Darauf sollten Firmen bei der Auswahl einer E-Mail-Archivierung achten

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E-Mail (Bild: Shutterstock)

Gesetze verlangen nach fälschungssicherer Archivierung von Mails. Der finanzielle und organisatorische Aufwand, um auf der juristisch sicheren Seite zu bleiben, kann sich je nach Bedarf stark unterscheiden. Anhand neuer Angebote und unterschiedlicher Preismodelle zeigt ITespresso, worauf Kunden achten müssen.

Zahlreiche Anbieter offerieren Dienste und Produkte zum Archivieren von Mails. Wärend die zunächst alle gleich erscheinen, konzentriert sich bei näherer Betrachtung dabei jeder auf bestimmte Elemente der rechtssicheren Speicherung und des Umgangs mit dem E-Mail-Management. Alle beanspruchen für sich dagegen, das Arbeiten mit E-Mail-Archiven zu vereinfachen.

Was sie ebenfalls gemeinsam haben ist die Schwierigkeit, aufgrund der vielen Aspekte des Themas klare und einfache Preisstrukturen zu kommunizieren. Das kommt auch daher, dass das juristisch sichere Mail-Archivieren oft gleichzeitig mit Sichern und Wiederherstellen, mit Spamschutz oder mit Verschlüsselung oder aber einer Kombination mehrerer dieser Funktionen angeboten wird. ITespresso vergleicht in diesem Artikel exemplarisch die Angebote von Artec, Reddoxx, Spacenet (Mailofant) und Ubique (IntelliArchive) und hat anhand dieses Vergleichs erarbeitet, auf was Firmen bei der Auswahl aus Kostensicht achten sollten.

IntelliArchive
IntelliArchive ist eine neue Lösung von Ubique Technology, die sich dem Thema E-Mail-Archivierung widmet (Bild: Nesedo).

Ubique Technologies stellt mit IntelliArchive ein revisionssicheres E-Mail-Archiv zur Verfügung. Das ist sowohl als virtuelle Appliance als auch als gewarteter SaaS-Dienst erhältlich und deckt nahezu alle verbreiteten Mailservices ab. Er gibt Kunden Auswahlmöglichkeiten zwischen deutschen Rechenzentren, der eigenen IT und privaten Clouds. Die E-Mail-Archivierungslösung bewahrt elektronische Post automatisch dauerhaft und gesetzeskonform auf. Mit seiner Lösung will der Anbieter zudem Suchen durch die Unternehmens-Mail-Flut beschleunigen: Die archivierte Post wird indexiert und ist damit schneller erreichbar.

Damit stellt er sich in allen Bereichen gegen starken Mitbewerb auf, der mal nach Nutzern, mal nach Support-Monaten, mal nach Zusatzoptionen und mal nach Datenübertragung zu physischen Medien zur Kasse bittet. So kann etwa der Dienst Reddoxx Maildepot die gespeicherte Post mit Dokumenten-Management-Systemen verknüpfen, Spamfilter einbauen oder Mails verschlüsseln. Der Service “Mailofant” von Spacenet dagegen schaltet sich zwischen Unternehmen und Anwender – alles, was an E-Mails über den Mailofanten gesendet wird, landet im rechtssicheren Archiv, bevor es das eigentliche Ziel erreicht. Das Artec-IT-Mail-Archiv wiederum kann nur als Appliance “Enterprise Managed Archive” (EMA) genutzt werden und sichert auch gedruckte Dokumente, VoIP-Telefonie und allerlei andere Informationen.

Die Spezialität des Services von Ubique ist dagegen, möglichst viele unterschiedliche Mailkonten-Arten zu integrieren und bestehende Archive in ein großes Master-Archiv zu übernehmen. Die Lösung kann zu archivierende neue E-Mails wahlweise via POP-Accounts von einem Mailserver abholen, via SMTPs beliefert werden, mit einem über IMAPs angebundenen Archivpostfach synchronisiert oder mit zur Verfügung stehenden Konnektoren im Journalmodus betrieben werden. Mit den gegebenen Anbindungsmöglichkeiten ist IntelliArchive damit zu jedem bekannten Mailserver kompatibel.

Richtig archivieren und schützen

Vielfalt je nach Unternehmens-Ansprüchen macht in allen Fällen die Preisfindung schwer. Die Preisliste des Dienstes von Ubique ist zwei Seiten groß und enthält rund 70 verschiedene Posten. Hier werden die Menge der Mail-Accounts, der verbrauchte Speicherplatz, Zusatz-Optionen wie Mail-Importe, Single-Sign-On-Funktion pro User und das E-Mail-Stubbing pro Account einzeln berechnet.

REDOXX Packshot
Reddoxx ist ein Gesamtpaket zum Mail-Management und wird nach Anzahl der Nutzer berechnet.

Stubbing ist eine Technik, um Datenmenge auf lokalen Systemen zu reduzieren. Sie trennt Mails in ihre Bestandteile wie Header, Body und Anhang auf und sichert nur den eigentlichen Inhalt, schiebt aber die Anhänge auf ein separates Storage-System. Artec-IT findet, dies zerstört die Durchsuchbarkeit der Inhalte inklusive Anhängen und könne durch diese Veränderung der Original-Mail zu Problemen bei der zivilrechtlichen Beweiskraft von Mails führen.

Je nach Betriebsmodell (Web-Service, Appliance) und Menge der Mail-Accounts variieren denn auch die Gesamtpreise. Die Integration in bestehende Infrastrukturen kann bei jedem der genannten Anbieter als kostenpflichtige Dienstleistung in Anspruch genommen werden – noch ein Posten, der eingerechnet werde muss.

