevante Mails sind aber nicht unbedingt gleichbedeutend mit Spam. Der wäre noch relativ leicht herauszufischen und zu löschen ? das dauert 2 Sekunden pro Exemplar. Viel mehr Zeit kostet die Beantwortung unwichtiger Nachrichten von Kommunikationspartnern, die man kennt – pro Mail 140 Sekunden.

Diese Zahlen stammen aus einer Umfrage zur E-Mail-Nutzung in deutschsprachigen Unternehmen, die Softrust Consulting durchgeführt hat, ein Beratungsunternehmen, das sich mit der Gestaltung einer E-Mail-Kultur in Unternehmen beschäftigt.

Mail angekommen – Arbeit unterbrechen?

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Gefragt sind Selbst- und Zeitmanagement – sowie Disziplin. Mitarbeiter fühlen sich zwar gestresst und unter Druck gesetzt durch den ständigen Beschuss aus allen Kommunikationskanälen, verhalten sich aber entgegengesetzt:

98 Prozent der von Softrust Befragten rufen schon 15 Minuten nach Arbeitsbeginn ihre E-Mails ab. Und das geht den ganzen Tag so weiter: Nur 16 Prozent schaffen es, ihre Inbox höchstens 5 Mal am Tag zu festen Zeiten zu sichten. Länger als eine Stunde ohne einmal auf den Posteingang zu zappen hält kaum jemand aus.

E-Mails haben die Mitarbeiter fest im Griff. Dabei ist E-Mail eigentlich ein asynchrones Medium, das eine kontrollierte Kommunikation ermöglicht. Aber 72 Prozent der Befragten unterbrechen stets ihre aktuelle Arbeit, wenn eine neue Nachricht eingeht. Gelesen wird auch zu Hause und unterwegs. Immer.

Und elektronische Nachrichten bestimmen, was die Mitarbeiter arbeiten und wann sie es tun. “Ohne E-Mail wissen die Mitarbeiter scheinbar nicht, was sie tun sollen?, so die Autoren der Softrust-Studie. Die Anregung: Mitarbeiter-Training und klare Regeln einer E-Mail-Kultur. Die im Auftrag des Headset-Herstellers Plantronics erstellte Umfrage empfiehlt übrigens, wieder mehr zu telefonieren.

Posteingang organisieren

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Viele Unternehmen wickeln ihr E-Mails zwar auf einem technisch hohem Niveau ab, lassen aber ihre Mitarbeiter allein mit der Bewältigung ihrer Nachrichten, so Günter Weick von Softrust. “Nur wenige haben ein Training über den richtigen Umgang mit E-Mail erfahren. Die Folge ist, dass heute Dinge über E-Mail abgewickelt werden, für die E-Mail denkbar ungeeignet ist.

Auch Online-Angebote wie Zeitzuleben.de oder der Zeitmanagement-Experte Prof. Dr. Lothar Seiwert geben on- und offline viele wertvolle Hinweise für den Umgang mit der E-Mail-Flut.

IT im Unternehmen stellt die besten Tipps zusammen.

1. Den Posteingang mit Filtertechniken automatisieren und optimieren: Spam Filter nutzen und Verzeichnis-Struktur aufbauen, zum Beispiel “Beantworten”, “Bearbeiten”, “Später lesen”, “Aufheben”
2. E-Mails in die genannten Verzeichnisse verschieben und danach nur noch 1 Mal anfassen – schnell entscheiden, was zu tun ist
3. E-Mail ist ein schnelles Medium – spätestens am folgenden Tag beantworten
4. Was nicht länger als 3 Minuten dauert, gleich beantworten
5. Die Inbox freihalten
6. Attachments abspeichern
7. E-Mail-Kultur im Unternehmen aufbauen, Regeln diskutieren und formulieren
8. E-Mails nur wenige Male am Tag checken – nicht ständig nach neuen E-Mails schielen!
9. Benachrichtigung bei neuen Mails abstellen.

Mailen mit Bedacht

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Doch nicht nur das Abarbeiten der eingeganenen Mails lässt sich strukturieren, auch der Mail-Versand kann optimiert werden. Wer vor dem Tippen kurz nachdenkt, kann seinem Kommunikationspartner viel Arbeit ersparen. Hier die wichtigsten Regeln für den Mail-Versand:

1. Irrelevante E-Mails vermeiden: Ist ein CC oder BCC wirklich notwendig?
2. Auf Lesbarkeit der E-Mail achten
3. Klare und eindeutige Betreffzeilen formulieren
4. Der E-Mail-Text muss kurz und prägnant sein
5. Nicht zu viele Gedanken in eine Mail packen
6. Rechtschreibung und Netiquette beachten
7. Textbausteine für häufig wiederkehrende Sätze aufbauen und nutzen
8. Keine ungefragten Anhänge über 0,5 Mbyte verschicken
9. E-Mails nicht ungefragt an Dritte weiterleiten
10. Prüfen, ob E-Mail für das jeweilige Thema wirklich der richtige Kommunikationskanal ist: Wäre ein persönliches Gespräch oder ein Telefonat vielleicht besser?

Und am Schluss gilt es, die wichtigste Frage zu beantworten: Muss diese E-Mail wirklich sein?