Textbausteinverwaltung für Outlook beschleunigt Antworten auf Mails

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Ein Add-In für Outlook hilft, E-Mails automatisch mit namentlicher Begrüßung zu beantworten. Es schlägt die männliche und weibliche Anrede selbständig anhand des Vornamens vor und offeriert passende Textbausteine. Um die Unterhaltung trotz Zeitdruck interessant zu gestalten, kann es auch zufallsgesteuerte Textbausteine einstreuen.

Die Textbausteinverwaltung “PhraseExpress” soll dem Nutzer des meistgebrauchten Internet-Kommunikationsmittels E-Mail die Arbeit erleichtern, indem sie Anreden, Signaturen, immer wiederkehrende Phrasen und andere Komponenten einer E-Mail automatisiert erzeugt.

Hilfe beim Mailbeantworten mit Outlook
Mit “PhraseExpress” werden Autoren von E-Mails automatisch richtig angesprochen und mit themenorienterten Textbasteinen beliefert (Screenshot: Bartels Media)

Das Add-In ist in der Lage, von selbst E-Mails automatisch mit namentlicher Begrüßung zu beantworten, E-Mail-Signaturen durch Anbindung an das ActiveDirectory anzuhängen, je nach vorkommendem Originaltext den passenden Baustein zu finden oder “Herr” und “Frau” als Anrede aufgrund einer Vornamenerkennung einzusetzen – peinliche Serienbrief-Automatismen sollen so der Vergangenheit angehören. Die Automatik berücksichtigt auch akademische Titelgrade.

Datumsbezogene Variationen der Textbausteine sind möglich, um zum Beispiel auf saisonale Angebote hinzuweisen. Namen lassen sich aus vorhandenen Listen aussuchen, um Tippfehler zu vermeiden.

Die neuen Add-In Funktionen zum Auslesen der einzelnen E-Mail-Daten (Empfängeradresse, Absenderadresse, Vor- und Zuname, Geschlecht des Absenders sowie Betreff und Nachrichteninhalt) lassen sich beliebig mit der eigenen Makrosprache zur Textautomatisierung in PhraseExpress verknüpfen. Über das Produkt kann per Client-/Server-Architektur mit SQL Serverunterstützung auch ein Netzwerkzugriff auf die Textbausteine für alle Nutzer realisiert werden.

Das Add-In “Textbausteinverwaltung für Outlook” erfordert eine lizenzierte PhraseExpress Installation und kostet 14,95 Euro pro Arbeitsplatz. Für Privatanwender ist es kostenlos.


In einem Demovideo zeigt der Hersteller, wie das Outlook-Add-in PhraseExpress funktioniert

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