“Code Two” veröffentlicht Tool für standardisierte E-Mail-Anwendersignaturen und Disclaimer

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Das polnische Unternehmen will mit seiner Software zur Signaturerstellung- und verwaltungs dem Problem der oft unterschiedlichen oder fehlenden Fußzeilen Herr werden. Das Programm  “Email Signatures” managt die lästigen und juristisch notwendigen Schlusszeilen für Office 365, OWA und Outlook.

Auch auf Smartphones können die Signaturen des CodeTwo-Programms zum Einsatz kommen

Netzwerke, in denen Office 365, Office OWA und Outlook eingesetzt werden, sollen nun mit Hilfe von CodeTwo E-Mail-Signatures von den Signatur-Stolpersteinen befreit werden. Standardisierte Fußzeilentemplates für Outlook mit Anwenderdaten, Bildern und Farbschemen lassen sich entwerfen und abteilungsspezifisch implementieren. Wer wohin gehört, wird aus dem Active Directory gelesen, und so können automatisch die Signaturen für die passenden Abteilungen ohne viel Aufwand entstehen.

Da die Signaturen mit den gängigen Standards HTML, RTF und Plain Text umgesetzt werden, funktionieren sie auch in anderen Mail-Clients, Smartphones und Tablets. Bilder, Firmenlogos und Werbebanner können eingebaut und ausgetauscht werden.

Um die mit diesen Signaturen generierten Mails rechtskonform zu halten, werden Signaturen und Disclaimer mit in den Ordner “Gesendete Elemente” gespeichert – sie werden so, auch wenn sie automatisch angefügt werden, Teil der archivierten Mail.

Code Two E-Mail-Signatures beschafft sich Zugehörigkeitsdaten aus dem Active Directory und stellt sie dann zur Bearbeitung bereit.

Der Hersteller bietet eine 30-Tage-Testversion an, danach kostet das Programm zum Beispiel für 10 Arbeitsplätze 102 Dollar (die jeweils auf den Eurokurs umgerechnet werden) oder 482 Dollar für 100 Nutzer. Eine Staffelpreisliste findet sich hier.

Jeden Tag werden weltweit 89 Milliarden geschäftliche E-Mails verschickt. Laut dem Marktforschungsunternehmen The Radicati Group steigt die Zahl der täglich von Unternehmen verschickten Mails bis 2016 auf rund 144 Milliarden an. Dagegen ist die Zahl der privat verschickten Mails rückläufig. Werden derzeit noch fast 56 Milliarden pro Tag verschickt, sollen es 2016 nur noch 48 Milliarden sein. Verantwortlich dafür dürfte unter anderem die zunehmende Nutzung von sozialen Netzwerken und Instant Messengern sein (Grafik: Statista).
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