Cloud-Buchhaltung Lexoffice im Praxistest

CloudIT-ManagementIT-ProjekteOffice-AnwendungenSoftwareStart-UpUnternehmen
Buchhaltung (Bild: Shutterstock / Pressmaster)

Die kaufmännischen Software Lexoffice ist für Selbstständige und kleine Unternehmen gedacht. Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, die Buchhaltung erledigen und vieles mehr – die Software bietet alle wichtigen Funktionen. ITespresso hat die aktuelle Version einem Praxistest unterzogen.

Die Buchhaltungs-Software Lexoffice von Lexware ist eine cloud-basierende Lösung für Kleinunternehmen. Der Anwender muss sich also für jede Sitzung einloggen, die Daten werden in der Cloud gespeichert. Bei Cloud-Diensten stellt sich unweigerlich die Frage nach der Sicherheit der Daten. Die beantwortet der Anbeiter damit, dass die in einem TÜV-geprüften Rechenzentrum (DIN ISO 9001/27001) gesichert werden, dessen Standort in Deutschland ist.

Die Daten werden SSL-verschlüsselt (256 Bit) an den Cloud-Server übertragen, Angriffe werden durch Firewalls und ein Intrusion Detection System (IDS) abgewehrt. Lexware verspricht ein “Sicherheitsniveau, welches Sie sonst nur von der IT-Sicherheit einer Bank kennen”. Das sind vollmundige, aber notwendige Versprechen, denn ohne garantierte Sicherheit wäre die Nutzung der Software auch gar nicht zu empfehlen. Wer dennoch lieber Software im eigenen Unternehmen nutzt, kann zu Lexware Financial Office greifen. Dieses Angebot hat ITespresso ebenfalls erst kürzlich einem Praxistest unterzogen. Eine cloud-basierende Alternative zum Lexware-Angebot ist Sage One von Sage Software, das sich an kleine Unternehmen mit bis zu 5 Mitarbeitern richtet.

Um schnell auf den neuesten Stand zu kommen, genügt ein Blick aufs Dashboard. Das bereitet die wichtigsten Informationen kurz und bündig auf.
Um schnell auf den neuesten Stand zu kommen, genügt ein Blick aufs Dashboard. Das bereitet die wichtigsten Informationen kurz und bündig auf.

Lexoffice bietet eine Vielzahl von Funktionen, die eine strukturierte Verwaltung von Finanztransaktionen und Kontakten ermöglicht. Optisch überzeugt die Software durch eine übersichtliche und schnörkellose Gestaltung. Die Farben Grün und Schwarz dominieren das Design.

Für wen eignet sich Lexoffice?

Lexoffice eignet sich für Kleinunternehmen, Selbstständige und Start-ups. Da sich die Software auch ohne besondere Vorkenntnisse problemlos verstehen und bedienen lässt, können auch Anfänger in der Finanzbuchhaltung einen Mehrwert daraus ziehen. Für Einsteiger bietet Lexoffice auch einige Hilfevideos, etwa zum Thema Belegerfassung, die Schritt für Schritt wichtige Funktionen der Software erklären.

Unter der Kategorie Kontakte stellt Lexoffice eine Kurzübersicht über Kunden und Lieferanten bereit und generiert zu sämtlichen Geschäftspartnern eine Umsatzstatistik.
Unter der Kategorie Kontakte stellt Lexoffice eine Kurzübersicht über Kunden und Lieferanten bereit und generiert zu sämtlichen Geschäftspartnern eine Umsatzstatistik (Screenshot: Mehmnet Toprak).

Im Wesentlichen bietet Lexware drei Versionen seines Programms an :

  • “Rechnung & Finanzen” – die einfachste Version, konzipiert für Selbstständige und Kleinunternehmer, die Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung inklusive Online-Banking benötigen.
  • “Buchhaltung & Finanzen” – bietet alle Funktionen von “Rechnung & Finanzen” und zusätzlich den Aufgabenbereich Buchhaltung und Umsatzsteuervoranmeldung.
  • “Buchhaltung & EÜR” – die neue Version hat den größten Funktionsumfang und ist für Kunden geeignet, die neben der Buchhaltung auch ihre Einnahmenüberschussrechnung erledigen wollen.
Die amtliche Einnahmen-Überschussrechnung gibt einen sehr detaillierten Überblick über alle Posten und Beträge, die in die Gewinnermittlung einfließen.
Die amtliche Einnahmen-Überschussrechnung gibt einen sehr detaillierten Überblick über alle Posten und Beträge, die in die Gewinnermittlung einfließen (Screenshot: Mehmnet Toprak).

