Die digitale Arbeitswelt ist immer noch ziemlich analog

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Arbeitsplatz (Bild: Shutterstock/BrAt82)

Das geht aus der aktuellen Smart-Worker-Studie 16 hervor. Demnach erfreuen sich “analoge” Technologien wie Drucker und Faxe immer noch großer Beliebtheit. Digitale Techniken wie Videokonferenzen haben es hingegen schwer.

Wie wandelt sich die IT-Landschaft in Unternehmen? Wie digital ist die heutige Arbeitswelt wirklich? Und wie setzen Mitarbeiter “smarte” Technologien in ihrer Firma ein? Im Wesentlichen diesen Fragen ist die Smart Worker Umfrage 16 nachgegangen. Die Ergebnisse dieser, als Nachfolgestudie der von Dokulife seit einigen Jahren durchgeführten und vom Druckerhersteller Brother unterstützten Printerumfrage hat das Münchner Beratungs- und Marktforschungsunternehmen für Output Management auf der CeBIT-Preview-Veranstaltung vergangene Woche in München vorgestellt.

Unternehmensberatung (Bild: Shutterstock/Saklakova)

Hierzu wurden erneut rund 6000 berufliche und private Anwender sowie IT-Entscheider aus Deutschland, Österreich und der Schweiz interviewt, die sich aus der Leserschaft von IT- und Wirtschaftspublikationen rekrutierten. Diese waren dazu aufgefordert, an einer Online-Befragung teilzunehmen. Dabei ging es diesmal vor allem um die Nutzung digitaler Kommunikationsmittel wie Videokonferenzen im Berufsalltag sowie den Einsatz von Druckern und Smartphones im Unternehmen.

Wie steht es um die Nutzung digitaler Kommunikationsmittel im Unternehmen?

Wie digitalisiert die Arbeitswelt inzwischen tatsächlich ist, lässt sich insbesondere an den Antworten auf die im Rahmen der Smart-Worker-Studie 16 gestellte Frage “Welche Kommunikationsmöglichkeiten nutzen Sie für den beruflichen Informationsaustausch im Unternehmen?” ablesen. Demnach setzen 86 Prozent der Befragten für die interne Kommunikation auf Chat-Applikationen wie ICQ oder WhatsApp setzen, während 68 Prozent für den Informationsaustausch mit Arbeitskollegen bevorzugt Soziale Netzwerke wie Facebook, LinkedIn und Xing nutzen. Auch digitale Technologien wie die Bildtelefonie via Skype oder Facetime (70 Prozent) stehen bei den Befragten hoch im Kurs.

Dennoch greift die überwiegende Mehrheit am liebsten immer noch auf klassische Kommunikationsmethoden wie das Telefon (90 Prozent) oder das persönliche Gespräch mit Kollegen (93 Prozent) zurück. Die bereits totgesagte E-Mail ist für 89 Prozent der Angestellten nach wie vor das bevorzugte interne Kommunikationsmittel. Selbst das Fax wird dafür noch von 41 Prozent der Befragten verwendet. Noch deutlicher wird das bei der externen Kommunikation mit den Kunden. Hier betätigen ganze 83 Prozent der Firmenangehörigen noch das Faxgerät, um Dokumente an Kunden zu versenden.

“Faxe sind in der Kundenkommunikation immer noch sehr gefragt. Ich kann hier aus meinem Beratungsalltag berichten. Sie können in fast keinem Unternehmen die Druckinfrastruktur optimieren, indem Sie die Faxe daraus entfernen”, bestätigt Oliver Jendro, Dokulife-Berater und -Marktforscher für Output Management, bei der Vorstellung der aktuellen Smart-Worker-Studie auf einer Presseveranstaltung in der vergangenen Woche in München. Die Firmenangehörigen seien es einfach noch zu sehr gewohnt, beispielsweise Verträge per Fax zu senden.

smart-worker-videokonferenzen (Screenshot: ITespresso via Dokulife)
Nur 16 Prozent der befragten Firmenangehörigen nutzen trotz des Vorteils der eingesparten Reisekosten mehrmals pro Woche Videokonferenzen, lediglich 2 Prozent tun dies täglich (Screenshot: ITespresso).

Im Vergleich dazu nutzt jeweils lediglich die Hälfte ein Soziales Netzwerk oder ein Bildtelefon zur externen Kommunikation. Chat-Anwendungen werden sogar nur von einem Drittel eingesetzt, um sich mit Kunden auszutauschen. Und obwohl auch Videokonferenzen von Mitarbeitern in erster Linie wegen der dadurch eingesparten Reisezeit geschätzt werden, nutzen diese Form der digitalen Kommunikation nur 16 Prozent der Befragten häufig, das heißt mehrmals pro Woche, und lediglich 2 Prozent von ihnen täglich.

