Dokumentenmanagement: Docuware macht iPhone und iPad zum Scanner

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Docuware Paperscan-App

Mit der kostenlosen App PaperScan fotografieren und verarbeiten iOS-Geräte Belege und andere Schriftstücke so, dass sie leicht ins Unternehmens-DMS integriert werden können. Bei der optionalen Übernahme der Daten in die kostenpflichtige Docuware-Software kann eine automatische Kategorisierung stattfinden.

Die jetzt erhältliche App PaperScan des DMS-Spezialisten DocuWare verwandelt iPhone oder iPad in einen Dokumentenscanner. Wer Dokumente frühzeitig einscannt, so die Maxime des Herstellers, spart sich später Probleme mit zerknitterten oder ausgebleichten Schriftstücken, die erst Buchhalter oder später Finanzbeamte aufregen könnten.

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Smartphones eigneten sich ideal, um gelegentlich eine Rechnung, einen Beleg oder eine Notiz zu scannen und gleich abzulegen, erklärt Docuware. Der Anwender der App hält dazu sein Smartphone oder Tablet über das Papier, das Gerät löst automatisch aus, beschneidet das Bild und erzeugt eine PDF-Datei. Auch das Ablegen mehrerer Dokumente in Multi-Page-PDFs ist möglich.

Die Ergebnisse der Fotoscans lasse sich mit dem “DocuWare Intelligent Indexing Service” automatisch kategorisieren und ablegen – das Geschäftsmodell, über die kostenlose App auch einen Kauf der Profi-Dokumentenmanagement auszulösen, mag wegen der Funktionsvielfalt aufgehen. Docuware begegnet Kritikern mit den Worten, eine Verknüpfung mit der eigenen Lösung sei nicht zwingend: Die fertigen PDF-Dokumente lassen sich genauso gut direkt in persönliche Dropbox-Ordner ablegen oder per E-Mail verschicken. Auch der Ausdruck via AirPrint ist möglich.

Für Komfort und Scanqualität hat Docuware spezielle Techniken entwickelt und patentiert, die das Foto zum lesbaren Dokument machen. PaperScan ist im App Store für iPhone ab Version 4s und iPad ab sofort kostenlos erhältlich. Die Android-Version folgt zum Jahreswechsel.

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