Digitale Signatur: Ein Signaturverfahren für das 21. Jahrhundert

Was ist ein Brand Discovery ?
Sicherheit
E-Mail-Flut kostet Produktivität (Bild: Shuttsterstock)

Bei Verträgen denkt man an ellenlange schriftliche Konvolute, die vor Ort von den Vertragsschließenden unterzeichnet werden müssen. Doch im Geschäftsleben geht es heute auch einfacher: Die digitale Signatur kombiniert digitale Technologien, strenge Auflagen und spezifische Zertifizierungen. Die Anreise zur Unterzeichnung ist nicht mehr nötig.

Früher traf man sich bei einer der Vertragsparteien oder im Büro eines Rechtsvertreters, um geschäftliche Verträge zu unterzeichnen. Das war umständlich und teuer. Die Unterzeichnung durch alle Parteien erforderte häufig lange Reisen und damit erheblichen Zeitaufwand. Die interne Administration wurde durch die Arbeit an und mit den Verträgen stark belastet.

E-Mail-Flut kostet Produktivität (Bild: Shuttsterstock)

Doch heute gibt es dazu eine Alternative: Die digitale Signatur ist genauso sicher, wenn nicht sicherer als handschriftlich unterzeichnete Verträge. Sie passt aber weit besser zu den Flexibilitäts- und Agilitätsanforderungen einer globalisierten Geschäftswelt.

Rechtlich ist eine regelkonform durchgeführte digitale oder -eSignatur genauso verbindlich wie eine normale Unterschrift – in der EU regelt das die eIDAS-Verordnung (EU-Richtlinie 910/2014).

Für die Sicherheit der digitalen Unterschrift, für die meisten Vertragsschließenden das wichtigste Kriterium, garantiert hier nicht mehr die Person des Notars. An seine Stelle tritt die technologische Infrastruktur von vertrauenswürdigen Signaturprovidern wie Yousign.

Eine gültige e-Signatur muss eine Reihe von Kriterien erfüllen. So müssen sich die unterzeichnenden Parteien authentifizieren. Es muss einen Nachweis der Zustimmung zum Vertragswerk geben. Schließlich sind unterschriebene Dokumente elektronisch zu versiegeln. Dabei wird eine Belegdatei mit Zeitstempel erstellt. So können die Vertragsdaten nicht im Nachhinein manipuliert werden.

Wer die Rolle eines vertrauenswürdigen Signaturproviders übernehmen möchte, muss sich strengen und regelmäßig wiederkehrenden Audits unterziehen. Nur nachweislich auditierte und zertifizierte Anbieter dürfen einen e-Signatur-Service nach europäischem Recht anbieten.

Wie läuft die Umstellung auf e-Signaturen ab?

Unternehmen, die auf e-Signatur umstellen möchten, sollten damit beginnen, einen zuverlässigen Dienstleister auszuwählen. Neben den nötigen Audits und Zertifizierungen sollte ein Dienstleister beispielsweise Server in der EU nutzen und für die gespeicherten Verträge leistungsfähige, moderne Verschlüsselungsverfahren verwenden.

Bei einem konkreten Vertragsschluss werden die zu unterzeichnenden Vertragsunterlagen auf die Systeme des Signaturproviders hochgeladen. Am besten legt man schon vorher fest, wer in welcher Reihenfolge unterschreiben soll. Man gibt diese Kontakte und die Reihenfolge ein, in der die Unterzeichnenden um ihre elektronische Signatur gebeten werden. Nach jeder Unterschrift erfolgt eine Benachrichtigung des Initiators. Der Verlauf der schrittweisen Unterzeichnung wird genau verfolgt und bleibt daher vollständig transparent, obwohl die Unterzeichnenden nicht an einem Ort versammelt sind.

Schließlich ruft man die Dokumente elektronisch signiert und versiegelt ab – in Form einer rechtlich anerkannten, mit Zeitstempel versehenen Datei, die nun sicher und den Regeln für geschäftsrelevante digitale Dokumente gemäß aufbewahrt werden muss.

Welche Vorteile hat die digitale Signatur?

Vor allem spart die e-Signatur Zeit und Wege. Sie ist zudem ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro. Denn digital geschlossene Verträge werden auch digital archiviert. Umfangreiche Vertragsarchive in Papier werden überflüssig, der dafür benötigte Raum kann anderen Zwecken dienen oder entfallen.

Wichtige Prozesse wie das Onboarding neuer Mitarbeiter, der Vertrieb von Produkten oder die Optimierung des Kundenerlebnisses vereinfachen sich und gehen schneller. E-Signaturen sind damit das richtige Verfahren für eine globalisierte Wirtschaft, in der Geschäftspartner immer öfter aus anderen geografischen Regionen stammen und Effizienz, Sicherheit und Geschwindigkeit immer wichtiger werden.

Was bietet Yousign?

Yousign ist ein eIDAS-konformer Signaturprovider. Das Unternehmen stellt seinen Kunden eine nach allen rechtlichen Vorgaben zertifizierte und auditierte Infrastruktur für e-Signaturen zur Verfügung. Geeignet ist eine Zusammenarbeit mit Yousign für alle Unternehmen vom Freiberufler bis zum Enterprise und für alle Branchen.

Dokumente werden mit modernsten TLS-Verfahren verschlüsselt. Zum Angebot gehören die Speicherung der Daten auf Servern in der EU. Dazu kommen Tools, die den Umgang mit den digitalen Dokumenten erleichtern. Unterzeichnet werden Dokumente im pdf-Format. Dokumente in anderen Formaten müssen zuvor in das pdf-Format umgewandelt werden. Die digitale Unterschrift mit Yousign zu realisieren, spart Zeit und Geld bei der Vertragsunterzeichnung und ist genauso rechtssicher wie klassische Unterschriften.

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