IT-ManagementIT-ProjekteKarriereOffice-AnwendungenSoftware

Ausprobiert: Lexware Financial Office 2015

1 0 1 Kommentar

Wie jedes Jahr pünktlich zur Weihnachtszeit hat Lexware auch diesmal die hauseigene Unternehmenssoftware-Komplettlösung in der neuen Version vorgelegt. Mit dem Financial Office 2015 lassen sich Lohn- und Finanzbuchhaltung sowie Warenwirtschaft verwalten. ITespresso hat die Software genauer unter die Lupe genommen.

Seit nunmehr 17 Jahren entwickelt Lexware das Financial Office. Über die Zeit hat sich die Software zum deutschen Marktführer im Bereich der KMU-Unternehmenssoftware gemausert und ist laut Herstellerangabe heute bei über 75.000 Kunden im Einsatz. Das kaufmännische Komplettpaket besteht aus drei Softwarekomponenten, die auch separat erhältlich sind:

  1. Lohn+Gehalt für die Lohnabrechnung
  2. Buchhalter für die Finanzbuchhaltung
  3. Faktura+Auftrag für die Auftrags- und Rechnungsverwaltung

Der gebotene Funktionsumfang ist deckt den üblichen Geschäftsbetrieb eines Mittelständlers fast lückenlos ab. Gleichzeitig ist die Bedienung nach einer kurzen Lernkurve sehr komfortabel. Auch in der neuen Version bleibt Lexware der schlichten und aufgeräumten Benutzeroberfläche treu. Die drei Komponenten sind über eine gemeinsame Startseite erreichbar und lassen sich parallel in verschiedenen Fenstern ausführen.

Die einzelnen Funktionen sind graphisch sinnvoll angeordnet und spiegeln dabei die tatsächlichen Unternehmensprozesse wider. Wer sich als Ein- beziehungsweise Umsteiger nicht auf Anhieb zurechtfindet, dem hilft das beigelegte Handbüchlein. Detailliertere Fragen beantworten die vollständigen Anleitungen http://download.lexware.de/pub/service/handbuch/2015/, die Lexware zum Download anbietet. Betriebswirtschaftliche Kenntnisse sind natürlich Pflicht.

Lexware Financial Office: Die sinnvolle graphische Anordnung der Funktionen verdeutlicht den typischen Prozessablauf (Screenshot: ITespresso).
Die sinnvolle graphische Anordnung der Funktionen verdeutlicht den typischen Prozessablauf (Screenshot: ITespresso).

Neben den notwendigen Funktionen für den Unternehmensalltag bietet die Software eine Reihe von Komfort-Features, die teilweise überraschend nützlich sind. Ein Segen für Controlling und Geschäftsführung sind die zahlreichen Auswertungen, die Financial Office bietet. Dazu gehören Reports über die größten Kunden, Mahnstatistiken oder Soll/Ist-Vergleiche. Graphische Analysen und wichtige Übersichten lassen sich über das “Business Cockpit” (das auch in einem Video bei YouTube erklärt wird) aufrufen. Leider kann man im Business Cockpit aber keine eigenen graphischen Analysen hinzufügen. Als Anwender mit Sonderwünschen muss man dafür immer den Umweg über Excel gehen. Ausführlichere Berichtsdokumente hingegen lassen sich flexibel auf Basis von Positionen der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zusammenstellen.

Lexware Financial Office: Das Business Cockpit bietet wichtige Kennzahlen auf einen Blick, ist aber nicht besonders flexibel (Screenshot: ITespresso).
Das Business Cockpit bietet wichtige Kennzahlen auf einen Blick, ist aber nicht besonders flexibel (Screenshot: ITespresso).

Als besonders hilfreiches Alleinstellungsmerkmal erweist sich das integrierte „Lexware-Portal“. Hier bietet der Hersteller Fachwissen en masse für alle drei Programmbereiche. Für Nutzer mit konkreten Fragestellungen zahlt sich aus, dass Lexware zur Haufe-Gruppe gehört und damit Zugriff auf relevante Inhalte anbieten kann. Zum Portal gehören unter anderem eine Datenbank mit Schritt für Schritt erklärten Buchungssätzen für hunderte typische Geschäftsvorfälle, oder detaillierte Informationen über die Rechte und Pflichten des Arbeitgebers bei der Einstellung und Vergütung von Arbeitnehmern.

Lexware Financial Office: Wie bucht man Gutscheine korrekt? Das Lexware-Portal gibt Auskunft (Screenshot: ITespresso).
Wie bucht man Gutscheine korrekt? Das Lexware-Portal gibt Auskunft (Screenshot: ITespresso).