Die Grundfunktionen

Lexoffice untergliedert sich in fünf Hauptkategorien: “Dashboard”, “Belege”, “Finanzen”, “Kontakte” und “Buchhaltung”. Das Dashboard fungiert als eine Art Startseite, auf der bereits die wichtigsten aktuellen Informationen präsentiert werden. Hier befinden sich beispielsweise offene Rechnungs- und Angebotsposten, die Umsatzsteuerzahllast, sowie ein Einnahmen-Ausgaben-Diagramm. Von hier aus gelangt man über einen Button direkt zu den wichtigsten Funktionen, etwa zur Angebots- und Rechnungserstellung.

Unter der Kategorie “Belege”, findet man eine sortierte Übersicht, darunter offene, überfällige oder zuletzt bearbeitete Belege. Möchte man einen neuen Beleg erfassen, so kann man den als PDF, JPEG oder PNG hochladen. Anschließend werden Belege in Einnahmen, Ausgaben, Einnahmenminderung, etc. klassifiziert. Hierbei lässt sich auch die Zahlart festlegen (bezahlt, noch nicht bezahlt, Kasse). Außerdem können Anwender Zahlungen in Teilbeträge splitten.

Die Einnahmen-Überschussrechnung dient einer vereinfachten Gewinnermittlung. Hier wurde nach den Kategorien Betriebseinnahmen und Ausgaben unterteilt, um einen groben Überblick zu erhalten.
Die Einnahmen-Überschussrechnung dient einer vereinfachten Gewinnermittlung. Hier wurde nach den Kategorien Betriebseinnahmen und Ausgaben unterteilt, um einen groben Überblick zu erhalten (Screenshot: Mehmnet Toprak).

Praktischerweise rechnet Lexoffice dabei auch gleich die Umsatz- beziehungsweise die Vorsteuer anhand des gewählten Steuersatzes aus. Unterläuft dem Nutzer hier ein Fehler, beispielsweise beim Eintragen des Bruttobetrags, erscheint ein rotes Fenster, das den Fehler und die mögliche Ursache benennt. Fehlerhafte Eingaben sind praktisch unmöglich. Ein kleinerer Designfehler wird hier allerdings deutlich: Ist die gemachte Angabe falsch, so verdeckt das rote Hinweisfeld genau die Zahlen, die für die richtige Berechnung notwendig sind. Wurden nun Belege erstellt, leitet Lexoffice bei Bedarf gleich zum Bezahlvorgang über das Online-Banking-Konto weiter.

Unter der nächsten Kategorie “Finanzen” richtet der Anwender Bankkonten ein, listet Bankvorgänge auf, tätigt Überweisungen, sieht Informationen zum Kassenbestand ein oder verändert diese. Immer sichtbar dabei sind der Anfangsbestand, sowie der aktuelle Kassenbestand. Über die Druck-Funktion wird je nach ausgewähltem Zeitraum ein Kassenbuchreport erstellt.

Über die Kontaktkategorie von Lexoffice lassen sich Kontakte von Lieferanten und Kunden problemlos verwalten. Mit einem Klick auf einen Kontakt öffnet sich eine Übersicht über den jeweiligen Kunden, die Informationen wie Anschrift, Umsatz inklusive Umsatzgrafik enthält. Von hieraus können auch direkt neue Rechnungen, Angebote, Bestätigungen, Rechnungskorrekturen, Lieferscheine und Serienrechnungen geschrieben werden. Für alle Optionen hält Lexoffice eine Vorlage bereit, die der Nutzer nach Belieben verändern kann. Wer auf Lexoffice umsteigt und vorher eine andere Software beziehungsweise Datenbank benutzt hat, importiert Kontakte als CSV-Datei.

Für Reports lässt sich ein aktuelles Kassenbuch generieren, das Auskunft über Ausgaben und Einnahme gibt.
Für Reports lässt sich ein aktuelles Kassenbuch generieren, das Auskunft über Ausgaben und Einnahme gibt (Screenshot: Mehmnet Toprak).

Neue Tools der Version Lexoffice “Buchhaltung & EÜR

Neu hinzugekommen bei der aktuellen Version von Lexoffice sind die Tools zur Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) und für Abschreibungen. Diese sind unter der Kategorie “Buchhaltung” zu finden. Bei der Einnahmenüberschussrechnung hat der User zwei Möglichkeiten: Zum einen bietet Lexoffice eine EÜR nach den Kategorien Betriebseinnahmen, Betriebsausgaben, die nach Jahr, Quartal oder Monat berechnet werden können.

Zum anderen kann auch eine amtliche EÜR erstellt werden, die sämtliche Posten im Betrieb detailliert aufschlüsselt. Vor allem für Kleinunternehmen ohne größeres buchhalterisches Know-how ist das eine große Hilfe.

Zahlungsbedingungen, inklusive Skonto lassen sich individuell festlegen, sodass jedem Kunden eigene Zahlungskonditionen zugeschrieben werden können.
Zahlungsbedingungen, inklusive Skonto lassen sich individuell festlegen, sodass jedem Kunden eigene Zahlungskonditionen zugeschrieben werden können (Screenshot: Mehmnet Toprak).

