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Lieber intelligent digitalisieren statt nur zu drucken

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Das papierlose Büro darf wohl immer noch als Zukunftsvision gelten. Denn das Drucken und Verwalten von Dokumenten gehört nach wie vor zu den am häufigsten genutzten Anwendungen in Unternehmen. Ein Trend aber ist unübersehbar: Anwender drucken weniger auf Papier aus. Nicht nur die Druckkosten spielen da eine Rolle, auch umweltgerechtes Verhalten und die Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Das Beratungshaus IDC hat in der 2012 durchgeführten Studie “Print Management & Document Solutions in Deutschland” den Markt für Print Management und Document Solutions in Deutschland untersucht. Demnach greifen besonders KMUs verstärkt auf Print Services zurück.

Zudem planen immer mehr Firmen, mithilfe von Print Management und Document Solutions dokumentenintensive Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten oder sogar vollständig zu automatisieren. Viele Anwender erwarten dadurch eine Senkung der IT-Kosten und zugleich eine Verbesserung der IT-Sicherheit. Ein weiterer Trend wird im mobilen Drucken gesehen.

Bis 2015 wird sich die Nachfrage nach Multifunktionsgeräten (MFP) abschwächen, der Markt für ECM-Lösungen soll sich im gleichen Zeitraum verdoppeln. (Quellen: Source: Infotrends, IDC, Lexmark EMEA MI)

Die großen Druckerhersteller stellen sich auf die neuen Anforderungen ein und bauen ihre Angebote an Managed Print Services (MPS) und Document Solutions aus. Auch Lexmark hat es sich zum Ziel gesetzt, durch die Übernahme mehrerer Softwareanbieter in den vergangenen zwei Jahren zu einem integrierten Anbieter von Drucksystemen sowie Software- und Imaging-Lösungen und Services zu werden. Eingeleitet hat diese Entwicklung die Übernahme von Perceptive Software im Juni 2010.

Im November 2011 wurde Pallas Athena übernommen, im März dieses Jahres folgten die Firmen Brainware, Isys und Nolij. Zugleich gab Lexmark im Sommer bekannt, künftig keine Drucker auf Tintenstrahltechnologie mehr anzubieten.

Wenngleich Lexmark seine Zukunft nicht mehr allein im Druckergeschäft sieht, schätzen Analysten wie Gartner die Druckgeräte von Lexmark nach wie vor als sehr hochwertig ein. So wurde der Hersteller in dem kürzlich veröffentlichen Magic Quadrant für MFPs und Drucker 2012 als “Leader” positioniert. In dem Report werden Druckeranbieter nach der “Vollständigkeit ihrer Vision” und ihrer “Umsetzungsfähigkeit” beurteilt. Als “Leader” werden Hersteller von Multifunktionsgeräten (MFPs), Druckern und den dazugehörigen Lösungen und Diensten eingestuft, die im Branchenvergleich über ein umfassendes Produktangebot und über zahlreiche Vertriebskanäle verfügen, mit denen sie der Nachfrage nach ihren Produkten überall gerecht werden.

Die neue Strategie von Lexmark umfasst drei Schritte bei der Dokumentenverarbeitung (Grafik: Lexmark).

Im Farblaserdrucker Lexmark CX510 ist eine Farbabstimmungstechnologie integriert.

Anfang November verkündete Lexmark “eine der bedeutendsten Produktvorstellungen der Firmengeschichte”. Von den rund 60 neuen Geräten stellen wir fünf Laser-Multifunktionsgeräte (MFPs) und Laserdrucker vor, die sich insbesondere für den Einsatz in  kleineren und mittleren Betriebe eignen:Das monochrome Laser-MFP MX812 soll sich aufgrund der hohen Druck-, Kopier-und Scangeschwindigkeiten für größere Arbeitsgruppen eignen und bietet professionelle Finishing-Optionen und vorinstallierte Lösungen. Zudem unterstützt er die Verwendung des neuen Unison-Toners, der sich durch die große Reichweite von bis zu 45.000 Seiten auszeichnet.

