Sage GS-Office Pro: Finanzbuchhaltung für kleine Unternehmen

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Das Programm Sage GS-Office ermöglicht auch kleinen Unternehmen die komplette Finanzbuchhaltung für komplexe Geschäftsvorgänge. Angesichts der enormen Funktionsvielfalt ist eine klares Bedienkonzept besonders wichtig. ITespresso testet, was die kaufmännische Software kann – und ob auch Einsteiger damit zurechtkommen.

Das kaufmännische Programm GS-Office Pro hat Sage Software in erster Linie für kleine Unternehmen konzipiert. Nach Angaben des Herstelles sollen aber auch Selbstständige oder Freiberufler, die viele Geschäftsvorgänge verwalten, damit arbeiten können. Die Software vereint Warenwirtschaft, Auftragsbearbeitung und Finanzbuchhaltung unter einer Oberfläche.

Sage GS-Office bietet alle Funktionen, die ein Buchhalter im Unternehmen braucht. Gute Kenntnisse in der Buchhaltung sollte man allerdings schon mitbringen, sonst ist man von der Vielzahl der Funktionen und Optionen schnell überfordert. Wer nicht weiß, was “Fakturierung” oder “Saldenlisten” sind, ist nicht nur mit dem Programm, sondern wohl auch mit dem Job überfordert.

Die Ansicht "Cockpit" gibt in Sage GS-Office einen Überblick über Grundfunktionen und Features.
Die Ansicht “Cockpit” gibt in Sage GS-Office einen Überblick über Grundfunktionen und Features.

Wer aber als Neuling im Prinzip über das nötige Know-how verfügt, aber hier und da noch Hilfe benötigen könnte, für den ist das Programm dank der vielen Hilfefunktionen genau richtig.

Nach dem Start präsentiert sich GS-Office sehr übersichtlich. Die Ansicht “Cockpit” dient als Navigationsseite, über die alle Grundfunktionen wie Grundlagen, Buchhaltung oder Fakturierung angesteuert werden.

GS-Office generiert bei Posten wie "Artikelumsätze" oder "Lieferantenumsätze" automatisch Statistiken inklusive einer grafischen Darstellung.
GS-Office generiert bei Posten wie “Artikelumsätze” oder “Lieferantenumsätze” automatisch Statistiken inklusive einer grafischen Darstellung.

Klassischer Bürosoftware-Look

GS-Office kommt im Look eines klassischen Büroprogramms. Die Menüleisten am oberen Rand und an der linken Seite sowie die freundliche und zugleich sachliche Optik von GS Office sorgen dafür, dass der Anwender eine gewohnte Arbeitsumgebung vorfindet. Dementsprechend ist die Software sehr logisch und strukturiert aufgebaut. Alle Features sind da, wo man sie sucht.

So wirkt die Bedienoberfläche nie überladen, sondern bleibt immer übersichtlich. Dazu trägt auch der Verzicht auf visuelle Gimmicks bei. Die schnörkellose Bedienung und das präzise Ineinandergreifen aller Funktonen lassen bei der Arbeit zwischendurch sogar Spaß aufkommen.

Bei Buchungen startet der Taschenrechner gleich mit.
Bei Buchungen startet der Taschenrechner gleich mit.

Hinzu kommt, dass es viele Hilfen gibt. Bei jedem Arbeitsschritt zeigen kurze, prägnante Anleitungen, was man mit der jeweiligen Funktion gerade anstellen kann. Für viele Situationen bieten Assistenten ihre Hilfe an.

Ein gutes Beispiel ist der Assistent zur Vorbereitung eines “Bankgesprächs zur Überbrückung von Liquiditätsengpässen”. Das Programm hält hierfür bereits alle möglichen Vorlagen parat. Diese füllt der Nutzer aus, wobei er Schritt für Schritt durch die Vorlagen geführt wird. Nach dem Ausfüllen der Vorlagen lassen sich diese ausdrucken. Unter den Ausdrucken: Eine Checkliste für alle Unterlagen, die man zum Bankgespräch mitnehmen sollte.

Ein Manko ist allerdings, dass man nach dem Aufruf bestimmter Features oft nicht mehr weiß, in welchem Ordner oder in welcher Kategorie man sich gerade befindet, weil der entsprechende Pfad nicht angezeigt wird. Sind dann viele Fenster gleichzeitig geöffnet, kann es zwischendurch schon mal unübersichtlich werden.

Insgesamt 301 Konten sind bei GS-Office Pro bereits angelegt.
Insgesamt 301 Konten sind bei GS-Office Pro bereits angelegt.

Enorme Funktionsvielfalt

Die Funktionsvielfalt des Programms ist enorm. Die Leistungsfähigkeit zeigt sich beispielsweise bei der Kontenliste. Hier sind insgesamt 301 Konten, darunter beispielsweise für EDV, Maschinen, Betriebsausstattung, Werkzeuge, Grundstückssteuer, Geschäftseinrichtungen und vieles mehr bereits angelegt.

