Im heutigen Geschäftsleben spielen Zahlen eine essenzielle Rolle und mithilfe eines Warenwirtschaftssystems ist es unkompliziert möglich, den Überblick über Lagerbestände, aktuelle Verkaufszahlen und die Bestellvorgänge im Unternehmen zu behalten. Mit den richtigen Kennzahlen lassen sich zudem Prozesse optimieren, Kosten sparen und Kunden besser bedienen. Was viele Unternehmer nicht wissen: Die wichtigsten Daten können zumeist direkt aus der Warenwirtschaft abgelesen werden – Basis dafür ist allerdings eine leistungsstarke Software.

Ein leistungsstarkes Warenwirtschaftssystem als Schlüssel

Erfahrene Unternehmer wissen: An der Software für die Warenwirtschaft zu sparen, ist keine gute Idee – zumal leistungsstarke Lösungen, mit denen sich die Warenwirtschaft selbst erledigen lässt, bereits für weniger als 50 Euro pro Monat erhältlich sind. Ein gutes Warenwirtschaftssystem umfasst zahlreiche nützliche Funktionen:

– Kunden, Artikel und Lieferanten können effizient verwaltet werden.
– Die Lagerbestände lassen sich optimal organisieren.
– Bestellungen und Aufträge werden einfach und klar gemanagt.
– Bei niedrigen Beständen erfolgt eine automatische Nachbestellung.
– Rechnungen und Belege werden schnell und unkompliziert erstellt.
– Offene Forderungen und Mahnungen werden übersichtlich verwaltet.

Doch eine solche Software kann noch viel mehr. Sie ermöglicht detaillierte Datenanalysen und Auswertungen, die zur Unternehmenssteuerung genutzt werden und mit den richtigen Kennzahlen lassen sich in weiterer Folge gut durchdachte Unternehmensentscheidungen treffen.

Was lässt sich mit Warenwirtschaftskennzahlen auswerten?

Ein gutes Warenwirtschaftssystem vereinfacht viele Prozesse im Unternehmen und bietet wertvolle Einblicke für die Steuerung. Dafür gibt es zahlreiche Beispiele:

– Beim Bestandsmanagement sorgt es dafür, dass die Lagerbestände optimal gehalten und dadurch Lagerkosten gesenkt werden können.
– Verkaufsanalysen helfen dabei, aktuelle Trends und Bestseller zu erkennen.
– Einkaufsanalysen zeigen, wie gut die Lieferanten sind und wie sich Einkaufskonditionen verbessern lassen.
– Kundenanalysen geben Aufschluss über das Verhalten der Kunden und steigern deren Zufriedenheit.
– Finanzanalysen behalten die Kosten im Blick und zeigen, wo der Gewinn herkommt.
– Die Lager- und Logistikoptimierung sorgt dafür, dass Lagerplätze besser genutzt und Durchlaufzeiten verkürzt werden.
– Mit Risikoanalysen ist es möglich, Engpässe frühzeitig zu erkennen.

Das klingt zunächst alles sehr theoretisch. Anhand der folgenden drei Beispiele wird allerdings schnell deutlich, wie wertvoll die Software für die Warenwirtschaft im Unternehmen tatsächlich sein kann, wenn sie richtig eingesetzt wird.

Praxisbeispiel #1: Bestandsmanagement optimiert das Lager und senkt Kosten

Ein Warenwirtschaftssystem kann dabei helfen, die Lagerbestände immer optimal zu halten und damit die Lagerkosten zu reduzieren. Ein anschauliches Beispiel dafür ist ein mittelständisches Elektronikunternehmen, das zuvor häufig mit Überbeständen und damit verbundenen hohen Lagerkosten zu kämpfen hatte. Mit dem richtigen Warenwirtschaftssystem kann das Unternehmen den Lagerbestand genau überwachen und anpassen. Durch die Analyse von Verkaufsdaten wie Verkaufsvolumen, Umsatz pro Produkt und saisonalen Verkaufsmustern erkennt das Unternehmen, welche Produkte zu bestimmten Zeiten stärker nachgefragt werden und passt die Bestellungen diesen Trends an. Mit der automatischen Nachbestellung bei niedrigen Beständen werden gleichzeitig Engpässe und Überbestände vermieden.

Innerhalb von nur sechs Monaten kann das Unternehmen seine Lagerkosten dadurch um 20 Prozent senken und gleichzeitig den Lagerumschlag deutlich erhöhen. Diese optimierten Bestände führen auch zu einer besseren Liquidität, da nun weniger Kapital im Lager gebunden ist. Außerdem verbessert sich die Kundenzufriedenheit, da die Produkte stets verfügbar sind.

Praxisbeispiel #2: Kundenanalysen erhöhen die Kundenzufriedenheit

Die Warenwirtschaft kann auch dafür eingesetzt werden, das Verhalten der Kunden besser zu verstehen. Ein Beispiel dafür ist ein Mode-Unternehmen, das mithilfe von Kundenanalysen entsprechende Verbesserungen erzielt. Zunächst werden dafür Daten wie die Kaufhistorie, bevorzugte Produkte und die Kaufhäufigkeit der Kunden ausgewertet.

Dabei stellen die Verantwortlichen fest, dass bestimmte Kundensegmente regelmäßig spezielle Artikel kaufen, während andere hauptsächlich während Rabattaktionen aktiv sind. Mit diesen Erkenntnissen können gezielte Marketingkampagnen entwickelt werden: Die Stammkunden erhalten personalisierte Angebote und exklusive Vorschauen auf neue Kollektionen. Zudem werden Rabattaktionen gezielt auf jene Kunden ausgerichtet, die bisher nur während Sonderaktionen gekauft haben. Dadurch wird die Häufigkeit der Käufe noch einmal erhöht.

Innerhalb eines Jahres steigen die Wiederholungskäufe der Stammkunden um 15 Prozent an. Durch die detaillierten Kundenanalysen kann das Unternehmen somit nicht nur die Bedürfnisse der Kunden besser erfüllen, sondern auch seine Verkaufsstrategien wesentlich zielgenauer ausrichten.

Praxisbeispiel #3: Mit Risikoanalysen Engpässe frühzeitig erkennen

Mit einem guten Warenwirtschaftssystem können anhand von Risikoanalysen potenzielle Engpässe frühzeitig erkannt und rechtzeitig entsprechende Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Als Praxisbeispiel hierfür dient uns ein Möbelhersteller, der durch seine Risikoanalyse die Produktionsprozesse optimiert.

Das Unternehmen analysiert regelmäßig Daten zu Lagerbeständen, Lieferzeiten und Bestellmengen. Dabei stellt sich heraus, dass bestimmte Holzarten, die für die Produktion benötigt werden, während bestimmter Jahreszeiten immer wieder knapp ausfallen, da die Lieferzeiten aus den Sägewerken oft unvorhersehbar sind.

Um diese Herausforderung zu bewältigen, wird eine Risikoanalyse in die bestehenden Prozesse integriert. Zunächst werden historische Daten gesammelt und analysiert, um Muster und Schwachstellen in der Lieferkette zu erkennen. Anschließend werden spezielle Algorithmen und Prognosetools in die Warenwirtschaftssoftware eingebunden, um diese Daten laufend zu überwachen und Risiken zu bewerten.

Zusätzlich werden Sicherheitsbestände für besonders kritische Materialien eingeführt, um Schwankungen in der Lieferkette abzufedern. Dank dieser Maßnahmen kann der Möbelhersteller die bisherigen Engpässe vermeiden und die kontinuierliche Produktion sicherstellen.