Weclapp: Komplettlösung für CRM, ERP und Finanzen
Im Bereich Unternehmenssoftware setzen sich seit ein oder zwei Jahren immer stärker Cloud-Lösungen durch. Das gilt gerade für so komplexe Aufgaben wie CRM (CRM, Customer Relationship Management) und ERP (ERP, Enterprise Resource Planning), sowie die klassische Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft.
Hersteller wie Sage oder Lexware beispielsweise bieten umfangreiche Softwarepakete direkt aus der Cloud. Die Anbieter haben dabei auch ihr Herz für kleine Unternehmen, Start-ups und sogar Freiberufler entdeckt. Für die sind die Cloud-Programme insofern empfehlenswert, als der Installationsaufwand der Software-Lösung im Unternehmen entfällt und sich kein IT-Manager mehr um Updates oder Bugfixes kümmern muss. Das besorgt alles der Anbieter direkt in der Cloud.
Viele Unternehmen sorgen sich nach wie vor um die Sicherheit ihrer Daten in der Cloud. Hier versichern die Anbieter unisono, dass alle Daten nur in deutschen Rechenzentren gespeichert werden, und deutsche Datenschutzregeln strikt eingehalten werden.
Diesen Weg schlägt auch der Marburger Anbieter Weclapp ein. Dessen gleichnamige Lösung Weclapp ist eine cloud-basierende ERP-Software, die auch CRM-Funktionen sowie die Bereiche Warenwirtschaft, Buchhaltung und Finanzen und sogar den Helpdesk unter einer Bedienoberfläche integriert. Ähnlich wie die Cloud-Produkte von Lexware und Sage soll sich Weclapp auch für sehr kleine Unternehmen und sogar Freiberufler eignen. Für diese ist in erster Linie die kleinste Version “Cloud CRM” gedacht, die pro Monat und Nutzer zwölf Euro kostet.
Da die Software auch für sehr kleine Unternehmen gedacht ist, soll die Bedienung so einfach sein, dass auch Anwender mit weniger Erfahrung im Stande sind, komplexe CRM- oder ERP-Lösungen nutzen zu können. Das Programm läuft vollständig in der Cloud, auf dem PC muss kein Zusatzmodul installiert werden. Allerdings empfiehlt der Hersteller ausdrücklich Firefox oder Chrome als Browser zu nutzen. Tatsächlich kommt es beim Kurztest von ITespresso mit dem Internet Explorer gelegentlich zu Problemen, beispielsweise, wenn Textfelder in Eingabemasken nicht richtig angezeigt werden.
Erste Orientierung: Dashboard
Schon ein Blick auf die Startseite mit dem Dashboard zeigt das funktionell orientierte Konzept von Weclapp. Dem Nutzer präsentiert sich eine übersichtliche Bedienoberfläche mit nüchtern gestalteten Icons und zurückhaltender Farbgebung. Ein erster virtueller Rundgang durch die Aufgabenbereiche macht gleichfalls einen guten Eindruck. Alle für das Unternehmen in Sachen CRM, ERP und Finanzen nötigen Features sind da, wo man sie sucht. Trotz der Fülle von Funktionen wirkt die Software nicht überladen.
Alle Hauptfunktionen prangen als schlichte Icons auf der Startseite, darunter finden sich die Funktionen Organizer, CRM, Projekte, Auftragsverwaltung, Artikelverwaltung, Finanzen, und Berichtswesen. Zusätzlich listet eine vertikale Menüleiste auf der linken Seite die Themenbereiche auf. Durch Mausklick auf ein Thema öffnen sich dessen Unterfunktionen. Aktuelle Aktivitäten in Projekten werden auf der rechten Seite angezeigt.
Unternehmensdaten eingeben
Am Anfang dürfte das Icon “Mein Weclapp” besonders oft angeklickt werden. Hier kann der Nutzer die Bedienoberfläche anpassen, Unternehmensdaten eingeben, die Benutzerverwaltung und Rechtevergabe festlegen und sich die Übersicht über Lizenzen und Verträge anzeigen lassen. Zusätzlich gibt es Nutzungsstatistiken und die beim Anbieter bestellten Support- und Servicepakete werden ebenfalls angezeigt.