Sehr nützlich ist auch das neue Tool für Abschreibungen. Mit ein paar Klicks lassen sich neue Anlagen erfassen und einem Anlagetyp zuordnen. Damit kalkuliert Lexoffice dann die jährliche Abnutzung des Anlagevermögens (AfA). Büromöbel werden beispielsweise auf 13 Jahre abgeschrieben, LKWs dagegen auf neun.

Abgeschrieben wird stets linear auf einen Restbuchwert von 1 Euro, da nach dem 31. Dezember 2010 angeschaffte Wirtschaftsgüter, nur noch linear abgeschrieben werden dürfen. Das würde bei Anlagegütern, die zuvor angeschafft wurden und bisher beispielsweise geometrisch-degressiv abgeschrieben wurden, dazu führen, dass in den verbleibenden Jahren auf eine lineare AfA umgesattelt werden muss. Auch das Anschaffungsdatum kann auf frühestens den 1. Januar 2010 datiert werden.

Da es sich bei den Anwendern von Lexoffice in erster Linie um Kleinunternehmen handelt, dürfte eine Umstellung älterer Anlagegüter zwar in einem erhöhten Arbeitsaufwand resultieren, aber aufgrund der Unternehmensgröße trotzdem kein größeres Problem darstellen.

Mit ein paar Klicks lassen sich Anlagegüter erfassen und einem Anlagetyp zuordnen. Dabei ist die Bandbreite an Möglichkeiten groß. Sie reicht von A wie Abfüllanlage bis Z wie Zigarettenautomat.
Mit ein paar Klicks lassen sich Anlagegüter erfassen und einem Anlagetyp zuordnen. Dabei ist die Bandbreite an Möglichkeiten groß. Sie reicht von A wie Abfüllanlage bis Z wie Zigarettenautomat (Screenshot: Mehmnet Toprak).

Weitere Features und mobiles Arbeiten

Weitere Features sind unter anderem die Möglichkeit monatliche Serienrechnungen zu erstellen, Produkt- oder Servicelisten anzulegen, sowie sämtliche Listen im CSV oder DATEV-konformen Format zu erzeugen und zu exportieren. Dabei können auch weitere kostenlos Benutzer hinzugefügt werden, die ebenfalls Zugriff auf alle Bearbeitungsfunktionen haben.

Die Software ist auch für iOS, und Android verfügbar. Man könnte also auch unterwegs Angebote und Rechnungen schreiben, Kundendaten ergänzen und die Buchhaltung erledigen. Praktisch ist auch die die Lexoffice Scan App (iOS oder Android). Damit kann der Nutzer mit dem Smartphone oder Tablet unterwegs Rechnungen fotografieren und dann gleich an Lexoffice weiterschicken.

Bei Bedarf können Serienrechnungen erstellt werden, die beispielsweise monatlich oder an vom User festgelegten Terminen versandt werden.
Bei Bedarf können Serienrechnungen erstellt werden, die beispielsweise monatlich oder an vom User festgelegten Terminen versandt werden (Screenshot: Mehmnet Toprak).

Versionen und Preise

Interessenten können die Software 30 Tage lang kostenlos testen und anschließend gegen eine Monatsgebühr nutzen. Die Version “Rechnung & Finanzen” kostet monatlich 4,90 Euro (zuzüglich Mehrwertsteuer). “Buchhaltung & Finanzen” kostet monatlich 9,90 Euro (zuzüglich Mehrwertsteuer). Die umfangreichste Version, “Buchhaltung & EÜR”, ist für alle, die gerne die gesamte Buchhaltung selber machen bis hin zum Jahresabschluss und den Steuerberater höchstens am Ende brauchen, damit er noch einmal alles gegencheckt. Sie kostet pro Monat 12,90 Euro (zuzüglich Mehrwertsteuer). Da es für den Dienst keine festen Vertragslaufzeiten gibt, kann der Kunden jederzeit auf eine andere Version umsteigen oder den ganzen Vertrag kündigen.

Fazit: Einfache Bedienung mit allen wichtigen Funktionen

Insgesamt präsentiert sich Lexoffice als eine benutzerfreundliche und einfach zu bedienende Finanzbuchhaltungssoftware für kleine Unternehmen. Alle wichtigen Funktionen sind an Bord, die Bedienung gelingt auch ohne Einarbeitungszeit.

Tipp der Redaktion: Alternativen zum Lexware-Angebot gibt es von Sage Software für kleine Unternehmen mit GS-Office und für etwas größere mit Sage One. Außerdem bietet zum Beispiel die Deutsche Telekom in ihrem Business Marketplace SaaS-Produkte für die Buchhaltung und Unternehmensführung an. ITespresso hat dort die Angebote Sage Einfach Lohn, die Rechnungssoftware Fast Bill und das Controlling-Werkzeug von Seneca Software ausprobiert.