Studie ermittelt die größten Zeitfresser im Büro

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Die Arbeit mit Textdokumenten gehört bei kleinen Unternehmen zu den größten Zeitfressern im Büro. Das behauptet zumindest eine Studie des Softwareherstellers Nuance. Die passende Lösung hat Nuance auch schon in der Tasche.

Digitale Transformation, Virtualisierung, Cloud Computing oder Mobile Computing – in der IT-Branche wird gerne und ausführlich über die großen Trends gesprochen. Vergessen wird dabei allzu oft, dass all die tollen neuen Techniken nur dann etwas bringen, wenn sie effizient genutzt werden. Doch manchmal sind es nicht die neuen Technologien, sondern unspektakuläre Maßnahmen, die das Arbeitsleben erleichtern. Wie beispielsweise ein simples Software-Update. Oder optimierte Business-Prozesse.

Die Unternehmensberatung AWA (Advanced Workplace Alliance) fordert in einem Blog sogar, man solle die Effizienz der Mitarbeiter messen. Man benötige einen “Director of People Effectiveness”, der unter anderem auch darüber wacht, dass die Kollegen optimale Technik für ihre Arbeit zur Verfügung gestellt bekommen. Die Marktforscher von Gartner beschäftigen sich ebenfalls seit Jahren mit dem Thema und haben gerade eine Konferenz “Digital Workplace Summit 2015” dazu veranstaltet. Da ging es unter anderem auch um die optimale Gestaltung des digitalen Arbeitsplatzes.

Zeitfresser Texterstellung

Der Softwarehersteller Nuance ist offenbar der Meinung, dass der Umstieg auf seine Produkte die höchste Effizienzsteigerung mit sich bringt. Gemeint ist damit zum Einen die PDF-Software des Hauses, zum Anderen die Spracherkennung Dragon Naturally Speaking. Um die Argumente für die eigenen Produkte zu untermauern, hat Nuance eine Studie in Auftrag gegeben. Wenn auch die Absicht der Studie offensichtlich ist – nämlich Werbung in eigener Sache -, so sind deren Ergebnisse doch interessant.

13 Prozent der KMU halten das Erstellen und Verwalten von Textdokumenten für eine größere "Zeitverschwendung" als Geschäftsreisen oder Besprechungen. Und 38 Prozent verwenden täglich etwa zwei Stunden auf die Bearbeitung von Dokumenten. (Grafik: Nuance).
13 Prozent der KMU halten das Erstellen und Verwalten von Textdokumenten für eine größere “Zeitverschwendung” als Geschäftsreisen oder Besprechungen. Und 38 Prozent verwenden täglich etwa zwei Stunden auf die Bearbeitung von Dokumenten. (Grafik: Nuance).

Die Hauptaussage der Studie ist, dass kleine und mittlere Unternehmen (KMU) gerade beim Erstellen und Verwalten von Dokumenten eine Menge Zeit verlieren. Dazu gehört insbesondere die Bearbeitung von Texten aller Art, wie etwa Berichte, Verträge, Werbematerial und anderes mehr. Die Studie wurde von Marketiers4DC im September 2014 erarbeitet. Grundlage für die Ergebnisse ist die Befragung von 757 kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland, Frankreich und Großbritannien.

38 Prozent der Unternehmen verwenden täglich im Durchschnitt zwei Stunden für die Bearbeitung von Dokumenten. Zehn Prozent wenden sogar mehr als fünf Stunden pro Tag dafür auf. Laut Nuance ist Spracherkennung beim Texten eine gute Möglichkeit, um die Produktivität zu steigern. Doch in Deutschland nutzen nur 14 Prozent, in Frankreich nur sechs und in Großbritannien gar nur vier Prozent Spracherkennung am Arbeitsplatz.

Tests der ITespresso-Redaktion bestätigen, dass Spracherkennung die Produktivität deutlich steigern kann. Ein gut trainiertes Dragon Naturally Speaking erreicht ohne weiteres Erkennungsraten um die 98 Prozent. Zudem macht das Programm keine Rechtschreib- und keine Tippfehler.