Unterschiede zwischen den Anbietern gibt es auch bei den Zugriffsmöglichkeiten auf das Archiv. Bei Mailofant und Reddoxx hat nur der Administrator das Recht, auf das gesamte Archiv zuzugreifen. Die Abfragen müssen also über die IT-Abteilung beauftragt werden. Beim Service von Ubique sind Freigaben für weitere Anwender gegen Aufpreis möglich. Allerdings sollten Verantwortliche in beiden Fällen den Datenschutz nicht außer acht lassen – denn nur weil der Zugriff technsich möglich ist, ist er nicht auch rechtlich erlaubt.

So vergleicht man richtig

Vergleichbar sind die Preise mit anderen Anbietern nur, wenn bestimmte Einzelfälle konstruiert und diese gegeneinander abgewogen werden. IntelliArchive ist zum Beispiel aufgrund seiner detaillierten Aufteilung in besonders kleinteilige Preisbestandteile vor allem für Unternehmen unter 500 Mitarbeitern interessant. Der Anbieter verlangt bei der SaaS-Variante seines Dienste 1,20 Euro pro Monat pro Mail-Account bei unter 250 Nutzern; bei großen Unternehmen mit über 100.000 Mail-Accounts sind es 57 Cent pro Account, was sich aber am Ende Summen aufaddiert. Eine Wartungsgebühr von 20 Euro pro Mandant (also etwa Tochterfirmen) ist monatlich fällig. Wer wahlweise die Appliance nutzt, zahlt dieselben Preise wie beim Web-Dienst, muss aber das erste Jahr komplett im Voraus bezahlen und investiert nur danach monatlich.

Bei 250 Mail-Accounts kann das 3600 Euro (ohne Mehrwertsteuer) ausmachen. Single-Sign-on für die Archiv-Abfrage kostet pro Mail-Account eine einmalige Einrichtungsgebühr von 2,50 Euro netto. Für den genutzten Speicher zahlt der Kunde zusätzliche kleine Summen: Bei einem bis 500 GByte Archivspeicher sind es 1,50 Euro im Monat, bei über fünf GByte sind es nur noch 90 Cent pro Kalendermonat.

Das Produkt konzentriert sich auf das Archivieren von Mails und verlangt hauptsächlich Preise pro E-Mail-Account, während Reddoxx im Gesamtpaket mit Antispam, Verschlüsselung und Dokumenten-Management in Benutzerzahl-abhängigen Paketen für fünf bis 50.000 Anwender erhältlich ist. Das kostet eine jährliche Lizenzgebühr; der Archivierungs-Teil der Reddoxx-Lösungen kostet in seiner Basis-Variante für bis zu 50 User 500 Euro netto, bis 100 Nutzer 1350 Euro und so weiter, dann pro Jahr 340 Euro Wartungsgebühr. Bei über 750 Nutzern kann sich der Jahrespreis schon auf über 20.000 Euro nur für das Archivieren alleine belaufen, mit Spamfilter und Verschlüsselung macht es schon über 38.000 Euro aus, bei 100 Usern (auch jeder mit mehreren Mail-Accounts) sind es dagegen nur 3200 Euro.

EMA von Artec-IT
Mit seinen EMA-Appliances bearbeitet Artec-IT das gesamte Umfeld des Mail-Managements (Bild: Artec-IT).

Der Dienst Mailofant wiederum, der einfach alles rechtssicher festhält, was über ihn als zwischengeschalteten Archivierer läuft, wird in Paketen verkauft, deren Preis anhand der vorgebuchten Nutzermonate festgelegt wird. Das kleinste Paket umfasst zehn Monate und kostet 59 Euro plus Mehrwertsteuer (also 70,21 Euro).

Allerdings muss jedes Mal, wenn das Archiv auf einen Datenträger übertragen wird – etwa für das Finanzamt oder für Anwälte im Rechtsstreit – ein Preis von 379 Euro (brutto 451,01) bezahlt werden. Das ist offenbar weder von der Anzahl der Nutzer noch von der Menge der Mail-Accounts abhängig. Betreiber Spacenet, für den dies nur ein Baustein seiner IT-Outsourcing-Angebote ist, holt sich seine Gewinne eher über den Betrieb der eigentlichen Mail- und Server-Infrastrukturen.

Fazit

Vor einem Preisvergleich bei der Suche nach einem revissionssicheren E-Mail-Speicher sollte sich jedes Unternehmen folgende Punkte notieren:

  • Anzahl der Nutzer
  • Menge der Mail-Accounts
  • Werden Konnektoren zu bestehenden Maildiensten und -Servern benötigt? (Notes, Exchange, POP, IMAP, und so weiter)
  • Sind Importe aus Mail-Servern oder Archiven nötig?
  • Muss das Archiv von einzelnen Anwendern aufgerufen werden oder genügt der Administrator?
  • Ist das Schützen durch Verschlüsselung notwendig?
  • Kann Antispam ausgelagert werden oder ist eine Gesamtlösung preiswerter?
  • Wieviel Speicherplatz ist für die Archivierung erforderlich?
  • Wie oft muss das Archiv auf Datenträger gesichert werden?

Erst mit diesen Informationen lässt sich ein wirklich klarer Preis für ein Unternehmen in Zahlen ermitteln. Die Prozedur lässt sich je nach erwartetem Wachstum mit verschiedenen Annahmen zu Accounts, Usern, Betriebsprüfungen, Zugriffsrechten und dergleichen mehrfach durchführen.

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