Kernfunktionen CRM
Zu den Kernfunktionen von Weclapp gehört CRM, eingeteilt in die Bereiche “Kontakte”, “Interessenten”, “Kunden”, “Wettbewerber”, “Chancen” und “Kampagnen”. Ein Klick auf “Kontakte” öffnet eine Eingabemaske, in der man alle nötigen Angaben zum jeweiligen Geschäftspartner machen kann, auch ein Textfeld für Bemerkungen fehlt nicht. Ist die erste Übersicht für einen Kontakt erstellt, lassen sich dazugehörige Aufgaben, Termine im Kalender oder auch den Geschäftspartner betreffende “Kampagnen” hinzufügen.
Ähnlich aufgebaut sind auch die Rubriken “Interessenten”, “Kunden”, “Wettbewerber” und so weiter. Jede Rubrik bietet dabei weiterführende Funktionen, so kann man direkt aus den Kontakten oder Kundendaten heraus E-Mails versenden. Unter “Projekte” finden sich die Bereiche “Projektübersicht”, “Projektaufgaben”, “Buchungsberichte” und “Ressourcenauslastung”. Will man ein neues Projekt eintragen, genügen zunächst einmal der Name des Projekts sowie die geplanten Termine für Start und Fertigstellung.
Auch in Microsoft Excel erstellte Projektdateien, respektive Arbeitsblätter lassen sich hier öffnen. Die Daten sind daneben auch im CSV-Format im- oder exportierbar, dazu öffnet sich ein entsprechender Import-/Export-Wizard.
Um den Überblick über Projekte, Kunden und Aufgaben nicht zu verlieren, ist der “Organizer” nützlich. Hier werden das E-Mail-Konto verwaltet, Kalender und Adressbuch gepflegt, Kontakte von Geschäftspartnern oder Aufgaben erstellt. Die Aufgaben lassen sich dabei nach Priorität ordnen.
Berichte und Auswertungen
Zu den Kernbestandteilen jeder Managementsoftware gehören natürlich Auswertungen und Berichte. Weclapp präsentiert Berichte zu den Themen “Kunden”, “Interessenten”, “Chancen”, “Dienstleistungen” und so weiter an. Die Reports lassen sich jeweils nach bestimmten Kriterien sortieren. So kann man sich die Kunden nach den “Top 20”, “Kundenkategorie”, “Vertriebsweg” oder “Neu- bzw. Bestandskunde” ordnen lassen.
Der Berichtszeitraum lässt sich ebenfalls begrenzen. Zudem zeigt die Software auf Wunsch nur die Berichte für einen bestimmten Verantwortlichen im Unternehmen und dessen Kunden an.
Die Module “Finanzen” und “Buchhaltung” sind zu Redaktionsschluss noch in der Betaphase, aber bereits nutzbar. Auch diese Module bieten Funktionen in ähnlicher Vielfalt und Detailtiefe wie die bisher erwähnten Rubriken.
Die Hilfefunktion ist gut ausgebaut. Für Einsteiger bietet der Hersteller eine Reihe deutschsprachiger Video-Tutorials, FAQ-Listen sowie Webinare. Zum Download gibt es darüber hinaus auch Templates für Mails, beziehungsweise Briefvorlagen, Textbausteine sowie Formulardesigner.
Fazit, Preise, Versionen
Insgesamt lässt sich das Programm nach der erforderlichen Einarbeitungszeit flüssig und effizient nutzen. Auch Anwender, die noch nicht sehr viel Erfahrung im CRM oder ERP haben, sollten damit relativ schnell klarkommen. Grundkenntnisse in den jeweiligen Aufgabengebieten sind natürlich trotzdem unerlässlich.
Die Weclapp-Software ist in drei Versionen erhältlich. Die kleinste Lösung, Cloud CRM für “kleine Unternehmen, Gründer und Freiberufler” kostet pro Nutzer und Monat zwölf Euro. Im Preis sind zwei Gigabyte Speicher für Dokumente enthalten.
Für “Dienstleister, Agenturen und Beratungen” ist Cloud ERP Dienstleistung gedacht. Diese Lösung kostet pro Nutzer und Monat 24 Euro und bringt dabei zehn Gigabyte Speicher pro Arbeitsplatz mit.
Die größte Lösung, Cloud ERP Handel “für Händler und Produzenten”, beläuft sich auf 48 Euro pro Nutzer und Monat und kommt mit jeweils 20 Gigabyte Speicher für Dokumente. Wer die Software erst mal ausprobieren will, kann die 30-Tage-Testversion nutzen.