Die Produktivitätssteigerung funktioniert aber nur unter bestimmten Voraussetzungen. Anwender, die immer neue Themen und Wortfelder in ihren Texten haben, erzielen keine optimalen Ergebnisse. Das gilt auch, wenn häufig Fremdwörter oder ungewöhnliche Eigennamen vorkommen. Umgekehrt sind sehr einfache Texte, die mit den immer gleichen Formulierungen arbeiten, mit Standard-Textbausteinen mindestens ebenso schnell fertiggestellt, wie mit dem Diktat am PC.

Tippen mit 10-Finger-System

Eine wichtige Rolle spielt auch, ob der Anwender beim Tippen das Zehn-Finger-System beherrscht. Wenn ja, bringt das Diktieren am PC nicht so viel, wenngleich es deutlich schneller vonstatten geht, als das Tippen. Wer dagegen in seiner Jugend den Tippkurs in der Schule geschwänzt hat, seitdem mit zwei bis fünf Fingern in die Tasten hackt und sich dabei vielleicht noch häufig vertippt, der ist ein idealer Kandidat für Spracherkennung. Hier kann Dragon Naturally Speaking, derzeit in Version 13, tatsächlich große Vorteile bringen.

Fortgeschrittene Anwender setzen die Software nicht nur als virtuelle Schreibmaschine ein, sondern nutzen sie auch, um Texte zu formatieren, im Web zu recherchieren oder Programme zu starten. Einen ausführlichen Praxistest von Dragon Naturally Speaking finden Sie auch bei ITespresso.

Alternative PDF-Software

Auch beim Umgang mit PDF gibt es laut Nuance Optimierungspotenzial. Diesmal ist es aber eher finanzieller Natur. So behauptet die Studie, dass sich 29 Prozent der befragten Unternehmen “für bekannte Marken” entscheiden würden – gemeint ist damit wohl Adobes Acrobat – dabei aber die Kostenersparnis durch “alternative Produkte” ignorierten. Mit Letzterem ist dann die eigene PDF-Software von Nuance gemeint.

Die Effizienz am Arbeitsplatz lässt sich wie bereits erwähnt, oft auch durch ein Software-Update verbessern. Dass bessere Software bessere Ergebnisse bringt, klingt banal. Offenbar wird diese Erkenntnis aber von vielen Unternehmen nicht richtig beherzigt. Denn ein Viertel der befragten Unternehmen gibt in der Studie an, Software noch nie erneuert zu haben. Fast ein Drittel (32 Prozent) überprüfen ihre Softwareanforderungen höchstens einmal pro Jahr.

Mehr Produktivität am Arbeitsplatz verspricht Nuance mit seinen Produkten Dragon Naturally Speaking und PowerPDF (Grafik: Nuance).
Mehr Produktivität am Arbeitsplatz verspricht Nuance mit seinen Produkten Dragon Naturally Speaking und PowerPDF (Grafik: Nuance).

Als Grund für die nachlässige Handhabung von Software-Updates geben 52 Prozent an, dass einfach das Geld dafür fehle. 41 Prozent haben einfach keine Zeit, sich mit dem Thema zu befassen. Satte 58 Prozent kennen sich laut Studie aber einfach nicht genug aus, um den Nutzen einer aktuellen Software zu erkennen.

Was den Markt in Deutschland betrifft, lässt sich feststellen, dass Geld für neue Software durchaus vorhanden ist. Laut Bitkom soll der deutsche ITK-Markt 2015 um 3,2 Prozent auf 80,3 Milliarden Euro anwachsen. Allein 20,2 Milliarden Euro entfallen davon auf Investitionen in Software. Hersteller wie Nuance dürfen also hoffen, dass demnächst auch ihre Produkte wieder auf der Einkaufsliste stehen.