Cloud-Service Smashdocs koordiniert die Arbeit an gemeinsamen Dokumenten

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Smashdocs (Grafik: smartwork solutions)

Die Web-App erleichtert Textbearbeitung im Team. Alle Nutzer können Anmerkungen, Erweiterungen und Textumstellungen im selben Dokument vornehmen und beobachten. Personalisierte Ansichten geben Überblick. Smashdocs lässt sich in andere Dienste per API integrieren.

Die Gilchinger Smart Works Solutions GmbH startet im Januar den Betatest ihres Services Smashdocs. Er erlaubt es, mit mehreren Usern am selben Text zu arbeiten und freizugeben, wer wann was in der gemeinsamen Datei ändern darf. Änderungen anderer Nutzer können durch persönliche Ansichten schnell überblickt werden – so wird zum Beispiel Herr Meier insbesondere auf die Arbeiten von Frau Müller aufmerksam gemacht, und so weiter.

Smashdocs Screen (Bild: Smart Works Solutions)
Änderungen am Dokument, Bemerkungen und Aufgabenlisten werden in Echtzeit dargestellt (Bild: Smart Works Solutions).

Der ursprüngliche Autor eines Textes kann Korrekturen auch ablehnen – eine Rechteverwaltung hilft, Unstimmigkeiten zu verringern. Ist eine Funktion im Team freigegeben, lässt sich in der Änderungsansicht nachverfolgen, wer wann welche Veränderung vorgenommen hat und welche angenommen oder abgelehnt wurden. Außerdem zeigt die Ansicht, welche der Änderungen und Entscheidungen der Nutzer bislang noch nicht gesehen hat. Versionsvergleiche und Korrekturlesen entfallen dadurch komplett, denn alles findet nur in einem Dokument statt und nicht in immer neuen Versionen.

Die Kommunikation zwischen gleichzeitig bearbeitenden Autoren kann direkt im Dokument stattfinden und externe Mails oder Chat-Sessions vermeiden. Kommentare, Fragen, Aufgaben und Notizen zu jedem Abschnitt in einem Dokument können erzeugt und nur für die Ansicht durch bestimmte Nutzer freigegeben werden.

Smashdocs ist ab Januar für eine begrenzte Anzahl von Nutzern im Rahmen der Betaphase verfügbar. Die Anmeldung für einen kostenlosen Account ist bereits jetzt möglich, die Freischaltung erfolgt dann in der Reihenfolge der Registrierungen. Der Anbieter plant ab März nach und nach neue kostenpflichtige Funktionen mit Zusatznutzen einzuführen. Dann soll auch eine Premium-Version mit neuen Features ab 10 Euro pro Monat pro Nutzer verfügbar sein.

Von anderen Kollaborationslösungen will sich Smashdocs vor allem durch zwei Dinge unterscheiden: Die Arbeit an nur einer Version des Dokuments, in der alle Kommentare, Aufgabenlisten und Änderungen verzeichnet bleiben, ist anders aufgebaut als etwa in Google Docs, das mit vielen gespeicherten Versionen und einer Versionskontrolle arbeitet. Und: Die Verwendbarkeit der Lösung als Teil anderer Applikationen, Webdienste oder in Intranets durch Nutzung einer API ist der zweite große Unterschied.

Am Ende kann es dann unter anderem Namen als Teil eigener Dienste verwendet werden. Der Hersteller denkt dabei etwa an Social Intranets und Content- Management- oder File-Sharing-Lösungen. Das Unternehmen mit Sitz in Gilching bei München wurde im Jahr 2013 gegründet und konnte sich im August 2014 eine Series-A-Finanzierung in Millionenhöhe sichern.

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