Business Intelligence
So lassen sich BI-Systeme implementieren

Vielfalt der Angebot konsolidiert

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Business-Intelligence-Tools werden immer ausgefeilter, aber sie müssen
sorgfältig implementiert werden, wenn sie der Wertschöpfung dienen
sollen.

Es ist traditionell schwierig, Vorstände davon zu
überzeugen, in Business-Intelligence-(BI)-Systeme zu investieren, da der
Ertrag schwer zu quantifizieren ist. Trotzdem wird die BI-Technologie
immer populärer. Das liegt zum Teil daran, dass bei richtiger
Implementierung klare Vorteile nachzuweisen sind. Zum Teil sind aber
auch neuere Regelungen wie das Sarbanes-Oxley-Gesetz in den USA und die
Basel II-Regeln in Europa dafür verantwortlich, da beide eine genauere
Erfassung von Finanzdaten verlangen.

Sowohl der Markt als auch
die Technologie sind in den letzten zwei Jahren ausgereifter geworden.
In der Vergangenheit war die Implementierung von BI-Systemen eine
komplexe Angelegenheit, da die Kunden Data-Warehousing-Tools und Tools
für Datenextraktion, -transformation und -laden von unterschiedlichen
Anbietern beziehen mussten.

Mehrere große Anbieter haben sich
jedoch inzwischen konsolidiert. So hat zum Beispiel Business Objects
Crystal Decisions erworben und Hyperion Brio. Dadurch wurde ein
überfüllter Markt bereinigt, so dass noch etwa ein halbes Dutzend
Anbieter übrig geblieben ist, darunter Business Objects, Cognos,
Hyperion, Information Builders, Oracle und SAS.

Ian Charlesworth
von der Analystenfirma Butler Group meint, dass die Konsolidierung den
Firmenkunden Vorteile bringt. Sie hat auch dazu geführt, dass im letzten
Jahr viele Anbieter dazu übergegangen sind, Komplettlösungen anzubieten.

In zunehmendem Maße verfügen BI-Systeme über Berichtsfunktionen, die den
Bedürfnissen der jeweiligen Industriesparten angepasst sind so entfällt
für Firmen die Notwendigkeit, eigene Berichtssysteme aufzusetzen, was zu
Kostenreduzierungen führt.

Vereinheitlichte Systeme für das gesamte Unternehmen

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BI-Systeme wurden oft in einzelnen Geschäftsbereichen eingerichtet wie
Finanzen oder Marketing. Mittlerweile ist die Technologie ausgereifter,
und Firmen beginnen, vereinheitlichte Systeme im gesamten Unternehmen zu
implementieren. So erhalten sie ein Gesamtbild ihrer Organisation.

Ein Beispiel für diese Technologie ist die Data-Hub-Plattform von Oracle, die
entwickelt wurde, um ein Data-Warehouse überflüssig zu machen und
Kundendaten an einer einzigen Stelle zu konsolidieren, wo sie in
Echtzeit abrufbar sind.

Ein anderes Beispiel ist das
Olap-basierte PowerPlay-System von Cognos, das die Laurel Pub Company
implementiert hat, um aktuellere und detailliertere Umsatzinformationen
zu erhalten.

Das PowerPlay-System ermöglicht es der Firma,
Umsatzdaten zu erhalten, die in 15-Minuten-Slots aktualisiert werden, so
dass nicht auf Wochenzahlen gewartet werden muss. Bruce Gardner,
IT-Director von Laurel, berichtet, dass mit den Zulieferern bessere
Verträge ausgehandelt werden konnten, da klar erkennbar war, welche
Produkte erfolgreich sind und welche nicht.

