Digitale Buchführung: ein Schritt ins Digitalzeitalter mit Stolpersteinen

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Controlling Buchhaltung (Shutterstock/Dusit)

Mit den GoBD geht das Finanzministerium einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Büro. Aber Ausnahmereglungen und Verschärfungen erschweren Unternehmern die digitale Buchführung. Um sicher zu gehen, müssen sie ihre internen Prozesse überprüfen.

Der Jahreswechsel hat zahlreiche rechtliche Änderungen für Unternehmer mit sich gebracht. Eine bisher wenig beachtete Neuerung sind die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” – kurz (GoBD). Die neue Verwaltungsvorschrift des Bundesfinanzministeriums (BMF) regelt, wie Selbstständige und Unternehmen ihre digitale Buchführung vornehmen sollen. Seit 1. Januar 2015 in Kraft, lösen die GoBD die fast 20 Jahre alten “Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)” und die “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (GDPdU) ab.

Controlling Buchhaltung (Shutterstock/Dusit)

Dank der GoBD zählt Digitales jetzt so viel wie Papier. Beispielsweise können eingescannte Belege vernichtet werden, nachdem sie digital abgelegt wurden. Fast alle Buchhaltungsprogramme auf dem Markt können gescannte Belege sichern, verwalten und einem Buchungsvorgang zuordnen. Wer also noch nicht auf elektronische Buchführung umgestellt hat, bekommt mit den neuen Vorschriften einen Grund, vom Papier auf den PC umzusteigen. Dieser Weg sollte – um alle Anforderungen zu erfüllen – mit der Anschaffung eines geeigneten Dokumenten-Scanners beginnen

Auf den ersten Blick ist die Digitalisierung eine Erleichterung. Allerdings stellt die GoBD in der Praxis hohe Anforderungen – besonders an Selbstständige und kleine Unternehmer. Diese müssen ihre Buchführung und kaufmännischen Prozesse überdenken sowie ihre Verfahrensdokumentation mit Beschreibung der organisatorischen und technischen Prozesse anpassen, um bei einer Betriebsprüfung zu bestehen.

Eine der konkreten Anforderungen des BMF, auf die sich Unternehmer einstellen müssen, ist die zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grund(buch)aufzeichnungen. Diese Bestimmung gibt Unternehmen lediglich eine Frist von zehn Tagen, um Geschäftsvorfälle zu verbuchen und schränkt ein, welche Fälle unter bestimmten Voraussetzungen periodenweise erstellt werden dürfen. Ebenfalls fordert die GoBD eine Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen. Die Finanzverwaltung problematisiert zum Beispiel ausdrücklich leicht änderbare Office-Formate und die schlichte Aufbewahrung auf Dateisystemebene.

Welcher Mehraufwand durch GoBD zu erwarten ist

Zudem müssen nicht nur aktuelle Dokumente, sondern auch elektronische Belegen und Daten aus sogenannten Vorsystemen unverändert gesichert und aufbewahrt werden, damit im Falle einer Prüfung alles auf einen Blick nachvollziehbar ist. Jedoch neu ins Gesetz aufgenommen wurde die Möglichkeit, E-Mails zu löschen, die nur zur Übermittlung eines steuerrelevanten Dokuments dienen. Zuvor mussten auch sie noch archiviert werden.

Brother ADS2600W (Bild: Brother)
Einstieg in die Digitalisierung sollte auch in kleinen Firmen immer die Anschaffung eines geeigneten Dokumenten-Scanners sein (Bild: Brother).

Weiterhin noch nicht geklärt, ist die Definition des Begriffs “steuerrelevante Daten”. Allerdings sind noch nicht alle Gesetze im Digitalzeitalter angekommen – manche Belege sind also noch immer im Original aufbewahrungspflichtig. Welche genau, wissen die Steuerberater.

Die Änderungen durch die GoBD betreffen Selbständige und Unternehmen zugleich. Prinzipiell müssen sich alle bilanzierungspflichten Unternehmen, und auch Buchführungs- beziehungsweise Aufzeichnungspflichtigen, an die GoBD halten – also auch sogenannte Einnahmenüberschuss-Rechner, wie Kleinstunternehmen und die meisten Freiberufler. Zudem beziehen sich die GoBD auch auf Vor- und Nebensysteme der Finanzbuchführung, etwa die Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung und Zeiterfassung.

Die GoBD ist ein nächster Schritt in Richtung papierloses Büro, da Belege jetzt auch nur digital archiviert werden dürfen. Aber die damit einhergehenden Verschärfungen stellen Unternehmen vor einige bürokratische Herausforderungen, um einer Betriebsprüfung standzuhalten. Ausführliche Informationen darüber, was die neuen Vorgaben für die betriebliche Praxis bedeuten, finden Interessierte direkt beim Bundesfinanzministerium. Auch der Dienstleister Datev hat unter www.datev.de/gobd eine Info-Seite eingerichtet. Ein regelmäßig aktualisiertes Dokument der Datev informiert unter anderem über die Hintergründe der GoDB. Weitere Tipps und News zum Thema gibt es beispielsweise zudem auch unter Deubner Steuern & Praxis.

Die Datev hat zum "ersetzenden Scannen" eine eigene Simulationsstudie durchgeführt. Der Dienstleister bietet für Steuerberater Lösungen für das rechtssichere Digitalisieren von Belegen. Die Steuerberater können diese wiederum ihren Kunden anbieten (Grafik: Datev).
Die Datev hat zum “ersetzenden Scannen” eine Simulationsstudie durchgeführt. Der Finanzdienstleister bietet Steuerberatern Lösungen für das rechtssichere Digitalisieren von Belegen. Die können diese wiederum ihren Kunden anbieten (Grafik: Datev).