Sharepoint-Server
Teamwork

Eigenbau oder gehostet

Sharepoint-Server

Die Zauberformel, mit der sich Arbeitsgruppen an verschiedenen Standorten unter einen Hut bekommen lassen, heißt Sharepoint. Im Grunde handelt es sich dabei um einen speziellen Webserver, der bestimmte Basismodule für das Teamwork im Netz wie Messageboards, Dokumentenverwaltung, Terminplanung oder Link-Sammlungen zur Verfügung stellt.

Man kann einen solchen Server auf zwei Arten auf die Beine stellen. Der eine Weg: Man installiert den Sharepoint-Portal-Server von Microsoft auf einem eigenen Windows-2000- oder -XP-Rechner. Als Hardware-Minimum sollte ein Pentium III mit mindestens 256 MByte RAM zur Verfügung stehen, die Festplatte muss NTFS-formatiert sein. In diesem Fall muss man sich natürlich um die entsprechende Infrastruktur (Hardware, Netzwerk, Remote-Access) selbst kümmern. Für Unternehmen, in denen eine solche Infrastruktur schon vorhanden ist, hat diese Lösung Vorteile.

Für kleine Unternehmen oder bei Arbeitsgruppen, die ohne Einbindung in eine IT-Infrastruktur eines Unternehmens per Sharepoint zusammenarbeiten wollen, ist dieser Weg in der Regel zu aufwendig.

Es gibt eine Alternative in Form eines bei einem Provider gehosteten Sharepoint-Servers. Diese Lösung hat vor allem zwei Vorteile: Einmal kann man sich dabei den Aufwand für einen eigenen Server ersparen. Diesen stellt der Provider komplett zur Verfügung. Zum anderen lassen sich die Kosten bei einer Mietlösung sehr einfach kalkulieren. Die Kosten für Setup und die monatliche Miete sind bekannt, und für eventuelle Zusatzkosten, etwa für mehr Webspace und Traffic, gibt es feste Preislisten.

Sharepoint-Server konfigurieren

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In der praktischen Nutzung besteht zwischen Inhouse- und Hosting-Lösungen kein großer Unterschied. Ist der bestellte Sharepoint-Server freigeschaltet, erhalten Sie vom Provider einmal ein Zugangspasswort zum Servicebereich des Providers. Hier können Sie die Grundkonfiguration via Webbrowser vornehmen. Allerdings gibt es auf dieser Ebene relativ wenig zu konfigurieren. Die wichtigsten Optionen sind die Änderung des Zugangspassworts und die Einrichtung eines SSL-Schlüssels, wenn Sie eine gesicherte Datenübertragung über dieses Protokoll wünschen. Außerdem finden Sie auf diesen Serviceseiten noch Informationen über Verbrauchsdaten und Möglichkeiten, eine Kostenkontrolle einzurichten.

Zusätzlich erhalten vom Provider noch einen zweiten Account, der mit allen Administrator-Rechten ausgestattet ist und über den Sie sofort mit der Einrichtung der Teamwebseite beginnen und neue User anlegen können. Die Konfiguration erfolgt über das Web-Frontend des Sharepoint-Servers. Eine rudimentäre Teamwebsite ist schon eingerichtet. Sie besteht aus verschiedenen Funktionsbereichen. Links befindet sich das Schnellstart-Menü, über das auf weitere Funktionen zugegriffen werden kann. Ein Menü mit den gängigen Administrator-Funktionen ist am oberen Rand der Site horizontal angeordnet.

Teamsite einrichten

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Bevor ein solcher Sharepoint-Service den Benutzern einer Arbeitsgruppe zur Verfügung gestellt werden kann, müssen Sie einmal die Services, die Sie darüber anbieten wollen, einrichten und dann natürlich Zugangs-Accounts für die User konfigurieren.

Der Sharepoint-Server stellt für das Design einer Teamsite geeignete Content-Management-Werkzeuge zur Verfügung. Sie sind also nicht auf zusätzliche Werkzeuge wie HTML-Editoren angewiesen. Zuerst müssen Sie sich darüber klar werden, welche Funktionen für die avisierte Arbeitsgruppe überhaupt notwendig sind.

Sie können unter folgenden fertigen Modulen auswählen: Dokumentenbibliotheken, Bildbibliotheken, Listen, Diskussionsrunden und Umfragen. Die ersten beiden Module dienen dazu, den Gruppenmitgliedern quasi das Material in Form von Dokumenten aller Art, das sie zu ihrer Arbeit benötigen, zur Verfügung zu stellen. Vereinfacht ausgedrückt: In diesen Bereichen werden die klassischen Windows-Ordner auf dem Sharepoint-Server abgebildet. Jedes Gruppenmitglied kann auf diese Dokumente und Bilder zugreifen, sie bearbeiten und dann wieder auf dem Sharepoint-Server ablegen ? entsprechende Berechtigungen natürlich vorausgesetzt.

