Virtic ermittelt Arbeitszeit per Smartphone, Handy und via Web
Die Dortmunder Firma Virtic stellt rechtzeitig vor dem Inkrafttretens ds MiLoG (“Mindestlohngesetz”) am 1. Januar 2015 die Smartphone-App vTime zum Erfassen der Arbeitszeit vor Ort vor. Wie auch der Mitbewerber 123erfasst.de versprechen die Dortmunder damit, Firmen dabei zu helfen, Erfassungs- und zusätzliche Dokumentationspflichten des Gesetzes erfüllen zu können. Die aufgezeichneten Daten müssen gesetzlich mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Und so greift die Virtic-Anwendung direkt auf einen Server zu, um die Informationen dort abzulegen, wo sie regelmäßig mit Daten der gesamten Firmenbelegschaft als Backup gesichert werden können.
Ist keine Internetverbindung vorhanden, speichert das System lokal und synchronisiert die Daten mit dem Server, sobald wieder eine Verbindung vorhanden ist. Zur Erfassung reicht sogar ein klassisches Handy mit Java-Client. Die Software kümmert sich auch hier um die Datenübertragung, sobald eine Netzverbindung da ist. Alternativ bietet Virtic kleine Terminals mit LED-Beschriftung. Arbeitszeiten lassen sich auch über jedes andere Gerät via Browser eingeben und verwalten.
Ist überhaupt keine Netzverbindung verfügbar, lassen sich Zeiten später auch noch manuell nachtragen. Eine integrierte Plausibilitätsprüfung stellt unter anderem fest, ob die angegebenen Schichten ungewöhnlich lang sind, der Arbeitsbeginn vor der Kernzeit liegt oder der falsche Einsatzort erfasst wurde. Dazu lässt sich GPS-Tracking integrieren, alternativ auch die Netzzellendaten des Providers. Die Prüfung soll garantieren, dass die korrekten Buchungssätze für Löhne und Reisekosten berechnet werden.
Die Kosten für die Nutzung der Anwendung orientieren sich an der Zahl der Nutzer, der Dienstleistungen, etwa das Gerätemanagement der Handys, und an der Kombination mit anderen Diensten. So können etwa die Zeiterfassungstrminals der Firma Datafox direkt mit Hauselektronik verbunden werden und so zum Beispiel Öffnen oder Schließen der Tür auslösen.
Der Preis hängt davon ab, welche Erfassungsmöglichkeiten und welche Zusatzdiente genutzt werden. Angeboten werden Disposition, Projektleiter-Tools, Fehlzeitenverwaltung und automatische Verarbeitung für die Lohn- und Reisekostenabrechnung. Die auf dem Server installierte Lösung kann mit Terminplanern aus ERP-Lösungen verbunden werden, Reports ausgeben sowie mit Schnittstellen zu Lohnprogrammen oder Reisekostenabrechnung und Buchhaltung versehen werden.
In einem Rollen- und Rechte-Management lässt sich definieren, welcher Mitarbeiter welche Daten lesen kann und welche er kommentieren, freigeben oder ändern kann. So können Projektleiter vor Ort den staatlichen Prüfern die komplette Erfassung zeigen, während einzelne Arbeiter auf ihre Daten beschränkt bleiben.