Nützlich sind auch das webbasiertende CRM-Modul sowie ein Internetcheck von Kundenadressen und Umsatzsteuer-IDs, mit dessen Hilfe sich unnötige Probleme bei Rechnungsstellung und Umsatzsteuererklärung vermeiden lassen. Zusatzfeatures wie diese sind nahtlos in das System integriert und lassen sich in der Regel mit nur wenigen Klicks effektiv nutzen.
Die diesjährige Neuauflage von Financial Office kommt mit einer Reihe kleinerer Updates. Dazu gehören unter anderem:

  • Die Funktionen zur seit diesem Kalenderjahr zwingend erforderlichen E-Bilanz wurden erweitert. Beispielsweise können jetzt auch Kontennachweise und Anlagespiegel berücksichtigt werden.
  • In der neuen Version des “Buchhalters” können nun Zahlungsbedingungen mit fixen Fälligkeiten bei den jeweiligen Personenkonten hinterlegt werden.
  • Weil Büro-PCs nicht ewig halten und Backups mühselig genug sind, hat Lexware einen neuen “Rechnerwechsel-Assistenten” geliefert. Das Übertragen aller Unternehmensdaten von PC zu PC wird damit spielend einfach. Auch die Sicherung über die Cloud ist nach wie vor möglich.
  • Insbesondere E-Commerce-Unternehmen können sich in der neuen Version über eine vereinfachte Behandlung von Zahlungseingängen vor der Rechnungsstellung freuen.
  • Ab Februar 2015 kommt zudem der neue Service “Lexware Poststelle” hinzu. Damit lassen sich Rechnungen, Angebote oder Auftragsbestätigungen direkt aus der Software an Lexware übermitteln, Druck und Versand werden komplett über einen externen Dienstleister abgewickelt – und der Preis liegt dabei kaum über dem Briefporto der Deutschen Post.
  • Gesetzliche Änderungen gibt es vor allem bei der Komponente Lohn+Gehalt. So ändern sich zum Januar 2015 die Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile für die Krankenversicherung, ebenso die Beitragsbemessungsgrenzen.

Grundlegende Neuerungen oder Feature-Anpassungen gibt es nicht – was daran liegt, dass die Software schon über einen enormen Funktionsumfang verfügt und sich nicht allzu viele Gesetzesänderungen auswirken. Wer die Lohnbuchhaltung womöglich nicht über Financial Office handhabt, kann ein Update insbesondere von der letzten Version 2014 noch ein Weilchen aufschieben. Bei weiter zurück liegenden Programmversionen ist ein Update dringender.

Welche Version ist die richtige?

Lexware Financial Office gibt es in insgesamt vier Versionen: Basis, Plus, Pro und Premium. Viele kleinere KMU fahren gut mit der Basis-Version für rund 360 Euro, die bereits einen sehr großen Funktionsumfang bietet. Die mit rund 500 Euro etwas teurere Plus-Version enthält obendrein ein integriertes Kassenbuch und ein erweitertes Bescheinigungswesen. Per DATANORM-Schnittstelle lassen sich außerdem Produktdaten in die Warenwirtschaft importieren.

Einen deutlichen Sprung bei Features und Preis macht die rund 870 Euro teure Pro-Version – unter anderem mit Mandantenfähigkeit (bis zu zehn Firmen), Multi-User-Verwaltung, zusätzlichen steuerlichen Meldungsfunktionen, einer 13. und 14. Buchungsperiode und einer vollständigen Verwaltung der betrieblichen Anlagegüter. Ab der Pro-Version ist auch die technische Hotline für Support-Anfragen inklusive, die sonst mit fast 2 Euro pro Minute zu Buche schlägt.

Die Premium-Version mit allen Features bietet neben zusätzlichen Platzlizenzen eine umfassende Reisekostenverwaltung und unterstützt bei Personalplanung, Fehlzeiten und Urlaub. Dieses 1150 Euro teure Paket lohnt sich normalerweise erst für größere Unternehmen mit 50 bis 200 Mitarbeitern.

Gut zu wissen: Wenn ohnehin jährliche Updates eingeplant wären, kommt man mit der Abo-Variante günstiger weg. Wer lieber nur einmalig zahlt, erhält Aktualisierungen immerhin für 365 Tage. Der mitgelieferte Assistent macht Updates auch für weniger erfahrene Nutzer sehr einfach.

Tipp der Redaktion: Alternativen zum Lexware-Angebot gibt es von Sage Software für kleine Unternehmen mit GS-Office und für etwas größere mit Sage One. Außerdem bietet zum Beispiel die Deutsche Telekom in ihrem Business Marketplace SaaS-Produkte für die Buchhaltung und Unternehmensführung an. ITespresso hat dort die Angebote Sage Einfach Lohn, die Rechnungssoftware Fast Bill und das Controlling-Werkzeug von Seneca Software ausprobiert.