Das Standardwerkzeug für diesen Zugriff ist ein Internet-Browser, am besten der Internet-Explorer in der aktuellsten Version. Andere Browser funktionieren natürlich auch, manche Komfortfunktion stehen bei Firefox&Co. jedoch nicht zur Verfügung.

Am umfassendsten können die Gruppenmitglieder die Sharepoint-Services jedoch nutzen, wenn sie ein kompatibles Client-Programm verwenden. Microsoft Office 2003 bietet das komfortabelste Werkzeug für die Arbeit unter Sharepoint-Bedingungen. Die Grenzen zwischen lokaler PC-Umgebung und entferntem Sharepoint-Server sind hier kaum noch erkennbar.

Etwas komplexer ist der Modulbereich Listen. Hier lassen sich alle Arten von Informationen auf der Teamwebsite präsentieren, die sich als Tabelle formatieren lassen, also Adressenlisten, Link-Sammlungen, Nachrichten, Aufgaben und Ähnliches. Über die Formatierung selbst und das Layout muss sich der Administrator jedoch keine großen Gedanken machen. Für eine ganze Reihe von Listentypen bietet der Sharepoint-Server Templates an.

Forum & Co.

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Schließlich gibt es als interaktive Komponenten noch ein Forums- und eine Umfrage-Modul, das Sie in die Teamwebsite einbauen können.

Die gewünschten Komponenten lassen sich mit ein paar Mausklicks in eine Teamsite integrieren. Wählen Sie als Administrator in der oberen Menüleiste den Punkt Dokumente und Listen. Dann klicken Sie auf den Link Erstellen und wählen aus der angezeigten Auswahl die Module aus, die Sie auf der Seite anbieten wollen. Es wird ein Formular angezeigt, in das Sie Titel und Beschreibung sowie weitere Parameter eingeben. Bei einer Dokumentenbibliothek legen Sie hier zum Beispiel fest, ob sie links in der Navigationsleiste erscheinen soll, ob nach einer Bearbeitung eine neue Dateiversion abgelegt werden soll und welche Dokumentenvorlage jeweils für neu erstellte Dokumente zu Grunde gelegt werden soll. Ein Klick auf den Erstellen-Button schließt die Aktion ab.

Das Prinzip ist auch bei Listen nicht viel anders. Auch hier wählen Sie wieder Dokumente und Listen und dann Erstellen. Wählen Sie den gewünschte Listentyp aus, geben im folgenden Formular die notwendigen Parameter ein, und das Modul ist integriert. Die funktionale Ausgestaltung einer Teamsite stellt also keine großen Anforderungen an den Administrator. Ähnliches gilt für die optische Ausgestaltung der Site, zumindest wenn Sie sich mit den vordefinierten Designs begnügen.

Die notwendigen Werkzeuge finden Sie unter dem Menüpunkt Websiteeinstellungen und unter der Rubrik Anpassung. Über den ersten Link können Sie den Titel und die Beschreibung der Site definieren. Wie Ihre Teamsite optisch aussehen soll, können Sie über den Link Design auf Website anwenden festlegen. In einem Listenfeld werden Ihnen rechts rund 20 Designvarianten angezeigt. Links erscheint nach der Auswahl eine Vorschau, über die Sie sich einen ersten Eindruck vom Look and Feel machen können. Mit einem Klick auf Übernehmen erfolgt das Redesign der Site. Sie können hier ohne Risiko so lange herumspielen, bis Sie das finale Design schließlich gefunden haben, an der funktionalen Gestaltung der Teamsite ändert sich dadurch nichts.

Mehrere Teamsites

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Eine einzige Teamsite wird in der Regel nur für kleine Arbeitsgruppen ausreichen. Kommen zum Beispiel mehrere Teams mit unterschiedlichen Anforderungen ins Spiel, müssen Sie Ihr Sharepoint-Angebot entsprechend modifizieren. Sie können für die unterschiedlichen Anforde
rungen unterschiedliche Teamsites definieren und mit den erforderlichen Modulen bestücken.

Um eine neue Website anzulegen, wählen Sie den Menüpunkt Erstellen und dann links in der Navigationsleiste den Punkt Webseiten. Aus den drei angezeigten Optionen wählen Sie dann Websites und Arbeitsbereiche. Im folgenden Formular geben Sie Titel und Beschreibung sowie die Adresse ein, unter der die neue Site erreichbar sein soll. Weiterhin müssen Sie hier definieren, ob für diese Site dieselben Berechtigungen gelten sollen wie für die Master-Teamsite, oder ob ein neues Berechtigungsschema gelten soll. Schließlich wählen Sie noch die Sprache aus und klicken auf Erstellen.

Auf der folgenden Seite legen Sie das Design der neuen Teamsite fest. Wählen Sie den gewünschten Typ aus der angezeigten Liste aus. Damit ist das neue Sharepoint-Angebot praktisch fertig. Zu erreichen ist diese Site unter dem von Ihnen definierten URL.

Wie oben beschrieben können Sie jetzt als Administrator dieser Site ebenfalls Funktionsmodule hinzufügen und ein anderes Design festlegen.