Für Kunden, Lieferanten, Buchungen und so weiter lässt sich eine Auftragshistorie aufrufen. Daneben lassen sich alle denkbaren Konten und Posten im Unternehmen auflisten. Ein Doppelklick auf Konten, Kunden oder Lieferanten öffnet die jeweils passenden Buchhaltungskategorien. So zeigt sich beim Doppelklick auf Kunden oder Lieferanten ein Fenster zum jeweiligen Geschäftspartner, indem man Angaben verändern oder ergänzen kann.

Nach Eingabe der "Anfangsbestände" (rote Ellipse) erzeugt GS-Office automatisch den entsprechenden Buchungssatz.
Nach Korrektur der “Anfangsbestände” (rote Ellipse) zeigt GS-Office die neuen Bestände automatisch an.

In ähnlicher Weise funktioniert das bei Artikeln, Buchungen etc. Zu Posten wie “Artikelumsätze” oder “Lieferantenumsätze” generiert GS Office automatisch eine Statistik inklusive visueller Darstellung als Kurven oder Balkengrafik. Bei allen Buchungen zeigt die Software automatisch Brutto- und Nettobeträge sowie die Mehrwertsteuer an.

Daneben gibt es einige praxisnahe Tools, die das Buchhalterleben leichter machen. Beispielsweise den Terminplaner, der an Skontofristen, Überweisungstermine oder die fällige Umsatzsteuervoranmeldung erinnert. Oder den Taschenrechner, der bei jedem Buchungsvorgang gleich mitstartet. Funktionstasten helfen, die Bedienung weiter zu beschleunigen. Ein Druck auf F9 etwa gibt schnell Auskunft über Kunden, Rechnungen oder Lieferanten.

Bei der Neuanlage von Kunden oder Lieferanten bietet GS-Office Pro neben den Basisdaten wie Postanschrift oder Bankdaten viele weitere Eingabemöglichkeiten.
Bei der Neuanlage von Kunden oder Lieferanten bietet GS-Office Pro neben den Basisdaten wie Postanschrift oder Bankdaten viele weitere Eingabemöglichkeiten.

Für den Schriftverkehr mit Geschäftspartnern oder Kunden bietet GS-Office zahlreiche Vorlagen, beispielsweise Rechnungsformulare. Die Vorlagen sind allerdings alle auf Deutsch. Gerade für Unternehmen, die auch außerhalb Deutschlands Geschäftsbeziehungen unterhalten, wären englischsprachige Vorlagen nützlich. Aber möglicherweise unterschätzt Sage, dass die Software für Firmen mit bis zu 50 Mitarbeitern konzipiert hat, hier den Unternehmergeist der Kleinunternehmen.

Um dem fatalen Datenverlust vorzubeugen, erinnert Sage GS Office regelmäßig an die Datensicherung. Der Import oder Export von Daten ist ebenfalls möglich, beispielsweise aus Microsofts Excel. Daneben lassen sich zum Beispiel Daten aus Ebay, Artikelbilder, Personalstammdaten oder Geschäftsvorfälle importieren.

Fazit: Finanzbuchhaltung ohne Haken und Ösen

Sage GS-Office ist ein leistungsfähiges und umfassendes Finanzbuchhaltungsprogramm für kleinere Unternehmen bis 50 Mitarbeiter. Es erledigt alle Aufgaben, die bei der kaufmännischen Verwaltung anfallen. Trotz der riesigen Funktionsvielfalt fällt die Bedienung leicht. Das liegt vor allem am logischen und praxisnahen Aufbau der Menüs und Optionen. Positiv fallen vor allem die prägnanten Hilfetexte und Assistenten auf, die Neulingen den Einstieg in die Buchhaltung erleichtern.

Standardfeature: Rechnungen werden in GS-Office Pro automatisch generiert.
Standardfeature: Rechnungen werden in GS-Office Pro automatisch generiert.

Programmversionen und Preise

Das Programm ist auf Subskriptionsbasis in mehreren Varianten erhältlich:

• GS-Office Standard mit einer Arbeitsplatz-Lizenz (Lagerverwaltung, Auftragsbearbeitung, Buchhaltung). Ab 18 Euro monatlich.

• GS-Office Comfort mit zwei Arbeitsplatz-Lizenzen (zusätzlich unter anderem Warenwirtschaft, Bestellwesen, Anlagenbuchhaltung). Ab 23 Euro monatlich.

• GS-Office Professional mit drei Arbeitsplatz-Lizenzen (zusätzlich unter anderem Auswertungs-/Reportdesigner, Kosten-/Erlöskonten). Ab 28 Euro monatlich.

• GS-Office Quantum mit fünf oder mehr Arbeitsplatz-Lizenzen (zusätzlich unter anderem terminalserverfähig, Chargenverwaltung). Preis: 2999 Euro (zuzüglich Mehrwertsteuer).