Excel-Reisekosten-Tool erfasst neue Regelungen für 2014

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Verpflegungspauschalen2014

Die Reisekostenreform 2014 bringt viele gesetzliche Änderungen mit sich und ändert die Beträge, die Mitarbeiter anrechnen dürfen. Das neue Tool soll den nötigen Personalaufwand verringern. Es führt auch ohne Makros durch die veränderten Pauschalen.

Das Excel-Tool von Stallwanger IT erfüllt die neuen Regelungen für die Erfassung von Reisekosten der Mitarbeiter in kleinen und mittelgroßen Unternehmen. Es berechnet anhand der eingegebenen Zeiten, Orte und Belege automatisch, wie viel der Angestellte abrechnen darf. Im Zuge der gesetzlichen Neuregelung von Reisekostenabrechnungen für das Jahr 2014 hat das auf Personal-IT spezialisierte Unternehmen sein Programm aktualisiert.

Reisekostenabrechnung2014
Das Reisekostenabrechnugstool berücksichtigt bereits die neuen Pauschalen für 2014 (Bild: Stallwanger IT)

Mit Hilfe von Kommentaren und Hilfstexten führt das Produkt den Anwender durch die Regeln. Neben Reisezeiten und -grund lassen sich Fahrt-, Hotel- und Bewirtungskosten angeben. Das Tool berechnet daraus dann automatisch die Verpflegungspauschalen für In- und Ausland (nach Angabe des Ziellandes) sowie die Pauschalen für Privatübernachtungen.

Der Hersteller erklärt, das Tool lasse sich von jedem selbst anpassen, denn es rechnet mit klassischen Excel-Funktionen So sind Einzelabrechnungen von ein- und mehrtägigen Inlands- und Auslandsreisen schnell erfasst: Die Eingabe von Datum, Uhrzeit und Reisezweck sowie Angaben weiterer Informationen für die Berechnung einer möglichen Verpflegungspauschale (wie An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen oder Standortreisen) reicht, und schon zeigt das Tool den Gesamtbetrag an.

Vor der Gesetzesänderung gab es drei Staffelungen, nunmehr sidn es nur noch zwei: 12 Euro für eine Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden sowie 24 Euro für eine Abwesenheit bei vollen 24 Stunden. Bei mehrtägigen Reisen muss die Abwesenheit des An- und Abreisetages nicht mehr aufgezeichnet werden – es gilt in jedem Fall die Pauschale von 12 Euro.

Erhält allerdings der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit, ist die Verpflegungspauschale zu kürzen. Ab 2014 kann dafür jedoch nicht mehr der Sachbezugswert angesetzt werden, sondern nur noch der festgeschriebene Abzug von 20 Prozent für Frühstück sowie 40 Prozent für Mittag- oder Abendessen.

Dieser Abzug bezieht sich stets auf den 24-Stunden-Satz von 24 Euro im Inland oder dem analogen Auslandstagessatz. Die Kürzung darf naturgemäß nicht höher ausfallen, als die angesetzte Verpflegungspauschale. Das Tool bietet dazu Buttons: Ein einfaches Anklicken verrechnet die neuen Pauschalbeträge.

Das Excel-Reisekostentool kostet 79 Euro für den ersten Arbeitsplatz und 9 Euro für jeden weiteren. Eine kostenfreie, aber funktional eingeschränkte Demo-Version steht im Internet bereit.

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