Intelligente Dokumentenverarbeitung: Das ist damit gemeint

Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung?

Intelligente Dokumentenverarbeitung wird als IDP – engl.: Intelligent Document Processing – abgekürzt. Hinter dem Begriff verbirgt sich ein Programm, das Dokumente verarbeitet und die darin enthaltenen Informationen erfasst und strukturiert. Das Tool kann menschliche Arbeitnehmer entlasten, indem es einfache Arbeitsschritte übernimmt und für sie ausführt. So wird ein entscheidender Teil der manuellen und mühsamen Arbeit automatisiert.

Wie funktioniert intelligente Dokumentenverarbeitung?

Die intelligente Dokumentenverarbeitung bedient sich einer künstlichen Intelligenz, die Dokumente ähnlich auswerten kann wie ein Mensch. Sie analysiert und strukturiert einfache und zum Teil sogar komplexere Texte und filtert auf Wunsch spezifische Daten aus ihnen heraus. Dies gelingt dank einer Kombination aus Optical Character Recognition (OCR), Natural Language Processing (NLP), maschinellem Learning und Deep Learning. Die Software hinter der intelligenten Dokumentenverarbeitung kann Texte also förmlich lesen und auf bestimmte Eigenschaften hin untersuchen. Sie ist in der Lage, Zusammenhänge herauszufiltern und einzelne Informationen im Kontext wahrzunehmen. Dies ist wichtig, um die vorhandenen Inhalte zu verwerten und damit zu arbeiten.

Welche Vorteile bietet die intelligente Dokumentenverarbeitung?

Die intelligente Dokumentenverarbeitung übernimmt einfache Arbeitsschritte, die bisher von Arbeitnehmern ausgeführt wurden. Sie werden nicht nur automatisiert, sondern auch optimiert, sodass sie in einem Bruchteil der Zeit ohne die Aufwendung menschlicher Arbeitskraft ausgeführt werden können. Mitarbeiter erhalten dadurch freie Kapazitäten für komplexere Aufgaben und können sich ihre Zeit besser einteilen und sie effektiver nutzen. Die in einem Unternehmen vorhandenen Arbeitskräfte werden auf diese Weise bestmöglich eingesetzt. Mitarbeiter können mit anspruchsvolleren Arbeiten ausgelastet werden, wodurch die internen Prozesse verschlankt und optimiert werden.

Hinzu kommt, dass die intelligente Dokumentenverarbeitung Fehler reduziert. Müssen Arbeitnehmer Informationen und Datensätze mühsam über Stunden abtippen, entstehen leicht Ungenauigkeiten und Flüchtigkeitsfehler. Die intelligente Datenverarbeitung schafft eine optimale Ordnung und Struktur, die von Unternehmen individualisiert werden kann. So wird sie bestmöglich an die unterschiedlichen Bedürfnisse von Firmen angepasst und kann den maximalen Nutzen erbringen.

Auf diese Weise steigt die Flexibilität im Unternehmen. Workflows laufen einfacher und flüssiger und die Skalierung wird beschleunigt. Die Entlastung von Arbeitskräften und die Optimierung der Prozesse senkt die Kosten für Unternehmen. Auf mehreren Ebenen werden Ressourcen eingespart, die nunmehr in anderen Bereichen genutzt werden können.

Wie unterscheidet sich die intelligente Dokumentenverarbeitung von der Optical Character Recognition?

Optical Character Recognition (OCR) kann – anders als eine künstliche Intelligenz – nicht aktiv lernen und ist dadurch in ihren Möglichkeiten beschränkter als die intelligente Dokumentenverarbeitung. OCR kann allein auf der Grundlage von Vorlagen arbeiten und scheitert bereits dann, wenn kleinere Variationen vorhanden sind. Die intelligente Dokumentenverarbeitung ist hingegen darauf ausgelegt, ständig dazuzulernen und sich anzupassen. Sie kann einfache und komplexere Dokumente analysieren und sogar mit handschriftlichen Notizen arbeiten. Auch unstrukturierte Texte werden von ihr ohne Probleme optimiert und in eine nachvollziehbare Struktur gebracht.

Optical Character Recognition bietet also weitaus weniger Vorteile als die intelligente Dokumentenverarbeitung. Menschliche Arbeitnehmer müssen hier ständig nachbessern, während die intelligente Dokumentenverarbeitung weitestgehend selbstständig arbeitet und nur in bestimmten – von dem Unternehmen selbst festgelegten – Fällen kontrolliert werden muss.