Das “papierlose Büro” lässt noch auf sich warten

Ein weiteres Relikt aus der “analogen Welt”, das sich als Arbeitsmittel ebenfalls nach wie vor großer Beliebtheit erfreut und somit dem oft propagierten “papierlosen Büro” im Weg steht, ist der Drucker selbst. Auf die Frage, ob sie 2015 mehr oder weniger als noch zwei Jahre zuvor gedruckt haben, antwortete fast die Hälfte der Anwender (45 Prozent), ihr Druckvolumen sei in etwa gleich geblieben. Bei 23 Prozent der Befragten hat die Zahl der Ausdrucke sogar zugenommen, während lediglich 27 Prozent der Mitarbeiter weniger druckten als 2013.

smartworker_drucken (Screenshot: ITespresso via Dokulife)
Auch heutzutage gibt es noch Mitarbeiter, die mehr Dokumente ausdrucken als noch vor zwei Jahren. 58 Prozent tun das, da sie immer mehr Dokumente bearbeiten, 48 Prozent wollen sich einen besseren Überblick darüber verschaffen (Screenshot: ITespresso via Dokulife).

Die Gründe dafür, dass im vergangenen Jahr teilweise sogar mehr Dokumente ausgedruckt wurden, sind laut Studie primär in der gestiegenen Informationsflut am Arbeitsplatz zu suchen. So gaben 58 Prozent der zu diesem Thema Befragten an, dass sie mehr Dokumente als früher zu bearbeiten hätten. 48 Prozent nannten als Grund, dass sie immer mehr Informationen in Form von E-Mails, PDF-Dateien oder Dokumenten erhalten und sich mittels der ausgedruckten Dokumente einen besseren Überblick darüber verschaffen könnten.

“Viele Mitarbeiter sagen immer noch, dass sie Dokumente lieber ausdrucken, da sie so einfach die Informationen besser aufnehmen können. Sie legen sich dann die ausgedruckten Dokumente auf ihren Schreibtisch, damit sie potenziell wichtige Informationen nicht vergessen”, erklärt Jendro. E-Mails seien dabei noch immer die am häufigsten ausgedruckte Dokumentenart, obwohl sie nie für diesen Zweck gedacht gewesen seien. “Aber sperren Sie als IT-Verantwortlicher doch einmal die Druckfunktion im E-Mail-Programm. Dann werden Sie am nächsten Tag einen Aufschrei der Mitarbeiter erleben”, führt Jendro aus.

Smartphones bilden die Ausnahme

Doch die aktuelle Smart-Worker-Studie zeigt gleichermaßen, dass die Arbeitswelt nicht ausschließlich von althergebrachten Arbeitsmethoden dominiert wird, sondern inzwischen auch modernere Arbeitsmittel Einzug in den Berufsalltag gehalten haben. Insbesondere das Smartphone hat sich mittlerweile ebenso fest etabliert wie das Firmen-Notebook. So nutzen bereits 59 Prozent der Befragten im Berufsalltag ihr privates Smartphone, dieselbe Prozentzahl an Anwendern verwenden einen Laptop.

smart-worker-Smartphones (Screenshot: ITespresso via Dokulife)
Das (private) Smartphone konnte sich als eine der wenigen digitalen Techniken bislang in Firmen durchsetzen. 59 Prozent nutzen es schon im Berufsalltag (Screenshot: ITespresso).

Bemerkenswert ist zudem, dass das Tablet im Berufsleben immer häufiger zum Einsatz kommt und schon von nahezu einem Drittel (30 Prozent) am Arbeitsplatz eingesetzt wird. Das ist eine Tendenz, die man in den ersten Printerumfragen naturgemäß noch nicht feststellen konnte.

Fazit

Die Studie kommt zu dem Fazit, dass die Adaption von neuen Technologien im beruflichen Umfeld deutlich langsamer als im privaten Umfeld vonstatten geht und dass “analoge” Arbeitsmittel wie Papier, Drucker und Faxgeräte auch weiterhin gerne und häufig genutzt werden. Dagegen haben digitale Kommunikationsmittel wie Videokonferenzen bei den Firmenangehörigen trotz ihrer offensichtlichen Vorteile immer noch einen schweren Stand.

Darüber hinaus lässt sich anhand der Ergebnisse der jüngsten Smart-Worker-Studie auch ein Zusammenhang zwischen der Komplexität der digitalen Arbeitswelt und dem Einsatz “analoger” Technologien herstellen. Beispielsweise macht sich das dadurch bemerkbar, dass Mitarbeiter aufgrund der gestiegenen Informationsflut mehr Dokumente ausdrucken, um sich einen Überblick zu verschaffen. Einzig die Vermischung von privat und beruflich genutzten Technologien sorge für deren schnelle Adaption in Unternehmen.

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