Microsoft Office für iPhone: Fallen für Firmen

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office-2013 (Bild: Microsoft)

Die Office Mobile App für iOS, mit der Mirosoft Office auf dem iPhone nutzbar wird, war von vielen lang erwartet worden. In Firmen sollte der Einsatz dennoch nicht überstürzt erfolgen, warnt der Dienstleister Utilitas. Seiner Ansicht nach drohen falsche Lizenierung, Kostenexplosion, Organisationsfehler und sogar Datenverlust.

Mit der Office Mobile App ist Microsoft Office nun auch das iPhone verfügbar. Voraussetzung für die Nutzung ist ein Office-365-Abonnement. Wer noch keines hat, kann das in der App selbst abschließen. Was praktisch klingt, ist laut Peter Haupt, Geschäftsführer des auf Office 365 spezialisierten Dienstleisters Utilitas, in der Praxis mit Vorsicht zu genießen.

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Peter Haupt, Geschäftsführer des auf Office 365 spezialisierten Dienstleisters Utilitas

“Die schnelle Verfügbarkeit von Office zu geringen Gebühren kann dazu führen, dass Mitarbeiter Spontankäufe über den App-Store tätigen und die Office-Nutzung dann über Spesenabrechnungen beim Unternehmen einreichen”, so Haupt. In der Folge würden Firmendaten in unzähligen privaten Accounts außerhalb des Firmennetzwerks gespeichert. “Es wäre nahezu unmöglich, später wieder Kontrolle hierüber zu erlangen und für die Sicherheit der Daten zu sorgen. Es ist daher für die Unternehmen sehr empfehlenswert, präventiv eine von den Nutzern akzeptierte und pragmatische Vorgehensweise anzubieten.” Verbote hält Haupt dagegen nicht für zielführend.

Nach Ansicht von Haupt sollten Unternehmen sollten sich trotz des zu erwartenden Drucks durch die Mitarbeiter die Zeit nehmen, Möglichkeiten und vorhandenen Lizenzen prüfen. Allerdings sollten den iPhone-Nutzern unter den Mitarbeitern möglichst kurzfristig Lösungsvorschläge unterbreitet werden, wie diese Office auf ihrem Handy nutzen können – andernfalls könne sich in vielen Fällen eine ungewünschte Eigendynamik entwickeln.

Knackpunkte: Compliance und Lizenzkosten

Bei der Prüfung sei in allererster Linie der Compliance-Aspekt zu beachten. Daneben gelte es aber auch die Lizenz-Thematik zu berücksichtigen. Gerade bei den Lizenzen lässt sich durch eine kurze aber ernsthafte Prüfung nämlich viel Geld sparen.

Für die Lizenzierung von Office auf dem iPhone gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder wird Office 365 für alle Benutzer lizenziert oder nur für die Mitarbeiter mit einem iPhone. Viele Microsoft-Kunden mit mehr als 250 Benutzern haben mit Microsoft ein Enterprise Agreement geschlossen. Darin ist Office 365 oftmals bereits enthalten. Diese Kunden können noch bis 30. Juni von einer zusätzlichen Promotion profitieren.

Bildergalerie: So sieht Microsoft Office auf dem iPhone aus

So sieht Microsoft Office auf dem iPhone aus

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Office Mobile ist eine für das kleine Display des iPhones konzipierte Office-Version. Zu Plänen für iPad-spezifischen Versionen seiner Office-Software will Microsoft keine Stellungnahmen abgeben – außer der Empfehlung, dass iPad-Besitzer zunächst weiterhin Office Web Apps verwenden sollen. Die Office Mobile App läuft ab dem iPhone 4 (oder iPod Touch der fünften Generation), wenn iOS 6.1 oder höher installiert ist.

Bei Office 365 kann das lokale Office pro Anwender auf bis zu fünf Geräten installiert werden. Zusätzlich stehen Office WebApps zur Verfügung, um Office zum Beispiel auf dem iPad oder auf einem Android-Tablet zu nutzen. Daneben sind die Services Exchange, SharePoint und Lync Online sowie die Client-Access-Lizenzen für Exchange, SharePoint und Lync enthalten. Somit können sowohl die Services als auch parallel die lokalen Versionen genutzt werden.

“Mit Office 365 haben Unternehmen mehr Flexibilität und dabei eine umfassende Lizenzsicherheit. Diese Optionen und erheblichen Vorteile gegenüber den lokalen Lizenzen sollte man auf jeden Fall prüfen – speziell wenn die Mitarbeiter nun auch Office auf dem iPhone nutzen möchten”, so Utilitas-Chef Haupt. Als Entscheidungshilfe und kleine Werbemaßnahme für das eigene Angebot verweist er dazu auf den vom Dienstleister zur Verfügung gestellten kostenlosen Kalkulator.

Der Markt für Office-Angebote in der Cloud

Laut einer kürzlich vorgelegten Gartner-Studie laufen derzeit weltweit rund acht Prozent der Office-Anwendungen in der Cloud. Das seien weniger als früher erwartet. Mittelfristig werde sich das Model laut Gartner-Analyst Tom Austin aber dennoch durchsetzen.

Dazu trage auch die zunehmende Zahl der Geräte, mit denen Nutzer auf webbasierte Anwendungen zugreifen können, bei. Heute griffen Mitarbeiter oftmals per Smartphone und Tablet sowie von ihrem geschäftlichen und privaten PC auf die Cloud zu. Diese Entwicklung begünstige den Umstieg auf die Cloud, weil dann Kosten für die Installation, Verwaltung und Aktualisierung lokaler Software wegfallen.

Als weiteren Vorteil der Cloud nennt Gartner die Lizenzkosten. Das gelte vor allem bei Preismodellen, die per Nutzer abgerechnet würden, da hier keine Lizenzen für die unterschiedlichen Geräte eines Anwenders angeschafft werden müssten. Für Firmen, in denen sich mehrere Mitarbeiter ein Gerät teilten, seien allerdings Lizenzen per Gerät günstiger.

Zu den Branchen, die laut Gartner wahrscheinlich als erste auf cloudbasierte Office-Angebote umsteigen werden, gehören Fertigung, Handel sowie Hotels und Gastronomie. Bei Unternehmen aus dem Rüstungsbereich, dem Gesundheitswesen und dem Finanzsektor sei ein baldiger Umstieg aufgrund der regulatorischen Auflagen hingegen eher unwahrscheinlich. Dam kann man angesichts der aktuellen Diskussion um die Ausspähung von Daten bei US-Firmen durch die Geheimdienste sicher vorbehaltslos zustimmen.

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