Benutzer einrichten

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Eine der wichtigsten Aufgaben des Administrators ist das Einrichten der Nutzer, die auf die angelegten Teamsites Zugriff haben sollen, und die Erteilung klar definierter Nutzerrechte.

Als Administrator können Sie einem Benutzer erlauben, Dokumente zu editieren, zur Veröffentlichung freizugeben und zusätzliche Informationen in die Site zu integrieren.

Der Sharepoint-Server unterscheidet in der Grundkonfiguration, also so, wie er vom Provider vorkonfiguriert ist, zwischen so genannten Websitegruppen mit unterschiedlichen Berechtigungen: zum Beispiel Leser, Teilnehmer, Webdesigner und Administrator. Ein Leser kann sich nur Seiten und Dokumente ansehen ? üblicherweise über einen Webbrowser. Teilnehmer können darüber hinaus Inhalte zu bereits bestehenden Bibliotheken und Listen hinzufügen. Der Webdesigner ist befugt, in die Gestaltung der Teamseite einzugreifen. Er kann neue Bibliotheken und Listen anlegen sowie Designanpassungen vornehmen. Allumfassende Rechte, insbesondere die User-Verwaltung, sind den Administratoren vorbehalten.

Um ein neues Teammitglied einzurichten, wählen Sie als Administrator auf der Seite Websiteeinstellungen den Link Benutzer verwalten, dann auf der folgenden Seite in der oberen Menüleiste die Option Benutzer hinzufügen. Auf der nächsten Seite ist noch einmal ein Klick auf Neuen User anlegen notwendig, dann erscheint das Formular, in das Sie die Daten des neuen Teilnehmers eingeben können. Dazu gehören ein Login-Name, der Name des neuen Users, ein Passwort und seine E-Mail-Adresse. Wenn Sie die Checkbox Mail schicken aktivieren, erhält der neue User automatisch eine E-Mail mit den Zugangsdaten. Ein Passwort können Sie auf Wunsch übrigens automatisch generieren lassen. Sie legen den neuen User mit einem Klick auf den entsprechenden Button an. Dann müssen Sie in einem zweiten Schritt seine Berechtigungen festlegen. Das geschieht einfach durch die Aktivierung der entsprechenden Checkbox. Auf der folgenden Seite müssen Sie die Angaben noch einmal bestätigen und den Versand der Benachrichtigungs-E-Mail veranlassen. Sie können die Standard-E-Mail auf Wunsch noch ergänzen.

Rollen und Berechtigungen

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Die vordefinierten Rollen und Berechtigungen sind nur ein Grundset, das Ihnen beim Start des Sharepoint-Servers zur Verfügung steht. Sie können über den Verwaltungs-Link jederzeit neue Rollen definieren. Die individuellen Berechtigungen, die Sie dieser neuen Rolle zuweisen wollen, können Sie aus einer umfangreichen Liste einfach und für die betreffenden Gruppe passend zusammenklicken.

Klicken Sie dazu auf der Seite Websiteeinstellungen auf den Link Zur Websiteverwaltung und dann auf Websitegruppen verwalten. Jetzt können Sie durch einen Klick auf eine Gruppe das Rechtesystem ändern oder über die Option Websitegruppe hinzufügen ein neue Gruppe anlegen. Die Rechtevergabe erfolgt einfach durch Anklicken der jeweiligen Checkbox in der Liste der rund 20 möglichen Varianten.

Arbeiten im Team

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Sind alle Vorarbeiten vom Administrator erledigt, können die Mitglieder des Arbeitsteams die Plattform nutzen. Am einfachsten ist der Zugang über den Webbrowser. Man ruft die Teamsite auf, weist sich durch Eingabe von Zugangskennung und Passwort als Teammitglied aus, und schon kann man die zur Verfügung gestellten Ressourcen je nach Berechtigung nutzen. Selbst mit der niedrigsten Berechtigungsstufe kann man Dokumente und Listen zumindest ansehen.

Die Komfortvariante der Nutzung stellt die direkte Nutzung aus der Windows- und Office-Umgebung heraus dar. Die Teamsite agiert dabei wie ein normaler Windows-Ordner. Word-Dokumente lassen sich zum Beispiel über den Öffnen-Befehl im Datei-Menü direkt aufrufen und dort auf die gleiche Weise wieder speichern. Dabei ist natürlich durch einen Aus- und Eincheck-Mechanismus sichergestellt, dass nicht zwei Teammitglieder ein Dokument gleichzeitig bearbeiten können.

Wer nicht mit der Kombination Office 2003 und Sharepoint arbeitet, für den gestaltet sich das Teamwork etwas umständlicher. Dann bleibt nur die Download-Upload-Methode. Für zahlreiche Aktivitäten werden außer dem Browser keine weiteren lokalen Programme benötigt. Ein neuer Eintrag in eine Kontakt- oder To-do-Liste erfolgt zum Beispiel ganz einfach über ein Webformular. Auch ein neuer Forumsbeitrag wird auf diese Weise erstellt. Hier steht dem User sogar ein Online-Wysiwyg-Editor zur Textformatierung zur Verfügung.