EU-Richtlinie SEPA: Wie Unternehmen die Umstellung schaffen

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SEPA-Umstellung

Die EU-Richtlinie soll den Zahlungsverkehr in Europa vereinheitlichen und beschleunigen. Unternehmen müssen ihre Software und IT-Systeme anpassen. Wer jetzt noch nicht mit der Umstellung angefangen hat, sollte sich beeilen. ITespresso bietet einen schnellen Überblick, wie die SEPA-Umstellung gelingt.

Es gibt immer noch viele Unternehmen in Europa, die sich noch nicht mit dem Thema SEPA beschäftigt haben. Dabei wird es jetzt höchste Zeit, die Umstellung auf die Richtlinien zu Finanztransaktionen der EU anzupacken. Denn am 1. Februar 2014 tritt die SEPA-Richtlinie in Kraft.

SEPA steht für Single Euro Payments Area. Die EU-Richtlinie hat zum Ziel, in Europa einen einheitlichen Standard für den Zahlungsverkehr zu schaffen. Der Hauptvorteil: Zahlungen im europäischen Raum sind dann unkomplizierter und schneller erledigt.

Beteiligt sind die 28 EU-Staaten sowie Island, Norwegen, Monaco, Schweiz und Liechtenstein.

BIC und IBAN werden Standard

Auf den ersten Blick sieht die Umstellung am 1. Februar gar nicht so kompliziert aus. Kontonummer und Bankleitzahl fallen bei Zahlungen weg und werden durch BIC (Bank Identifier Code) und IBAN (International Bank Account Number) ersetzt.

Doch diese scheinbar simple Umstellung hat es in sich.

Zum einen müssen Unternehmen die vorhandenen Kontodaten ihrer Kunden oder Geschäftspartner auf SEPA umstellen. Bei dieser Umstellung können Probleme bei der Dateikonvertierung entstehen, zudem können auch Fehler aus den Rohdaten ins neue System mitgeschleppt werden. Das gilt es zu überprüfen.

Die gemeinsame Seite der Deutschen Bundesbank und des Finanzministeriums informiert über SEPA.
Die gemeinsame Seite der Deutschen Bundesbank und des Finanzministeriums informiert über SEPA.

Datensätze im XML-Format

Zum anderen müssen auch die IT-Systeme und die Software möglicherweise angepasst werden. Die neuen SEPA-Datensätze sind in XML-Format und benötigen deutlich mehr Speicherplatz und Rechenpower. Im schlimmsten Fall kann hier neue Hardware notwendig werden.

Unternehmen, die noch mit älterer Buchhaltung-Software, insbesondere mit Software, die vor 2008 ausgeliefert wurde und seitdem kein Update erlebt hat, müssen die Software auf den neuesten Stand bringen.

Extra-Aufwand erfordern auch die Lastschriften. Die Einzugsermächtigung ist in Deutschland besonders beliebt, aber immer wieder auch Ziel von Kriminellen, die mit falschen Einzugsermächtigungen Geld auf ihr eigenes Konto transferieren lassen.

Das soll mit der Einführung von SEPA deutlich schwieriger werden. Deshalb müssen auch Unternehmen etwas mehr Aufwand betreiben. So wird in Zukunft eine schriftliche Einverständniserklärung des Zahlenden benötigt. Entsprechende Formulare bietet beispielsweise die Datev auf ihrer Webseite zum Download. Vorhandene Einverständniserklärungen für den Lastschrifteinzug können in der Regel in ein SEPA-Mandat umgewandelt werden.

Auch das Softwarehaus Datev ist eine gute Anlaufstelle für Informationen.
Auch das Softwarehaus Datev ist eine gute Anlaufstelle für Informationen.

Der Gläubiger muss jede Lastschrift mindestens 14 Tage vorher ankündigen (Pre-Notification). Daneben muss er sich eine Gläubiger-ID und eine Mandats-Referenznummer besorgen. Diese Daten werden bei jeder Lastschrift auch an die Bank übermittelt.

Die Mandats-Nummer kann das Unternehmen selbst vergeben, die Gläubiger-ID wird wiederum von der Deutschen Bundesbank vergeben. Sie kann online beantragt werden.

Experten empfehlen, dass Unternehmen bei der Umstellung einen Zuständigen benennen, der den Prozess der Migration auf SEPA anstößt und steuert. Der analysiert auch, welche Abteilungen vom neuen Finanzstandard betroffen sind. Dies ist keineswegs nur die Buchhaltung. Im Zweifelsfall sind alle Abteilungen eingebunden.

Die Umstellung lässt sich vom Aufwand her durchaus mit einer größeren Software-Migration in einem Unternehmen vergleichen. Es gibt also einige Hürden zu nehmen, bis SEPA vollständig integriert ist.

Das European Payments Council

Wer sich grundlegend über die neue Richtlinie informieren will, könnte auf die Seite des European Payments Council (EPC) schauen.

Der EPC koordiniert die Umstellung des Zahlungsverkehrs in Europa. Daneben bietet die Organisation auch zahlreiche Informationen über Hintergründe für alle, die sich auf SEPA vorbereiten wollen.

Der EPC wird von Banken und Finanzinstituten nach den EU-Vorgaben gebildet. Aufsichtsorgan ist die Europäische Zentralbank (ECB).

Der European Payments Council (EPC) koordiniert die Umstellung des Zahlungsverkehrs in Europa.
Das European Payments Council (EPC) koordiniert die Umstellung des Zahlungsverkehrs in Europa.

IT-Dienstleister bieten SEPA-Service

Über neue Richtlinien, die für Unternehmen größere Umstellungen oder Migrationsprozesse nötig machen, freut sich natürlich eine Branche ganz besonders, nämlich die der IT-Dienstleister.

Viele von ihnen bieten Beratung oder gleich die komplette Umstellung auf SEPA als Dienstleistung an.

Einige Beispiele:

Unisys bietet eine Lösung, die sich Fast Track to SEPA nennt und die vor allem auf mittelgroße und größere Unternehmen zielt. Die Lösung soll “mit Hilfe eines stark standardisierten Vorgehens” innerhalb weniger Wochen die komplette Umstellung bewältigen.

● Der IT-Dienstleister und Systemberater CGI bietet einen Cloud gestützten SEPA-Service. Unternehmen soll damit innerhalb von vier bis acht Wochen auf die neue Richtlinie umstellen können.

● Die Sage Group steuert einen SEPA-Leitfaden als PDF bei, den man übers Web bestellen kann.

NTT Data hat ein SEPA-as-a-Service-Angebot entwickelt, das verschiedene Konvertierung und Migrationsdienste beinhaltet.

● Der Kölner Business-Software Spezialist Exact hat auf seiner Webseite ebenfalls Informationen bereitgestellt.

● Das IT-Beratung und Systemintegrationsunternehmen msg Systems bietet einen Quickcheck.

● Die GFT Gruppe hat die App “SEPA fürs Management” entwickelt, die es kostenlos bei iTunes gibt.

Weitere Infos im Web

Daneben gibt es auch noch einige weitere seriöse Informationsquellen.
European Payments Council (EPC)
Alle Basisinformationen zum Thema SEPA

Deutsche Bundesbank
Vordrucke und Informationen der Deutschen Bundesbank in Zusammenarbeit mit dem Finanzministerium

Datev
Die Informationsseite des Softwarehauses und IT-Dienstleisters Datev