Policy Patrol 9 sorgt plattformübergreifend für rechtssichere Signaturen

NetzwerkeSoftwareZusammenarbeit
Policy Patrol

Version 9 des Tools Policy Patrol von Prosoft unterstützt Microsoft Exchange 2013 und bietet erweiterte Funktionen für E-Mail Signaturen. Es bettet etwa QR-Codes oder Avatar-Bilder ein. Und Textsignaturen werden für Smartphones in optisch ansprechendere HTML-Versionen gewandelt.

Prosoft hat Version 9 seiner E-Mail-Management-Lösung Policy Patrol fertiggestellt. Sie ist für Microsoft Exchange 2003, 2007, 2010 und 2013, für Windows Server 2000, 2003, 2008 und 2012 sowie für E-Mail Server wie Lotus Domino verfügbar. Die mit Version 9 neuen Funktionen sollen vor allem helfen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und gut gestaltete E-Mail-Signaturen für alle Plattformen bereitzustellen.

Erzeugen und Hinzufügen vn QR-Codes
Eine der neuen Funktionen in Policy Patrol ist das Erzeugen und Hinzufügen von QR-Codes für den schnellen Handy-Scan (Screenshot: Prosoft).

Die Signatur als digitale Visitenkarte muss nicht nur gut aussehen, sondern bei Unternehmens-Mails Pflichtangaben wie die Namen der Geschäftsführer oder Vorstände, Registernummer, Sitz des Unternehmens und weitere Informationen enthalten.

Das ist nicht das einzige Problem, das mit Signaturen auftreten kann. Oft variieren deren Darstellung und Umfang beim Empfänger, und so werden aufwändig gestaltete Signaturen vielfach nicht in der gewünschten Form angezeigt. Gerade beim E-Mail Versand mit mobilen Geräten treten vermehrt Probleme mit der Darstellung auf. Policy Patrol 9 kann daher Text und Signatur automatisch ins HTML-Format konvertieren und zeigt dann Signatur, Logos und anderen graphischen Elemente wie auf einem Desktop-PC korrekt an.

Quick-Response Codes (QR-Codes) für den schnellen Scan und die Weiterverarbeitung der Daten per Handy-Kamera werden durch das Programm automatisch erzeugt. Die nutzerspezifischen Angaben dazu holt es sich im Active Directory und ermöglicht dann Verlinkungen zur vCard, persönlichen Online-Profilen in Business-Netzwerken oder zu aktuellen Angeboten des Unternehmens.

Policy Patrol: Gravatar einfügen

Neu ist die Funktion, ein Porträt des Absenders als Miniaturbild in die Signatur zu integrieren, ohne diese Daten ins Active Directory zu integrieren und dort pflegen zu müssen. Das geschieht über den kostenlosen Webservice Gravatar.com, der Porträts speichert und sie als Miniaturbilder an andere Applikationen wie Helpdesk oder CRM-Systeme übergibt.

Neben Funktionen für Disclaimer und Signaturen steuert Policy Patrol auch den sicheren Versand von E-Mails mit MFT (Managed File Transfer) über Microsoft Exchange. Es verschlüsselt die versendeten Informationen und Dateien mit 256 Bit AES. Diese lassen sich nur vom richtigen Empfänger über einen Link aufrufen und herunterladen.

Anklicken um die Biografie des Autors zu lesen  Anklicken um die Biografie des Autors zu verbergen