Sage One: Finanzen und Verwaltung in der Cloud

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Die Finanzlösung Sage One soll auch Nicht-Buchhalter in die Lage versetzen, die Finanzen ihres Unternehmens in den Griff zu bekommen. ITespresso zeigt, ob die Cloud-Lösung wirklich so einfach funktioniert, wie der Hersteller Sage Software verspricht.

Sage One ist eine cloud-basierende Finanzbuchhaltung für kleine Unternehmen. Das Programm ist gewissermaßen das Online-Pendant zum klassischen Desktop-Buchhaltungsprogramm Sage GS-Office. Dementsprechend muss der Anwender sich bei jedem Start einloggen und während der Arbeit mit dem Programm ständig online sein.

Der Hersteller Sage Software möchte mit Sage One “eine Buchhaltungslösung für Nicht-Buchhalter” anbieten. Zielgruppe sind Selbstständige und möglicherweise kleine, hightech-orientierte Start-ups, die sich am Anfang nicht mit komplexen kaufmännischen Lösungen herumschlagen wollen.

Nach dem Start kann man sich durch Tipps und Anleitungen durch die Bedienung des Programms führen lassen.
Nach dem Start kann man sich durch Tipps und Anleitungen durch die Bedienung des Programms führen lassen.

Das macht sich schon in der Optik bemerkbar. Die Bedienoberfläche ist nicht nur schlichter als die von GS-Office, für die webaffine Zielgruppe hat Sage der Lösung auch eine dezente moderne Optik spendiert.

Bei einer Cloud-Lösung kommt schnell die Frage auf, wie es der Anbieter mit der Sicherheit hält. Bei der Sage-Lösung werden die Daten über eine 128-Bit-SSL-Verschlüsselung zwischen dem PC und der Webseite übertragen. Das Rechenzentrum in Deutschland ist laut Sage “mit den entsprechenden Prüfsiegeln (zum Beispiel ISO 27001)” versehen. Außerdem leistet sich der Anbieter nach eigenen Angaben eine externen Datenschutzbeauftragten.

Nach dem Einloggen zeigt die Startseite aktuelle Daten wie die Kontenübersicht, aber auch unbezahlte Rechnungen von Kunden an.
Nach dem Einloggen zeigt die Startseite aktuelle Daten wie die Kontenübersicht, aber auch unbezahlte Rechnungen von Kunden an.

Hilfefunktionen und Tutorials

Im Vergleich zum Desktop-Pendant GS-Office beschränkt Sage One sich in allen Bereichen auf die naheliegenden Aufgaben. Nicht, dass etwas fehlen würde: Man kann Angebote erstellen, Kunden und Lieferanten eintragen und Konten aller Art einrichten. Aber komplexe Geschäftsprozesse oder Sonderfälle in der Buchhaltung lassen sich damit nicht abbilden. Der positive Nebeneffekt: Die Software bleibt schön übersichtlich.

Wer trotzdem nicht zurechtkommt, kann sich von den ausführlichen Hilfetexten anleiten lassen. Die unterstützen bei der Einarbeitung und geben Tipps, beispielsweise beim Anlegen eines Firmenmandats. Auf diese Weise werden Einsteiger durch alle Arbeitsschritte geleitet. Das ist gut gemacht, und mutet stellenweise fast wie ein kleines Tutorial oder ein Software-Lehrgang an.

Außerdem bietet Sage regelmäßig Webinare mit interaktiven Sessions, bei denen Experten zusätzlich live übers Web Fragen beantworten. Trotz der Einfachheit bietet Sage One alle wesentlichen Funktionen, die man für die Buchhaltung benötigt.

Das Buchungsjournal präsentiert alle automatischen und manuellen Buchungseinträge.
Das Buchungsjournal präsentiert alle automatischen und manuellen Buchungseinträge.

Die wichtigsten Features

Die Software erleichtert die Arbeit durch zahlreiche Automatismen. So werden Rechnungen automatisch erstellt. Rechnungen und Dokumente aller Art lassen sich als PDF auf den PC herunterladen und natürlich ausdrucken. Außerdem werden automatisch Statistiken inklusive grafischer Darstellung generiert, Salden berechnet und anderes mehr.

Angebote können mit ein paar Klicks erstellt und mittels Vorlage an den Kunden gesendet werden. Wurde das Angebot akzeptiert, kann es mit einem Klick in eine Rechnung umgewandelt werden, sodass man sich auch hierbei eine ganze Menge Arbeit spart. Darüber hinaus erlaubt die Software personalisierte Designs für Rechnungen oder Angebote.

Die Angebotsübersicht in Sage One. Neue Angebote lassen sich einfach generieren.
Die Angebotsübersicht in Sage One. Neue Angebote lassen sich einfach generieren.

Ebenfalls unverzichtbar für jeden Buchhalter ist die Erstellung von GuV (Gewinn – und Verlustrechnung) und Bilanz. Bei ersterer berechnet die Software im gewählten Zeitraum beispielsweise automatisch Bilanzgewinn beziehungsweise -verlust und gibt so Auskunft über die Gewinnsituation des Unternehmens.

