DocuWare-App PaperOrganizer sortiert Dokumente in Onlinespeichern

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PaperOrganizer

PaperOrganizer steht als Beta für Android und iOS zur Verfügung. Die App bietet in Verbindung mit dem Web-Service Intelligent Indexing von DocuWare eine automatische Vershlagwortung von Dokumenten.

Der PaperOrganizer von DocuWare ordnet digitalisierte Dokumente. Weil Anwender durch Web-Storage von proprietären Speichersystemen und Einzelgeräten unabhängiger werden, passt sich der Softwarehersteller diesem Trend an und setzt seine automatische Verschlagwortungstechnik schon bei der mobilen Erfassung an.

PaperOrganizer Screen
Der PaperOrganizer ordnet Dokumente mithilfe einer automatischen Verschlagwortung (Bild: DocuWare).

Mit Synchronisationsfunktionen werden die unterwegs erfassten und die im Büro auf dem PC oder Server gespeicherten Dokumente zu einer aktuellen gemeinsamen indizierten Liste zusammengeführt.

Zum mobilen Hochladen von Dokumenten werden zunächst vorkonfigurierte Ordner im Online-Speicher genutzt. PaperOrganizer startet daraufhin seinen Intelligent Indexing Service. Dieser Web-Dienst schlägt automatisch Ordnungskriterien vor, die der Anwender mit nur einem Klick am PC oder Tippen auf dem Smartphone oder Tablet bestätigt.

Liegt die Technik daneben, kann der Nutzer auf den richtigen Begriff im angezeigten Dokument tippen. Das Indizieren für die Suche passt sich dann an und versieht später passende Dokumente von Anfang an mit den ausgewählten Stichworten.

Die so indexierten Dokumente werden von PaperOrganizer in eine sinnvolle Ordnerstruktur gebracht, die dann im Online-Speicher vorliegt. Der Anwender kann die Struktur auch selbst wählen, zum Beispiel nach dem Prinzip “Firma/Dokumentart” oder “Jahr/Dokumentart/Firma”.

Der Hersteller sieht diese “Aufräum”-App als Ergänzung zu seiner Erfassungs-Anwendung PaperScan: Wer mit dieser Datenordnungs-App oder dem mobilen Erfassungsprogramm PaperScan beginnt, kann auch später auf das Enterprise Content Management des Herstellers aufrüsten. Funktionen zur Übernahme von Dokumenten und Ordnungskriterien stehen in den DocuWare-Lösungen für Unternehmenskunden bereit.

Die Free-Version der App ist auf 100 Dokumente beschränkt, die derzeitige und kostenlose Betaversion kann auch am Ende ihrer Laufzeit weiterhin 50 neue Dokumente pro Monat erfassen. Die Premium-Variante für beliebig viele Dokumente kostet dann 1,99 Euro im Monat.

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