Laser-Multifunktionsgeräte mit integrierter Software

Das monochrome Laser-MFP MX611 zeichnet sich durch sein großes Touchscreen aus, über den die vorinstallierten Lösungen aufgerufen werden. Außerdem bietet das MFP laut Lexmark als einziges Gerät seiner Klasse das automatisches Heften als Finishing-Option. Das monochromen Laser-MFP MX410 ist mit einem Farb-Touchsreen ausgestattet und bietet den kostenpflichtigen Zugang zu Softwarelösungen.

Hinzu kommen zwei neue Laserdrucker: Der neue Farblaserdrucker CX510 richtet sich an mittelgroße Arbeitsgruppen und enthält die von Lexmark entwickelte Farbabstimmungstechnologie für das Drucken von PANTONE-Farbtabellen. Als kostengünstiges Gerät wird der monochrome Laserdrucker MS610 für kleinere Arbeitsgruppen positioniert. Die Farb- und Monodrucker sind ab sofort über den Fachhandel erhältlich. Die Mono-Multifunktionsgeräte sollen noch im November und die Farb-Multifunktionsgeräte zum Jahreswechsel auf den Markt kommen.

Die Lexmark-Multifunktionsdrucker MX310, MX410, MX51x und MX611 bieten eine Vielzahl neuer Funktionen (Grafik: Lexmark).

“Die Intelligenz der Lexmark-Geräte ist ein Hauptunterscheidungsmerkmal. Kombiniert mit unserer Imaging-Technologie können wir unseren Kunden eine unübertroffene Leistungsfähigkeit in einem Lösungsportfolio bieten”, so Marty Canning, Executive Vice President und President of Imaging Solutions and Services bei Lexmark, zu der Produktvorstelleung. “Unsere Smart-MFPs sind die Grundlage vieler unserer Workflow-Lösungen. Diese enge Verzahnung unseres Hardware- und Software-Portfolios ermöglicht unseren Kunden den Zugang zu bislang nicht verfügbaren Informationen, was die Kundenzufriedenheit erhöht.”

Geschäftsrelevante Dokumente digitalisieren statt drucken

Für diese Kombination von Hardware und Software hat Lexmark die Lösung Distributed Intelligent Capture entwickelt. Die Software kann sämtliche geschäftsrelevante Informationen aus digitalisierten Papierdokumenten auslesen, die Dokumente klassifizieren und sie automatisch an Geschäftsanwendungen wie Dokumentenmanagement-, ERP- und Finanzmanagement-Systeme übermitteln. Die manuelle Eingabe von Schlagworten für die Dokumentensuche soll damit entfallen, denn Informationen werden dadurch schneller zugänglich.

Distributed Intelligent Capture beinhalt zum einen die Software Lexmark Document Distributor+, mit der Anwender ihren Multifunktionsgeräten individuell festlegbare Funktionen zuweisen können, und zum anderen aus der Software Brainware Destiller, die die Datenerfassung ermöglicht. Der Vorteil für den Anwender liegt darin, dass die Dokumentenerfassung dezentral über das MFP erfolgt. Dort werden die Papierdokumente digitalisiert und dem Workflow zugeführt.

Das Lösungskonzept des Distributed Intelligent Capture am Beispiel des Kontoeröffnungsprozesses bei einer Bank (Grafik: Lexmark).

Die Technologie von Brainware dient dazu, die Dokumente zu klassifizieren. Dabei erkennt die Software den jeweiligen Dokumenttyp – ob es sich beispielsweise um eine Rechnung, einen Brief oder ein Bestellformular handelt – und führt das Dokument dem dafür vorgesehenen Workflow zu. Anschließend werden die geschäftsrelevanten Daten aus dem Dokument ausgelesen und validiert. Die für den Vorgang relevanten Datenelemente innerhalb des Dokuments werden identifiziert und an die Geschäftsanwendungen zur weiteren Verarbeitung übermittelt.

