Dienstreise-Online erlaubt selbständiges Abrechnen der Reisekosten

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Abb_2 Dashboard von Dienstreise-Online veranschaulicht die Art der Reisekosten (Bild: stallwanger IT)

Mit wenigen Klicks soll es ihnen anhand der cloudbasierenden Lösung möglich sein, Reisezeiten und -grund sowie Fahrt-, Hotel- und Bewirtungskosten anzugeben. Über neue Funktionen zum Hochladen und Exportieren kann die Abrechnung von Reisekosten weiter automatisiert und beschleunigt werden. Belege lassen sich zudem nun als Bild- oder PDF-Dateien hochladen.

Das Consulting-Unternehmen Stallwanger IT hat seine cloudbasierendes Angebot Dienstreise-Online erweitert Version. Ziel ist es, über neue Funktionen zum Hochladen und Exportieren die Abrechnung von Reisekosten weiter zu automatisieren, zu beschleunigen und komfortabler zu gestalten – und zwar sowohl für Mitarbeiter als auch für Buchhaltung und Controling.

Abb_2 Dashboard von Dienstreise-Online veranschaulicht die Art der Reisekosten (Bild: Stallwanger IT)
Ein Dashboard gibt in Dienstreise-Online einen Überblick über alle Dienstreisen eines eingestellten Zeitraums hinsichtlich Ausgabenart und Regionen (Bild: Stallwanger IT).

Die Lösung richtet sich an mittelständische Unternehmen. Mitarbeiter sollen damit ein einfach einsetzbares Instrument für die Berechnung ihrer Reisekosten bekommen, das zentral verwaltet wird und die Prozesse zwischen Finanz- und Personalbereich strafft. Mit wenigen Klicks soll es Mitarbeitern bei Dienstreise-Online daher möglich sein, Reisezeiten und -grund sowie Fahrt-, Hotel- und Bewirtungskosten anzugeben.

In dem Portal lassen sich von den Mitarbeitern zudem nun die als Reisekostennachweis dienenden Belege in Form einer Bild- oder PDF-Datei hochladen. Für die Finanzbuchhaltung sollen sich außerdem ab sofort die Arbeitsabläufe verbessern, da die Buchungsdaten in betriebswirtschaftliche Systeme wie Datev oder SAP exportiert und weiterverarbeitet werden können. Mit dem Buchungsexport im FIBU-Modul (Finanzbuchhaltung) lassen sich hierzu auch Standardkontenrahmen, etwa SKR03, SKR04, oder wahlweise individuelle KR-Tabellen umsetzen.

Abb_1 Reisekostenabrechnung - Belege hochladen bei Dienstreise-Online (Bild: stallwanger IT)
Mitarbeiter können bei Dienstreise-Online ab sofort auch selbst ihre Belege als Bild- oder PDF-Datei hochladen (Bild: Stallwanger IT).

“Mit Lösungen aus der Cloud können Unternehmen ihren Mitarbeitern im Personalbereich Dienste anbieten, bei denen diese selbständig ihre Daten verwalten. Unsere Online-Lösung ist eine Weiterentwicklung unseres Excel-Reisekosten-Tools mit dem Vorteil eines ESS (Employee Self Service)- und MSS (Management Self Service)-Systems. Mitarbeiter können ihre eigenen Dienstreisen-Daten selbst erstellen und verwalten, Manager können diese freigeben und die Kosten analysieren. Zudem gehen wir mit dieser Lösung in Richtung digitale Personal-Akte”, sagt Rouwen Stallwanger, Inhaber von Stallwanger IT, in einer Pressemitteilung.

Dienstreise-Online ermöglicht es, in einem Formular alle relevanten Reisedetails zu hinterlegen. Die entsprechenden Berechnungen von Pauschalen und Abzügen des Verpflegungsmehraufwands nimmt das System automatisch vor, sodass Unternehmen stets rechtssicher abrechnen können sollen, ohne dass sie auf Änderungen im Reisekostenrecht oder neu veröffentlichte Auslandstagesgelder reagieren müssen.

Im Portal sehen die Mitarbeiter überdies stets nur die Eingabefelder, die für das Abrechnen ihrer Dienstreise relevant sind. Mitarbeiterschulungen oder Workshops für die korrekte Datenpflege sollen dadurch entfallen.

Die einzelnen Reisebelege, etwa Zugtickets oder Taxiquittungen, lassen sich vom Mitarbeiter darüber hinaus direkt als Nachweis der entsprechenden Dienstreise zuordnen. Auf diese Weise können Entgeltabrechnungsabteilung oder die Buchhaltung alle Belege sofort einsehen und die Nachweise auch zu einem späteren Zeitpunkt noch lückenlos aufführen. Das Zuweisen verschiedener Benutzerzugänge erlaubt es des Weiteren, mit Steuerkanzleien oder Wirtschafsprüfungsunternehmen enger zusammenzuarbeiten, um sowohl den Datenaustausch als auch die Nachweispflicht komfortabler zu gestalten.

Durch eine ebenso integrierte Gruppen- und Benutzerverwaltung kann das Controlling mit Dienstreise-Online auf verschiedenen hierarchischen Ebenen Reisekostenabrechnungen verwalten. Ferner gibt ein Dashboard einen Überblick über alle Dienstreisen eines eingestellten Zeitraums hinsichtlich Ausgabenart und Regionen.

Abb_4 Übersicht über sämtliche abgeschlossenen Reisekostenabrechnungen aller Benutzer (Bild: stallwanger IT)
Ein Überblick über die bereits abgeschlossenen Reisekostenabrechnungen. Die Ansicht lässt sich optional auf einen bestimmten Zeitraum begrenzen (Bild: stallwanger IT).

Dienstreise-Online wird vom Anbieter selbst gehostet und kann von Unternehmen im Rahmen eines monatlichen Abonnements für die betreffenden Anwender bezogen werden. Es ist sowohl mit einer Unternehmenslizenz ab fünf Anwendern als auch als Einzellizenz bei stallwanger IT erhältlich. Der Preis für eine Unternehmenslizenz beträgt pro Anwender 1 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer. Ein kostenfreier Testzugang ist auf Anfrage über die Anbieter-Homepage verfügbar.

Ein ähnliches, ebenfalls cloudbasierendes Angebot hatte die SAP-Tochter Concur im Januar 2015 mit Expense Express speziell kleineren Firmen unterbreitet. Ihnen hatte das Unternehmen ein automatisiertes Reisekostenmanagement versprochen, das bis zu 75 Prozent Arbeitsersparnis im Vergleich zu anderen Abrechnungsprogrammen oder der Abwicklung des Prozesses auf Papier bringt.

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