Auch bei der Bilanz macht Sage One einen guten Job: Kontenbestände werden nach Aktiva und Passiva sowie den Unterkategorien Anlage- und Umlaufvermögen, Eigenkapital, Verbindlichkeiten und Rückstellungen geordnet und detailliert aufgelistet.

Daten aus Excel oder Outlook sind importierbar. Die Performance der Software ist trotz webbasierte Arbeitsweise sehr gut, Sage One läuft im Prinzip genauso schnell wie ein Desktop-Programm.

Kontenrahmen: Sage One bietet eine Vielzahl von bereits nach Kategorien sortierten Konten.
Kontenrahmen: Sage One bietet eine Vielzahl von bereits nach Kategorien sortierten Konten.

Wie es sich für eine Cloud-Lösung gehört, ist auch eine Datensicherung integriert, das Programm bietet eine Synchronisation mit Google Drive an. Dann landen Rechnungen und Dokumente als PDF-Kopie in Google Drive. Gelöschte Angebote oder stornierte Rechnungen werden auch in Google Drive gelöscht oder storniert.

Damit bei der Steuererklärung auch alles Hand und Fuß hat, kooperiert Sage mit der Steuerberatungsgesellschaft Felix1.de, die auf Wunsch online Buchungen und Belegen des Kunden überprüft und auch den Jahresabschluss erstellt. Über die Elster-Schnittstelle können Unternehmen die Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt übermitteln. Die Belege für Ausgaben werden praktischerweise gleich bei der Erfassung von Ausgaben hochgeladen.

Praktisch: Hat der Kunde ein Angebot akzeptiert, kann man es mit einem Mausklick in eine Rechnung umwandeln.
Praktisch: Hat der Kunde ein Angebot akzeptiert, kann man es mit einem Mausklick in eine Rechnung umwandeln.

Was Sage One nicht kann

Im Arbeitsalltag werden aber auch die Grenzen des Leistungsspektrums sichtbar. Im Vergleich zu einer umfassenden kaufmännischen Lösung lässt Sage One einfach viel weniger Angaben zu. Bei den Kundendaten beispielsweise erlaubt das Programm nur die Basisdaten wie Rechnungsadresse, Lieferadresse oder Bankdaten. Die Desktop-Version GS-Office hingegen lässt differenzierte Angaben wie “Bemerkungen”, “Zahlungskonditionen”, “Versandart” und mehr zu.

Die Beschränkung auf die Basisdaten muss nicht unbedingt ein Nachteil sein, im Prinzip bietet Sage One alle wesentlichen Datenfelder, es fehlen eben nur die für größere Unternehmen wichtigen weiteren Angaben.

Daten wie Rechnungen oder Angebote werden mit Google Drive synchronisiert.
Daten wie Rechnungen oder Angebote werden mit Google Drive synchronisiert.

Einen kleinen Nachteil bringt auch die Bedienung über den Browser mit sich. Ruft man eine neue Funktion auf, dann wird im Browser eine neue Webseite geladen und die alte Seite verschwindet. Man kann das zwar verhindern, indem man die neue Seite einfach als neue Registerkarte aufruft. Dann hat man allerdings schnell sehr viele Registerkarten im Browser nebeneinander stehen. Bei GS-Office hingegen bleiben die Fenster offen, bis man sie schließt. Bei der browserbasierten Bedienung sind natürlich auch die Funktionstasten zum Direktaufruf bestimmter Features nicht nutzbar.

Die Buchungskontenübersicht: Buchungen werden samt Transaktionstyp sowie Soll- und Haben-Seite aufgelistet.
Die Buchungskontenübersicht: Buchungen werden samt Transaktionstyp sowie Soll- und Haben-Seite aufgelistet.

Fazit: Kaufmännische Einsteigerlösung

Sage One ist eine gut strukturierte und vor allem einfach zu bedienende Finanzbuchhaltung für Einsteiger und kleine Unternehmen. Sie erledigt im Prinzip alle Aufgaben, die in der Buchhaltung nötig sind. Gerade Start-ups oder kleinen Firmen, die im Bereich Buchhaltung noch wenig Erfahrung haben, hilft Sage One, den ungeliebten kaufmännischen Teil korrekt zu erledigen. Dazu tragen vor allem die ausführlichen Hilfetexte und Anleitungen bei.

Versionen und Preise

Wer Sage One einfach mal ausprobieren will, nutzt die 30-Tage-Testversion. Danach muss man sich entscheiden. Im Prinzip gibt es drei Varianten.

• Faktura-Tool (Angebot & Rechnung) für 11,84 monatlich (inkl. Mehrwertsteuer)
• Buchhaltung (Finanzen & Buchhaltung) für kostet 20,17 (inkl. Mehrwertsteuer).
• Lohnabrechnung ab 7,02 Euro monatlich pro Mitarbeiter.