Klare Zieldefinitionen sind der Schlüssel

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Um eine Wertschöpfung zu erreichen, müssen BI-Systeme sorgfältig und mit
klaren Zielen implementiert werden. Außerdem sollten Unternehmen einen
Arbeitsprozess etablieren, wie die gewonnenen Informationen genutzt
werden. „Man muss ein Management für die Geschäftsinteressen
etablieren“, meint Jon Crews, ein Mitglied der Management Group von PA
Consulting. „Wenn jemand Erkenntnisse aus den Daten gewinnt, muss es
innerhalb des Unternehmens einen Mechanismus geben, wie diese Änderung
implementiert wird.“

Die beste Methode, ein BI-System
einzurichten, besteht wahrscheinlich darin, eine Steuerungsgruppe
einzurichten, die die Ziele festlegt, die Implementierung überwacht und
Prozesse entwickelt, wie die Daten ausgewertet werden. Diese Gruppe
sollte Vertreter unterschiedlicher Geschäftsbereiche wie Finanzen,
Marketing und operatives Geschäft zusammenbringen, sagt Crews.

Ein verbreiteter Fehler nach der Implementierung besteht darin, entweder
zu wenig auf Qualität und Genauigkeit der Daten zu achten oder zu viel
auf einmal zu tun. Eine schrittweise Implementierung wird das Vertrauen
der Nutzer gewinnen und Firmen die Möglichkeit geben, aus Fehlern zu
lernen. „Wenn das Projekt erfolgreich wird, sollte man den Fortschritt
relativ schnell an verkürzten Zyklen, verbesserten
Entscheidungsprozessen und kostenbewussterer Strategie-Entwicklung
bemerken können,“ stellt Charlesworth von Butler fest.

Die
Unternehmen müssen sich auch sehr genau über die Ziele für ihre
BI-Systeme und die Schlüsselindikatoren für die Performance im Klaren
sein. Colin Dover, Produktmarketing-Manager für BI bei Hyperion, meint,
dass viele Firmen keine guten Performance-Indikatoren wählen, und dass
sie immer an ihre Endziele denken sollten, wenn sie sie bestimmen. „Der
Erfolg des Unternehmens hängt letztlich davon ab, dass die genauestens
definierten [Performance-] Maßstäbe an die einzelnen Mitarbeiter des
Unternehmens kommuniziert werden,“ fügt er hinzu.

Die Definition
von klaren Zielen zu Beginn des Projekts kann Firmen auch bei der
Entscheidung helfen, welche Mitarbeiter welche Informationen benötigen.
Dover warnt davor, dass den Usern oft viel zu viele Funktionalitäten zur
Verfügung gestellt würden. Wenn bereits zu Anfang verschiedene Ebenen
der Zugangsberechtigung bestimmt werden, so dass jeder nur die Daten
sieht, die er benötigt, kann viel Zeit gespart werden.

Change-Management-Herausforderungen

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Der härteste Teil der BI-Implementierung ist oft das Change-Management.
Die Mitarbeiter müssen in den neuen System geschult und von den alten
entwöhnt werden. Die Anwender müssen lernen, wie die BI-Tools ihnen
helfen können, ihre Aufgaben besser zu bewältigen, sie müssen aber auch
verstehen, dass BI größeren Wert für das Unternehmen hat, wenn die Daten
zentral verwaltet werden und nicht in lokalen Systemen wie Excel. Um
sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Firmenpolitik beim Einsatz von
BI-Systemen einhalten, sollte bei ihren Zielvereinbarungen festgelegt
werden, wie sie die BI-Tools nutzen sollten.

Beim nächsten
Schritt wird es bei BI-Systemen wahrscheinlich um Verbesserungen des
Business Performance Management (BPM) gehen. In einer jüngeren Studie
definiert das Forschungsunternehmen IDC BPM als „Entwicklung, Messung
und Optimierung einer Geschäftsstrategie im Einklang mit den
Performance-Schlüsselindikatoren aller Geschäftsbereiche“. BPM
unterscheidet sich von BI insofern, als dass es Tools für die Analyse
vorhandener Daten mit Tools für Planung, Budgetierung und Forecast
kombiniert.

Der Trend zu unternehmensweiten Implementierung von
BI an Stelle einer lokalen macht den Weg für BPM frei. Aber der Prozess
muss zentral vorangetrieben werden, ist sich Crews von PA Consulting
sicher. „Dazu gehört, dass Kosten- und Umsatzinformationen
zusammengebracht und über verschiedene Systeme übergreifend integriert
werden. Die Firma muss außerdem einen Bereich einrichten, der in der
Lage ist, diese Informationen zu analysieren.“