Windows-Tool SD-Reisekosten 2016 für KMU ist verfügbar

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sd-reisekosten (Bild: Ingenieurbüro Stenzel)

Zu den Neuerungen zählt etwa, dass das Tool bei der Verpflegung auf Flugreisen automatisch die Verpflegungspauschale kürzt und bei der Belegeingabe neuerdings auch die Verpflegungsart berücksichtigt. Änderungen gibt es etwa auch beim digitalen Fahrtenbuch. Zudem wurde der Reisebericht erweitert.

Das Ingenieurbüro Stenzel hat sein alljährliches Update für das an kleine und mittlere Unternehmen (KMU) gerichtete Windows-Tool SD-Reisekosten veröffentlicht. Version 2016 bringt insgesamt vier Neuerungen, die die Verpflegung bei Flugreisen, den Reisebericht und das digitale Fahrtenbuch sowie die Tagessätze respektive die Sachbezugswerte betreffen.

Grundsätzlich sucht SD-Reisekosten beim Verbuchen der aufgelaufenen Spesekosten laut Anbieter immer nach der gesetzlich günstigsten Regelung für die Abrechnung mit dem Finanzamt. Das Programm kenne dazu alle Regelungen und Gesetze seit 2003 – und könne so auch noch Reisen verbuchen, die bereits länger her sind.

Das Programm sei zudem mandantenfähig, sodass es für die Reisekostenabrechnung gleich mehrerer Firmen eingerichtet werden kann. Weitere Besonderheit ist dass viele Eingaben – etwa die bereisten Länder, die eingesetzten Währungen, die anzuwendenden Pauschalen, die Belegarten oder die Namen der Mitarbeiter – im Programm dem Anbieter zufolge nur ein einziges Mal erfasst werden müssen. Anschließend würden sie per Mausklick in die jeweiligen Formulare übernommen.

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Bei der Belegeingabe für Flugreisen erfasst das Tool neuerdings automatisch die Verpflegungsart (Screenshot: Ingenieurbüro Stenzel).

Eine wesentliche Neuerung der Version 2016 betrifft die Verpflegung von Mitarbeitern bei Flugreisen. Da die Verpflegungspauschale in solchen Fällen entsprechend zu kürzen ist, erfasst das Programm bei der Belegeingabe neuerdings auch die Verpflegungsart und notiert, ob es sich um ein Frühstück, ein Mittagessen oder um ein Abendessen gehandelt hat. Die Kürzung der Verpflegungspauschale erfolgt dann automatisch.

Überdies werden im gedruckten Reisebericht ab sofort auch die Kostenstellen und Kostenträger mit ausgegeben. Außerdem erscheint im Fußbereich der Berichte das Druckdatum. Zudem sollen im Fahrtenbuchprotokoll bei eventuellen Änderungen künftig auch das Änderungsdatum und der ursprüngliche Inhalt zu erkennen sein. Möglich sei dies auch bei mehrfachen Änderungen eines Eintrags. Hintergrund ist ein Urteil des Finanzgerichts Baden-Württemberg sowie ein entsprechender Verwaltungserlass der Oberfinanzdirektion Rheinland und Münster.

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Grundsätzlich berechnet SD-Reisekosten die aufgelaufenen Spesen immer automatisch nach der für das Unternehmen günstigsten Regelung (Screenshot: Ingenieurbüro Stenzel).

Zusätzlich sind laut Anbieter bereits alle aktuellen Verpflegungs- und Auslandspauschalen sowie Sachbezugswerte, die sich zum 1. Januar geändert haben, in der Software hinterlegt. Eine Demo von SD-Reisekosten 2016 steht zum kostenlosen Download auf der Anbieter-Website bereit. Die zugehörige Vollversion kostet 44,90 Euro, die Netzwerkversion für bis zu fünf Reisende ist für 129,90 Euro zu haben.

“Unsere Software erfasst Vorschüsse, kann an eine Finanzbuchhaltung angeschlossen werden, verknüpft Außendienstmitarbeiter per E-Mail und bietet einen Betriebsprüfermodus nach § 147 A. Unsere Anwender nutzen auch unser digitales Fahrtenbuch, das mehrere Firmenwagen verwalten kann und auch Privatfahrten verbucht. Ein Export nach Excel ist ebenfalls aus der Software heraus möglich”, fasst Ulf Stenzel, Leiter des Ingenieurbüros Stenzel, die Vorzüge des Reisekostentools in einer Pressemitteilung zusammen.

Ein Programm wie SD-Reisekosten 2016 können deutsche Unternehmen laut der aktuellen Studie Geschäftsreiseprozesse 2015 offenbar auch gut gebrauchen. Die von dem Analystenhaus Techconsult beauftragte Untersuchung kommt nämlich zu dem Ergebnis, dass dort nur wenige Teilprozesse den Anforderungen entsprechend umgesetzt werden. Vor allem hinsichtlich Belegerfassung, Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Reisekostenrückerstattung bedarf es demnach einer Verbesserung.

Weiterhin zeigen die Studienergebnisse, dass nicht alle Prozesse softwareseitig optimal unterstützt werden. Schwachstellen wurden demnach nicht nur bei der Reiskostenabrechnung selbst entdeckt, sondern auch bei der Reisebuchung und der Verwaltung der Reisekosten. Der Einsatz einer entsprechenden Software würde laut den Studienautoren viele Teilprozesse effizienter gestalten und den Aufwand entsprechend minimieren.

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