Neu dazugekommen ist jetzt die Mobile-Capture-Lösung. Wie der Name schon sagt, lassen sich mit der kostenfreien App für Smartphones geschäftsrelevante Daten unabhängig von Zeit und Ort mobil erfassen. Zu den Funktionen gehören Benutzerabfragen, Fotos aufnehmen und konvertieren, Barcodes lesen, GPS-Koordinaten senden, E-Mails senden, im Netzwerk speichern und natürlich das Drucken.

ITespresso.de sprach mit Hartmut Rottstedt, Geschäftsführer Lexmark Deutschland, über die neue Strategie des Unternehmens und die Zukunft des Druckens.

ITespresso.de: Lexmark entwickelt sich von einem Druckerhersteller zu einem integrierten Anbieter von Prozess- und Content Management-Lösungen. Worin liegt der Grund für diese Neuausrichtung?

Hartmut Rottstedt: Lexmark ist schon lange kein reiner Druckerhersteller mehr. Bereits seit mehr als zehn Jahren betreiben wir das Geschäft mit Managed Print Services sehr erfolgreich. In den letzten Jahren haben sich die Ansprüche unserer Kunden verändert. Es geht nicht länger ausschließlich darum, die Output-Landschaft zu konsolidieren, gedruckte Seiten abzurechnen oder Verbrauchsmaterialien automatisiert bereitzustellen.

Heute wünschen sich Unternehmen einen ganzheitlichen Ansatz: Da die Menge an Informationen stetig wächst, benötigen sie spezielle Technologien, um analoge Dokumente digital zu erfassen und daraus relevante Informationen zu extrahieren mit dem Ziel, nachgelagerte Prozesse zu einem hohen Grad zu automatisieren. Der Kostendruck nimmt in Zeiten des schwächeren Wirtschaftswachstums zu, daher prüfen Unternehmen verstärkt die Effizienz bestehender Geschäftsprozesse und die benötigten Ressourcen mit dem Ziel, diese zu optimieren.

ITespresso.de: Mit welchen Lösungen möchte Lexmark den ECM-Markt bedienen?

Hartmut Rottstedt: Durch die Zukäufe der vergangenen Jahre bietet Lexmark neben Hardware und MPS eine umfassende Prozesstransformation mit allen Facetten aus den Bereichen ECM, Business Process Management, Dokumenten-Output-Management sowie Process-Mining. Dazu gehören beispielsweise unternehmensweite Lösungen zur intelligenten Datenerfassung und Datensuche – ein wichtiger Garant für den Erfolg eines Unternehmen.

Die Lösungen sind darauf zugeschnitten, unstrukturierte Daten ohne Templates, ohne exakte Definitionen, ohne Klassifikationen oder Indizes zu erfassen und zu verwalten. Somit können unternehmensweite Informationen unabhängig vom Speicherort, Speichersystem, Format oder Sprache einfach und schnell abgerufen werden.

ITespresso.de: Welchen Bedarf sehen Sie für intelligente Textverarbeitungs- und Archivierungssysteme auf Basis von Scan-Technologie?

Hartmut Rottstedt: Durch die zunehmende Digitalisierung von Dokumenten steigt auch der Bedarf an intelligenten Lösungen, die gescannte Dokumente automatisch erfassen, klassifizieren und weiterverarbeiten. Zum einen werden dadurch Prozesse beschleunigt und die Effizienz gesteigert. Zum anderen sorgen diese Lösungen dafür, dass Inhalte unternehmens- oder abteilungsweit schnell und einfach zugänglich sind.

ITespresso.de: Wann wird Ihrer Meinung nach das papierlose Büro Wirklichkeit?

Hartmut Rottstedt: Seit mehr als 20 Jahren wird diese Diskussion um das papierlose Büro nun geführt. Und wenn man sich heute in den Büros umsieht, findet man auf den Schreibtischen immer noch jede Menge Papier. Das zeigt, dass Mitarbeiter nach wie vor aus verschiedenen Gründen nicht auf gedruckte Dokumente verzichten können oder wollen. Während die Zahl der Informationen immer mehr zunimmt, mag der Anteil an ausgedruckten Dokumenten zurückgehen – das vollständig papierlose Büro ist jedoch aus unserer Sicht eine Zukunftsfiktion.